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Il software per medici e dentisti
 

Aggiornamenti Luglio 2021

La Prenotazione Online: lo strumento più efficace per aumentare la visibilità dello studio

Il periodo estivo è il periodo migliore per sfruttare tutto il potenziale di uno strumento sempre più importante per gli studi medici, la Prenotazione Online.
Avere l’agenda disponibile 24/7 per la gestione automatica degli appuntamenti con i pazienti diventa l’opportunità migliore per riempirla. Lo strumento dà modo inoltre di creare un nuovo canale, che contribuisce ad aumentare la visibilità online dello studio e ad intercettare le ricerche sul web dei pazienti. 

Con questo nuovo aggiornamento AlfaDocs ha reso lo strumento ancora più potente e ha migliorato il processo di ottimizzazione della visibilità online dello studio, rendendolo ancora più semplice da completare in totale autonomia.

Leggi il tutorial completo sui primi passi con la Prenotazione Online

Ecco le principali novità

  • Scelta dell’operatore in automatico o manuale: hai la possibilità di decidere se far selezionare al paziente uno specifico operatore direttamente durante il processo di prenotazione dell’appuntamento.
    Se abiliti questa opzione, nella pagina di Prenotazione Online i tuoi pazienti possono selezionare direttamente un operatore con cui prenotare l'appuntamento. Inoltre, entrando nella pagina dell’operatore selezionato, sono disponibili solo le prestazioni eseguite da quello specifico operatore. Un processo ancora più facile e veloce per prenotare l'appuntamento.
    Non è però l’unico vantaggio: avendo più operatori e quindi più pagine per ciascun operatore associate allo studio, aumenta anche automaticamente la visibilità online dello studio.
  • Integrazione WHATSAPP! Sono stati fatti degli aggiornamenti che rendono la pagina pubblica di Prenotazione Online dello studio ancora più rilevante:
    • Abbiamo aggiunto il campo “Numero WhatsApp” nei dati dello studio.
    • Abbiamo reso cliccabile il pulsante di WhatsApp, grazie al quale i tuoi pazienti possono aprire direttamente l'App di messaggistica, per contattarti ancora più facilmente (leggi il tutorial).
    • Abbiamo inoltre inserito un pop-up con l’icona di WhatsApp in basso a destra, sempre in sovrimpressione sulla pagina.

      booking page

  • Indicatore dell'efficacia dello strumento per il tuo studio: infine, abbiamo ottimizzato il processo di ottimizzazione delle impostazioni per lo studio della Prenotazione Online, che può essere fatto in totale autonomia seguendo la lista di azioni da effettuare per raggiungere il 100% dell’efficacia dello strumento.

    dashboard booking
 

Inizia subito ad ottimizzare la presenza online del tuo studio!

 

GUARDA LA VIDEO GUIDA

 

Gestione 

  • Pagina gestione appuntamenti: abbiamo aggiunto una funzionalità che ti permette, in modo facile e veloce, di individuare quegli appuntamenti che non hanno un paziente assegnato, ma fanno riferimento ad altri impegni (p.es. di natura amministrativa ecc.). Per utilizzarlo, basta accedere alla sezione “Gestione”, scegliere la voce “Appuntamenti” e cliccare sul menù a tendina con la dicitura “Paziente assegnato”. Seleziona l’opzione corretta tra "Sì" o “No”. Usando i filtri, potrai quindi individuare in un solo click quali sono gli appuntamenti con o senza un paziente assegnato.
  • Pagina gestione prescrizioni: abbiamo aggiunto un filtro avanzato che permette di selezionare velocemente l'elenco delle prescrizioni in base ad uno specifico Laboratorio. Per utilizzarlo, basta accedere alla sezione “Gestione”, scegliere la voce “Prescrizioni” e cliccare “Mostra filtri avanzati”.
  • Pagina gestione operatori: abbiamo aggiunto una serie di nuove professioni alla lista di quelle assegnabili ad ogni operatore. Per selezionarle, basta accedere alla sezione “Gestione”, scegliere la voce “Operatori” e cliccare su “Aggiungi operatore” oppure su “Modifica operatore”. Puoi quindi assegnare ad ogni operatore anche queste nuove professioni:
    • Osteopata 
    • Agopuntura 
    • Kinesiologo 
    • Posturologo
    • Ecografista 
    • Omotossicologo 

Sincronizzazione del Calendario

  • Gestione agenda: per una sincronizzazione di tutti i tuoi impegni ancora più efficace, abbiamo aggiunto la possibilità di sincronizzare il proprio account su “Google Calendar” con il cambio di appuntamento eseguito sull'agenda di AlfaDocs.

Analisi

  • Strumento di Analisi: per continuare ad offrire ai nostri dottori una gestione numerica facile ed efficace con statistiche ancora più precise, abbiamo solidificato tutti i calcoli della sezione “Analisi” di AlfaDocs.

Analisi

  • Abbiamo risolto la situazione che, in alcuni casi molto particolari, non permetteva l’analisi di alcuni dati nella voce “Produzione” all’interno della sezione “Analisi”. 

Punto di Pareggio

  • Abbiamo risolto la problematica che, in certe situazioni, non permetteva il corretto caricamento del “Punto di Pareggio” all’interno della sezione “Analisi”.
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Aggiornamenti Giugno 2021

La Fatturazione più semplice ed intuitiva

Siamo consapevoli di quanto i processi legati alla Fatturazione portino via tempo prezioso, sottraendolo ad altre attività importanti per la gestione dello studio. In particolare, la gestione delle Linee di Fatturazione è sempre stato un tema spinoso:

  • Quali usare?
  • Quante usarne?
  • Come inserirle in fattura?

Per semplificare le operazioni legate a questo aspetto della Fatturazione e rendere il processo davvero facile ed accessibile per chiunque, AlfaDocs ha lanciato questo nuovo aggiornamento: è ora possibile seguire la numerazione automatica di diverse linee di fatturazione precedentemente inserite e/o crearne di nuove, rendere le linee di fatturazione obbligatorie e/o sceglierne una predefinita.

Questa nuova versione rende davvero facile la compilazione delle fatture e abbatte i margini di errore per la creazione in modo semplice e veloce di Fatture perfette.

Leggi il tutorial completo sulle Linee di Fatturazione

Gestione delle Linee di Fatturazione in AlfaDocs

Come funziona - in breve

Per selezionare una linea di fatturazione ci basterà cliccare il Menù a tendina proposto nella sezione "Linea di fatturazione" per trovarci davanti alla scelta della numerazione da seguire con l'emissione della fattura.

Il sistema guida l’utente passo per passo in ogni passaggio e gli permette di:

  • Gestire delle linee di fatturazione in fase di creazione di fattura. 
  • Rendere la linea di fatturazione obbligatoria se necessario. 
  • Impostare una linea di fatturazione predefinita per l'assegnazione automatica del numero in fattura. 
 

Vuoi scoprire quant'è facile la Fatturazione con AlfaDocs?

 

VAI ALLA GUIDA COMPLETA

 

Impostazione Utenze

  • Diritto di utilizzo per pazienti associati a un singolo operatore: abbiamo aggiunto la possibilità di impostare un diritto di utilizzo per utenti che devono vedere solo i pazienti/appuntamenti/fatture ecc. assegnati a loro, in modo da limitare la visibilità dei dati pazienti agli altri operatori e salvaguardare ancora di più la loro Privacy (leggi il tutorial).

Prenotazione online

  • Stato appuntamento "Confermato": abbiamo aggiunto lo status dell'Appuntamento "Confermato", da selezionare manualmente una volta che la segreteria abbia ricevuto una conferma telefonica.
  • Selezione dei giorni di apertura dello studio durante le vacanze: abbiamo aggiunto l'opzione di segnalare in quali giorni festivi lo studio resta aperto, mentre prima il sistema li impostava automaticamente come giorni di chiusura. Basta accedere a Impostazioni > Studio > Agenda e segnalare i giorni di festività come giorni di apertura dello studio.
  • Richiesta dati di fatturazione: abbiamo aggiunto la richiesta dei dati di fatturazione da parte del sistema in automatico durante il processo di prenotazione online degli appuntamenti.
  • Selezione operatore per procedura eseguita: abbiamo eliminato la possibilità di prenotare un determinato appuntamento con un operatore che non aveva assegnata quella particolare procedura.

Compenso Operatore

  • Formato del file scaricabile: abbiamo aggiunto la possibilità di scaricare il compenso dell'operatore come file CSV, oltre che come PDF. Basta cliccare sull'icona di download che si trova a destra di ciascuna voce di compenso.
     Compenso operatore scaricabile anche in CSV

Piani di cura

  • Documenti firmati: abbiamo aggiunto una funzionalità che permette, ogni volta che viene aggiunto un piano di cura, l'aggiornamento automatico dell'indicatore dei documenti firmati, senza bisogno di aggiornare manualmente la pagina del browser.

Documenti modello

  • Abbiamo risolto il comportamento anomalo che non permetteva la corretta formattazione nei documenti "Modello".

Menù nel Pannello di Controllo

  • Abbiamo risolto la situazione che, in casi particolari, mostrava il Menù dello studio invece che quello dell'account nel Pannello di Controllo.
 
 
 

Aggiornamenti Maggio 2021 - Parte 2

Nuovo Sistema Tessera Sanitaria 2021

L’invio al Sistema TS è cambiato ed è più difficile eseguirlo senza commettere errori. Se le due scadenze del 2021 sono semestrali - il 31 luglio e il 31 gennaio dell’anno prossimo -, nel 2022 l’invio diventerà mensile.

Per semplificare la burocrazia del nuovo Sistema Tessera Sanitaria 2021, abbiamo aggiornato il software con una nuova versione ancora più automatizzata del Sistema TS. Potete affrontare gli invii sempre più frequenti grazie alla gestione contabile semplificata, la generazione in automatico di tutti i documenti fiscali per l'invio, l'invio dei documenti corretti sempre entro le scadenze e nel pieno rispetto delle normative vigenti.

Questa nuova versione quindi è più automatizzata, di facile utilizzo per chiunque e rende davvero più semplice e veloce l’invio mensile al Sistema TS.

Come funziona?

Il sistema guida l’utente passo per passo in ogni passaggio e garantisce diversi vantaggi:

  • Impostazione della specifica del tipo di spesa Sistema TS direttamente in fattura (leggi tutorial).
  • Promemoria automatico che ricorda le date di scadenza ufficiali.
  • Pre-verifica automatica di tutti i documenti prima dell'invio effettivo.

    tutorial-invio-dati-sistema-ts-730-precompilato-7-1
  • Avviso automatico con la descrizione chiara degli errori da correggere.

    err sistemaTS
  • Sistema sempre aggiornato e conforme alle normative attuali.
  • Sicurezza legale e contabile massimizzata. 

Ultime novità sulla tracciabilità dei pagamenti

Ricordiamo che, dal 1 giugno 2021, gli operatori sanitari hanno l'obbligo di trasmettere al Sistema TS tutti i dati delle spese sanitarie, indicando se la relativa spesa sia stata sostenuta con strumenti di pagamento tracciabili o non tracciabili.

Due avvisi automatici ci aiutano a chiarire ogni dubbio sulla correttezza o meno del nostro invio in tema di tracciabilità dei pagamenti:

  1. Il sistema lancia un avviso nel caso la tracciabilità indicata sul documento fiscale e quella indicata sulla fattura di pagamento siano in contrasto.
    Questo avviso ci chiede di correggere le informazioni di tracciabilità su uno dei due documenti.
  2. Il sistema lancia un avviso relativo alla presenza di pagamenti in contanti superiori ai 2.000€. Questi non sono più consentiti a seguito dell’introduzione del nuovo limite all’uso del contante, già stabilito dal decreto n. 124/2019 collegato alla Legge di Bilancio. Ricordiamo che la soglia del contante è destinata a scendere ancora dal 1° gennaio 2022, quando il limite sarà di 1.000 euro.
 

Vuoi fare l’invio mensile in 5 minuti?

 

GUARDA QUESTA BREVE VIDEO DEMO  

 

Fatturazione

  • Formato fatture: abbiamo aggiunto la possibilità di scaricare ogni singola fattura in formato PDF ed XML per permettere di utilizzare e condividere più facilmente i file nel formato desiderato.
  • Filtri avanzati: abbiamo arricchito i filtri avanzati di ricerca delle fatture, aggiungendo il campo "Linea di fatturazione", per cercare le fatture più velocemente tramite un prefisso usato per le linee di fatturazione.

Prenotazione online

  • Stato appuntamenti: il sistema di Prenotazione online ora considera lo Stato dell’appuntamento rendere l’individuazione degli slot di appuntamenti liberi ancora più accurata.
  • Disponibilità poltrone: abbiamo aggiunto l'opzione che permette di effettuare un controllo sulla disponibilità delle poltrone, per trovare ancora più facilmente e con maggiore accuratezza gli slot appuntamenti liberi (mettere la spunta seguendo il percorso “Impostazioni > Studio > Prenotazione online > Altro > Controlla la disponibilità poltrone per trovare gli slot appuntamenti liberi”).

Gestione Prescrizioni

  • Pagina prescrizioni: abbiamo arricchito il modulo per compilare una Prescrizione con la voce "Acquisizione Ottica" nell'elenco “Materiale impronta”.

Prenotazione online

  • Abbiamo risolto risolto il comportamento che mostrava solo gli slot liberi del primo operatore su AlfaDocs Booking in caso di deselezione dell’opzione "Permetti al paziente di scegliere l'operatore quando prenota".

Odontogramma

  • Abbiamo risolto la situazione che non mostrava i quadranti e le gengive nello schema dentale.
 

Aggiornamenti Maggio 2021 - Parte 1

Integrazione Radiografici Versione 2.0

Ascoltiamo i bisogni degli studi e abbiamo quindi sviluppato e migliorato notevolmente l'integrazione dei software e sistemi radiografici con la piattaforma 100% cloud AlfaDocs. Questa nuova integrazione nella versione 2.0 ha ancore più automazioni, è più  veloce e sicura:

  • Archivia in automatico e in totale sicurezza tutte le imagini (vecchie e nuove).
  • Semplifica l'infrastruttura locale (LAN/rete locale e server).
  • Accedi alle immagini ovunque e da ogni dispositivo (tablet, smartphone, computer, schermo touch).
  • Condividi facilmente le immagini con i pazienti, a norma di GDPR.
  • Gestisci tutte le immagini da un’unica piattaforma.

Come funziona?

Si tratta di un'integrazione diretta e sincronizzazione delle immagini / anagrafiche dei pazienti dai software radiografici con la piattaforma cloud AlfaDocs. Si procede alla semplice installazione del Cloud Connector e alla configurazione del software radiografico. Un nostro esperto del supporto tecnico ti assisterà.

In questo video un breve esempio di una integrazione esemplare di un software radiografico con la piattaforma AlfaDocs. Nota bene: la funzionalità dell'integrazione varia in base al software radiografico! Più avanzato il tuo software radiografico, maggiori e più avanzate le funzionalità che potrai sfruttare con l'integrazione AlfaDocs.

RICEVI PREVENTIVO SU MISURA  

Prenotazione online

  • WhatsApp: abbiamo abilitato il pulsante WhatsApp nella pagina di prenotazione pubblica del tuo studio. I tuoi pazienti possono cliccarlo ed aprire direttamente l'App di messaggistica, per contattarti ancora più facilmente (leggi il tutorial).

Agenda

  • Visualizzazione dell'ora in corso: abbiamo aggiunto una linea che attraversa verticalmente l'intera giornata, per vedere subito l'ora e la data attuale (leggi il tutorial).

Fatturazione

  • Nome file XML: abbiamo migliorato il nome del file XML quando viene scaricata la singola fattura per facilitare la lettura.
  • IVA al 5%: abbiamo aggiunto la voce IVA al 5% nelle fatture da usare per i beni che godono dell'IVA agevolata.

Compenso operatore

  • Abbiamo aggiunto calcoli avanzati in base a nuovi valori arricchendo il file di esportazione CSV dei compensi degli operatori.

Compenso operatore

  • Abbiamo risolto la situazione che si verificava in casi particolari con la presenza di sconti, dove il sistema calcolava in modo errato il compenso dell'operatore.

Prenotazione online

  • Abbiamo risolto l'assegnazione errata del numero annuale ai pazienti in arrivo dalla Prenotazione online.

Piani di cura

  • Abbiamo risolto la situazione particolare dove il sistema mostrava un prezzo scontato più basso del previsto quando applicato uno sconto sul piano.