Il tempo è sicuramente una delle risorse più importanti che abbiamo. Questo non vale soltanto nella nostra vita privata, ma anche in quella professionale. Ecco perché gestire il tempo nella maniera ottimale, evitando di perdere ore preziose inutilmente, diventa una priorità per qualsiasi professionista. Nel caso del medico, la gestione del tempo si realizza a partire dall’agenda degli appuntamenti. Una gestione efficace dell’agenda, infatti, permette di ottimizzare i tempi dello studio, evitando i tempi morti e i ritardi. Ecco qualche utile consiglio per migliorare la gestione dell’agenda del tuo studio.
1. USA I COLORI PER CATEGORIZZARE LE VISITE
È un consiglio tanto semplice, quanto efficace. Immagina di aprire l’agenda (cartacea o elettronica che sia) e di trovarla piena di appuntamenti, senza però nulla che li distingua visivamente l’uno dall’altro. Orientarsi sarebbe difficile, e saresti costretto a rileggere a uno a uno tutti gli appuntamenti per valutare la loro importanza, la loro difficoltà, la loro durata. Immagina, invece, di aprire la tua agenda e di trovarla così:
Adesso sembra tutto più chiaro e leggibile. L’uso dei colori rende molto più semplice consultare l’agenda. Assegnando a ogni colore uno specifico significato, ti basterà dare un rapido sguardo all’agenda, per avere subito le informazioni più importanti.
Facciamo un esempio: supponiamo di assegnare un colore ad ogni tipo di trattamento. In uno studio dentistico, il rosso potrebbe indicare le operazioni, il giallo i trattamenti di igiene, e così via. Sarà sufficiente visualizzare l’agenda velocemente per distinguere gli appuntamenti più impegnativi (il rosso delle operazioni) da quelli di minor durata (il giallo dell’igiene), ecc. Inoltre, i colori aiutano a stabilire qual è la posizione ideale per una nuova visita da programmare. Se questa nuova visita è, ad esempio, lunga e complessa, eviterai di inserirla in mezzo a due visite rosse, preferendo invece programmarla tra due gialle.
2. PERMETTI L’ACCESSO ALL’AGENDA A TUTTI I COLLABORATORI
Spesso la gestione dell’agenda è affidata ad una sola persona nello studio, tipicamente la segretaria. Ma siamo sicuri che questa sia la gestione ottimale? Con questo metodo, ogni dottore o collaboratore è costretto a rivolgersi alla segreteria per conoscere gli appuntamenti del giorno. Questo non solo introduce nella gestione un passaggio di comunicazione evitabile, ma ostacola il lavoro in team.
Un lavoro in team efficace, infatti, deve essere sincronizzato. Se invece tutte le informazioni sono nelle mani di un’unica persona, si crea una sorta di imbuto nei processi di comunicazione e organizzazione che fa rallentare le operazioni. Pensiamo invece a quanto sarebbe più comoda la gestione se ogni collaboratore sapesse, in qualunque momento, qual è il programma del giorno (ma anche dei giorni seguenti). Ciascuno saprebbe esattamente cosa fare: l’assistente, ad esempio, saprebbe che prima delle 11 deve preparare la sala e le attrezzature in vista di un’operazione, senza che la segreteria debba ricordarglielo.
Cosa succede se la segretaria dimentica di segnalare al dottore o ai suoi collaboratori un determinato impegno? Si generano ritardi, equivoci, rallentamenti, compromettendo la qualità del lavoro. Dando accesso all’agenda a tutti i collaboratori, magari con un’agenda digitale condivisa in cloud, le perdite di tempo spariscono, perché ognuno conosce personalmente i propri impegni della giornata, in qualsiasi momento.
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3. PORTA L’AGENDA SEMPRE CON TE
Quello che spesso accade negli studi dentistici è che l’agenda, cartacea o digitale, stia ferma in segreteria, rimanendo quindi accessibile solo da lì. Questo implica che se il dottore si trova a casa, o in giro, o nel suo ufficio, non può consultare l’agenda. Deve piuttosto aspettare di essere in segreteria, o chiamare la segretaria per conoscere il programma delle visite. Così si creano dei rallentamenti che sarebbero del tutto evitabili, semplicemente portando l’agenda sempre con sé.
Con un’agenda digitale in cloud ciascun collaboratore dello studio può consultare gli appuntamenti in qualsiasi momento, anche quando non è in studio. Si evitano così inutili perdite di tempo: il dottore può aggiungere un appuntamento in agenda anche quando non è in studio. Lo stesso può fare la segretaria.
Ma i vantaggi di un’agenda accessibile in qualsiasi momento si hanno anche all’interno dello studio: se il dottore è nel suo ufficio, o alla poltrona, può avere tutte le informazioni che cerca direttamente dal posto in cui si trova, usando il suo computer, ma anche il suo smartphone o tablet. Anche in questo caso, come nel consiglio precedente, tagliando i passaggi di comunicazione si accorciano i tempi, si evitano i ritardi e si riducono i margini di errore.
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L'Agenda è completamente integrabile con il servizio di Prenotazione Online e con i Promemoria, che possono essere impostati per essere inviati automaticamente quando l'appuntamento viene fissato. Con un solo clic sull'appuntamento, sarà inoltre possibile visualizzare la cartella clinica del paziente e i suoi piani di cura per avere una panoramica completa sulla visita.
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