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Il software per medici e dentisti

Aggiornamenti Aprile 2024

Potenzia le analisi sull'operato del tuo studio


Registrare tutte le informazioni utili relative ai piani di cura ti permette di ottenere analisi approfondite sull’operato del tuo studio. Da oggi potrai inserire e compilare campi personalizzati nei piani di cura, come la sottobranca dei trattamenti, la modalità di pagamento richiesta dal paziente, l’operatore grazie al quale il preventivo è stato accettato e tutto ciò che desideri monitorare.

focus feature aprile 2024



Quali sono i vantaggi?

  • Aumenta la comprensione dell'operato del tuo studio.
  • Aggiungi qualsiasi campo personalizzato ti torni comodo.
  • Ottieni una visione dettagliata di ogni passaggio rilevante per il tuo studio.

Vuoi vedere con il tuo consulente di riferimento come implementare questa nuova funzionalità nel tuo studio?

Fasi di cura ancora più dettagliate


Da questo mese potrai annotare dettagli per ogni singola fase di cura. Questo approccio ti permetterà di monitorare con precisione i progressi e le peculiarità di ciascuna fase, contribuendo a migliorare l'organizzazione dello studio e la qualità del trattamento offerto ai pazienti.

_Fasi di cura ancor più dettagliate

 

 

Distingui gli appuntamenti in base all'operatore!


Ti sarà ora possibile distinguere gli appuntamenti in base all’operatore a cui sono assegnati. Visualizzando la lista d’attesa del tuo studio, potrai identificare immediatamente l’operatore associato a ciascun appuntamento, evitando confusione ed errori nell'allocazione delle visite.

Calendar - Waiting List - Add  Property Operator + UI Improvements

 

Tutto il valore del magazzino in un click!


Ti sarà ora possibile scaricare con un comodo click tutti i dati riguardanti il valore totale dell’inventario a magazzino. Avrai così una documentazione accurata inviabile comodamente al tuo commercialista.

Warehouse - Show Total Value & Amount of Items in Stock (2)

 

  •  Abbiamo ottimizzato il calendario.

  • È stata velocizzata la piattaforma.

  • Il modulo di prenotazione online è ora più performante.

Aggiornamenti Marzo 2024

Aumenta la notorietà del tuo studio con le recensioni per gli operatori


Ogni operatore può fare la differenza sulla reputazione del tuo studio. 

Immagina che ogni recensione positiva lasciata dai pazienti sia come segnare un punto. 

Ogni punto (recensione positiva) aiuta la tua squadra, lo studio medico, a salire in classifica rispetto ai tuoi avversari.. 

Più punti riuscirai a segnare, ovvero più recensioni positive raccoglierai, più la visibilità online dello studio ne gioverà.

Questo ciclo virtuoso attira nuovi 'tifosi', cioè pazienti soddisfatti, che saranno inclini a lasciare ulteriori recensioni positive.

Da oggi abbiamo aggiunto la possibilità per il paziente di indicare anche l’operatore che l’ha seguito quando valuta il tuo studio, così da rafforzare la relazione tra studio e paziente e riuscire ad ottenere un feedback ancora più affidabile sul lavoro svolto. 

In sintesi raccogliere  recensioni sullo staff  aiuta a creare una reputazione solida per diventare una 'squadra' sempre più apprezzata, ma anche per capire quale tra i tuoi operatori è la punta di diamante del team! 

A queste recensioni, pubblicabili sulla pagina di prenotazione online dello studio, puoi aggiungere quelle raccolte grazie ai workflow sulla pagina Google dello studio. Unendo le 2 cose potrai massimizzare le chances di aumentare la tua visibilità online. 

New Features - images (799 x 788 px) (2000 x 2000 px) (4000 x 2000 px) (5)



Quali sono i vantaggi?

  • Aumenta la visibilità della tua clinica.
  • Crea un rapporto di fiducia tra gli operatori ed i pazienti.
  • Ottieni feedback mirati per capire ancora più nel dettaglio l'andamento della tua clinica. 

Vuoi vedere con il tuo consulente di riferimento come implementare questa nuova funzionalità nel tuo studio?

Cartella paziente più ordinata e chiara 


Migliorare i processi e snellire il lavoro in studio è l’obiettivo di ogni clinica che vuole dedicare più tempo a ciò che conta: i pazienti. Per permetterti di farlo al meglio, da oggi se rinnovi l'anamnesi di un paziente, la dicitura “anamnesi scaduta” sparirà automaticamente dalle versioni precedenti, rendendo la cartella pazienti più chiara e concisa. 
Migliorare i processi e snellire il lavoro in studio è l’obiettivo di ogni clinica che vuole dedicare più tempo a ciò che conta: i pazienti. Per permetterti di farlo al meglio, da oggi se rinnovi l'anamnesi di un paziente, la dicitura “anamnesi scaduta” sparirà automaticamente dalle versioni precedenti, rendendo la cartella pazienti più chiara e concisa. 

Title Rinnova tutte le anamnesi in un solo colpo!  (1)

 

Inserisci i codici UDI più velocemente su piani di cura complessi


Per determinate prestazioni sono necessari più dispositivi medici impiantabili o bio-materiali nelle diverse fasi del piano di cura. Per facilitare la registrazione e la conservazione degli UDI, da ora con AlfaDocs puoi inserire diversi codici UDI per le varie fasi di cura. 

Multiple UDI  (1)

 

Interfaccia dell'agenda più intuitiva


Inizia un giorno e ne finisce un altro. Abbiamo modificato la linea che separa i giorni del calendario rendendola più spessa, in modo che sia più leggibile a colpo d’occhio. 

Calendar v6 - Thicker Day Separator Lines (2)

 

Duplica gli appuntamenti senza fare confusione


Da oggi quando copierai ed incollerai gli appuntamenti potrai scegliere se inserire nel duplicato gli stessi trattamenti oppure no. Così potrai organizzare al meglio i diversi piani di cura non creando confusione nei preventivi. 

Calendar - Appointment Copy & Paste - Option for Duplication of Cares (3)

 

Visualizzazione dei documenti più snella


Da oggi se un documento ha più pagine potrai visualizzarle tutte in un’unica schermata. Così risparmierai tempo prezioso senza impiegarlo a sfogliare il documento attendendo che la pagina successiva si carichi.

Progetto senza titolo (2)


Alfadocs e CUP Solidale: amplifica la tua rete di prenotazioni online grazie a questa nuova integrazione

Da questo mese potrai ricevere appuntamenti online direttamente dal sistema di prenotazione di cup solidale. L’appuntamento comparirà direttamente nella tua agenda, con la dicitura “prenotato tramite cup solidale”.

  • Abbiamo migliorato il calendario. 

  • Abbiamo ottimizzato la cartella pazienti.

  • Abbiamo velocizzato la piattaforma.

  • Abbiamo reso più fluida la firma dei documenti.

  • Abbiamo reso più efficace il sistema di prenotazione online.

  • Abbiamo reso più efficiente la visualizzazione dei documenti nei piani di cura.

 

Aggiornamenti Febbraio 2024

I flussi di lavoro cambiano faccia, ora ancor più ottimizzati per fidelizzare i pazienti


Automatizzare le comunicazioni e renderle fruttuose per la tua clinica non è mai stato così semplice. Grazie ad una scrupolosa analisi abbiamo perfezionato i flussi di comunicazione già esistenti aggiornando il contenuto delle email e degli SMS, modificando i criteri per l'iscrizione dei pazienti e rinnovando la programmazione dell'invio combinato di email e SMS. Inoltre, abbiamo introdotto nuovi flussi di comunicazione automatici pronti all’uso, contrassegnati qui sotto come "NUOVO", per potenziare ulteriormente il tuo studio.

Grazie a questi modelli di comunicazione preimpostati e personalizzabili, disponibili nella sezione "Marketing" sotto la categoria "Workflow", potrai selezionare facilmente la strategia comunicativa più efficace per la tua clinica. Inizia ad accrescere la notorietà del tuo studio nella tua città e ad aumentare le visite ricorrenti di pazienti fidelizzati.

Qui sotto tutti i flussi di comunicazione automatici disponibili: 

Paziente che non si presenta alla visita (NUOVO): Se lo stato di un appuntamento rientra in “non presentato” il flusso di comunicazione “no show” avviserà il paziente della mancata visita, dandogli la possibilità di riprogrammare l’appuntamento in totale comodità. 

Auguri per le festività (NUOVO): Un modo efficace e carino per rimanere in contatto con il paziente, e magari offrirgli un piccolo regalo se è in cura nella clinica da anni. 

Invito a seguire lo studio sui social (NUOVO): Mantieni i tuoi pazienti al corrente di ciò che accade in studio invitandoli automaticamente a seguire la clinica sui social media. Consigliamo di condividere aspetti della vita quotidiana del tuo studio, dimostrando così che c'è un genuino tocco umano dietro tutte le visite.

Aumento recensioni Google (criteri di iscrizione aggiornati): Anche se le stelline delle recensioni non raccontano tutto sulla qualità di uno studio, per i pazienti contano molto e influenzano le loro decisioni. Per questo da ora non appena un appuntamento viene segnato come concluso il paziente riceverà una richiesta di recensione sullo studio. In questo modo le tue recensioni aumenteranno vertiginosamente.

Richiamo per visita di controllo periodica (riprogrammata sequenza di invio): Fare in modo che i pazienti continuino a scegliere il tuo studio è fondamentale per la sua crescita clinica ed economica. Ricorda al paziente che è trascorso il periodo di tempo ottimale per ri-programmare un check-up. Una comunicazione personalizzata con sms ed email è ciò che serve per far ripresentare un paziente in clinica.

Informativa di prima visita (testi delle comunicazioni aggiornati): Invia in maniera automatica tutte le informazioni importanti che vuoi comunicare a un paziente prima della visita. Puoi anche automatizzare l’invio informative durante un piano di cura, tra un’operazione e l’altra per dare tutte le informazioni necessarie del caso al paziente.

nuova vetrina workflows gif



Quali sono i vantaggi?

  • Riporta in studio i cosiddetti “pazienti dormienti” in automatico.
  •  Aumenta la notorietà del tuo studio sui social media e su Google. 
  • Fidelizza i pazienti ed aumenta il fatturato. 

Vuoi vedere con il tuo consulente di riferimento come implementare questa nuova funzionalità nel tuo studio?

Scova tutte le anamnesi scadute inosservate

Creare un piano di cura sulla scheda di un paziente quando c’è un’anamnesi scaduta può essere estremamente rischioso e può comportare grosse perdite di tempo per i diversi operatori e nei peggiori dei casi, denunce da parte dei pazienti. 

Per offrirti una maggiore protezione, abbiamo aggiunto un’implementazione la quale durante la creazione di un piano di cura, ti mostrerà un avviso nel caso in cui una o più anamnesi del paziente risultino scadute. Tutto ciò che dovrai fare sarà solamente far compilare e firmare una nuova anamnesi per poter operare in piena sicurezza.

anamnesi scaduta highlights gif (1)

 

  • Abbiamo migliorato i piani di cura. 

  • Sono stati potenziati i flussi di lavoro.
     
  • Abbiamo ottimizzato il calendario ed il magazzino.

 

Aggiornamenti Gennaio 2024

Opera in completa sicurezza, scopri il consenso informato automatico


Rendere i pazienti informati e consapevoli è tra i pilastri deontologici delle professioni sanitarie. Assicurarsi che sappiano a quale operazione si sottoporranno conoscendone i rischi è anche una forte garanzia legale per il tuo studio.

Per assicurare chiarezza e conformità nel processo di acquisizione del consenso informato, AlfaDocs ora offre una soluzione automatizzata.

Ti è sufficiente collegare le prestazioni relative a operazioni invasive direttamente dalla sezione dei modelli di documenti. Quando programmerai una procedura invasiva in un piano di cura, il sistema aggiungerà automaticamente il consenso informato tra i documenti che il paziente deve firmare.  Inoltre potrai verificare facilmente se il paziente ha firmato o meno, grazie ad un comodo promemoria.

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Quali sono i vantaggi?

  • Rendi i pazienti informati e consapevoli.
  • Evita potenziali complicazioni legali.
  • Automatizza il processo e risparmia tempo evitando errori. 

Vuoi vedere con il tuo consulente di riferimento come implementare questa nuova funzionalità nel tuo studio?

Arricchisci i dati dei pazienti con le emoji

Vuoi integrare le emoji nell'anagrafica paziente? Con la novità di gennaio, ora puoi!

Inserisci le emoji che più preferisci e personalizza i file dei tuoi pazienti in maniera creativa. Questo ti permetterà di facilitare una rapida identificazione visiva aggiungendo un elemento distintivo alla loro documentazione.

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Condividi più documenti da un'unica schermata

Inviare diversi documenti ad un unico paziente può richiedere molto tempo. Proprio per questo abbiamo inserito la possibilità di selezionare più documenti per condividerli con il paziente via SMS, Email, WhatsApp, o l'App Pazienti in un'unica volta.

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Obbligo di registrazione dei codici UDI: puoi farlo in automatico

Dal 15 gennaio è scattato l'obbligo anche per gli odontoiatri di registrare i codici UDI dei dispositivi impiantabili utilizzati nello studio.

Dopo l'entrata in vigore della nuova norma, abbiamo aggiunto un'opzione che permette di inserire i codici univoci dei dispositivi impiantabili direttamente all'interno delle prestazioni in cui vengono utilizzati. Questo annulla il rischio di errori o dimenticanze, e ti permette di tenere registri automatici senza complicati file manuali.

Copy of video Codici UDI

 

  • Abbiamo migliorato la gestione del magazzino.

  • Sono stati potenziati i workflow.
     
  • Abbiamo ottimizzato i piani di cura.

 

 
 

Aggiornamenti Dicembre 2023

Esporta tutti i dati per il commercialista con un solo click


Da oggi potrai risparmiare tempo e denaro grazie all’integrazione con teamsystem, un software che tra le tante funzioni ha quella di agevolare le aziende nelle procedure contabili. 

Infatti in pochi semplici click tu o il tuo commercialista potrete esportare tutti i file relativi alle fatture ed ai pagamenti direttamente da Alfa Docs, permettendoti di tagliare in parte i costi del servizio del commercialista e di risparmiare diverse ore impiegate per mansioni come il controllo dei pagamenti e delle fatture. 

Abbiamo creato una semplice guida che aiuterà la persona incaricata a installare l'integrazione passo dopo passo nel modo corretto.

Se sei già cliente, contatta il tuo specialista di supporto per conoscerne ulteriormente i vantaggi. 

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Quali sono i vantaggi?

  • Per studi che creano più di 150 fatture al mese vi è un grosso risparmio di tempo e risorse dedicate e direttamente anche un sostanziale taglio dei costi.

  • Azzeramento degli errori di controllo pagamenti e fatture.

  • Gestione e controllo in un’unica piattaforma.

Ottimizza la gestione dei piani di cura: scopri come programmare appuntamenti per ogni fase

Per aumentare l'efficienza degli appuntamenti e dell’agenda è stata aggiunta una piccola icona calendario a fianco delle fasi di cura che ti permetterà di creare un appuntamento per lo specifico trattamento. 

Nella sezione di modifica dell’appuntamento sarà anche possibile associare diverse fasi di cura al relativo appuntamento, permettendo di avere una gestione più granulare dello stesso. 

Per permettere un’organizzazione ancora più efficiente le diverse fasi di cura associate saranno visualizzabili direttamente dalla finestra di appuntamento presente nell’agenda. Questa novità ti permette di gestire piani di cura o terapie particolarmente complicate dividendole in diversi appuntamenti per ogni prestazione necessaria.

Final- Care phases - Appointment Scheduling (2) (1)

Niente più errori quando un piano di cura viene firmato!

L’automazione risolve parecchi errori umani. Ne è un esempio la nuova implementazione che abbiamo creato per i piani di cura. 

Infatti, abbiamo automatizzato il passaggio dei piani di cura da “preventivo” ad “accettato” una volta che il piano viene firmato.

Non solo, l’automatizzazione tiene conto dell’ultima firma valida del paziente, così da considerare la firma più recente del paziente. 

Non dovrai più fare questo cambiamento manualmente. Semplice e a prova di errori non trovi? 

Final - CarePlan - Signature - Change automatically the status of the CarePlan to Accepted when signing a Preventivo  (2)

Stampa solo ciò che ti serve, includi o escludi le note e gli odontogrammi!

Stampa solo il necessario!

È ora possibile creare e salvare la tua impostazione di stampa predefinita, in modo da stampare solamente ciò che ti è realmente necessario. 

Non ti serve stampare le note o un odontogramma? Puoi escluderlo nelle impostazioni, vedi come nel video qui sotto! 

Final - Care plan - Print settings on user level (1)

 

  • Abbiamo ottimizzato il calendario.

  • È stata migliorata la sezione di contabilità.
     
  • Abbiamo reso più efficenti i piani di cura. 

 

👉 Qui puoi trovare il link al nostro workshop mensile, Be an AlfaDoc.

Nell'edizione di dicembre 2023 i nostri esperti coprono nel dettaglio il tema della segreteria, puoi guardare il video registrato qui.  

Scopri le novità e le migliorie apportate alla piattaforma in dicembre cliccando qui.

 
 
 

Aggiornamenti Novembre 2023

Ancora più privacy per i dati clinici dei tuoi pazienti


In ogni studio ci sono diversi ruoli e responsabilità che comportano la necessità di avere diversi gradi di accesso ai dati dei pazienti. Non tutti possono e devono inevitabilmente avere  accesso a tutto.

Grazie alla nuova implementazione che abbiamo attuato, solamente il personale autorizzato dal pannello di controllo dello studio potrà vedere i dati sensibili e clinici dei pazienti come le anamnesi, le note cliniche, il diario e qualsiasi documento caricato sotto la voce di “clinico”. 

Da oggi quando carichi un nuovo file su AlfaDocs potrai infatti selezionare l’opzione “questo è un documento clinico”, e il sistema lo considererà parte integrante dei dati sensibili limitandone l’accesso. 

Questa nuova aggiunta ti permetterà di gestire con massima libertà gli accessi dello staff e dei collaboratori ai dati dei tuoi pazienti Potrai infatti limitare l’autorizzazione di visualizzare i dati clinici solo a determinati operatori, e cambiare le impostazioni in qualsiasi momento.

NF novembre - Ancora più privacy per i dati clinici dei tuoi pazienti



Qual è il vantaggio?


  • Garantisci ancor più privacy: Solamente determinati operatori scelti dall'ammnistratore dell'account, potranno avere accesso ai dati sensibili dei pazienti.

Attiva automazioni personalizzate per il singolo paziente che viene aggiunto ad una nuova prestazione

Da oggi puoi attivare un’automazione di marketing anche per un singolo paziente, utilizzando il suo piano di cura come criterio di iscrizione al workflow.

Dopo aver creato un nuovo piano di cura infatti,  potrai inserire un appuntamento ad esso relativo per il tuo paziente ed attivare un nuovo workflow in base al criterio: “Prestazione X è stata programmata” dove “prestazione X” è la nuova prestazione.

NF - novembre - nuova prestazione GIF

Aggiornamento intelligente del colore degli appuntamenti: evita errori e confusione

Su AlfaDocs puoi assegnare un colore a ciascun tipo di appuntamento, in base alla prestazione alla quale si riferisce e ad altre sue caratteristiche. Questa funzionalità è particolarmente utile per mantenere un’agenda ordinata e soprattutto un ordine mentale più intuitivo per tutto lo staff.  

Da oggi il software aggiornerà automaticamente il colore dell’appuntamento quando cambia il tipo di prestazione che vi è associata, il paziente a cui si riferisce o la modalità di creazione (da listino o da piano di cura).  

Un esempio?

Se lo studio crea originariamente un appuntamento per una prestazione di pulizia dentale (alla quale ha associato il colore blu) e poi lo modifica inserendo invece un riempimento dentale (al quale ha associato il colore rosso), il colore dell’appuntamento in agenda passerà automaticamente da blu a rosso.

NF - AGGIORNAMENTO COLORI INTELLIGENTE (NOT BROKEN FILE)

Visualizza facilmente il totale in euro dei piani di cura non ancora fatturati

Da ora non solo potrai visualizzare il totale in euro dei piani di cura non ancora fatturati per data, ma potrai anche vedere la somma totale in € di queste scadenze non fatturate direttamente dalla pagina dei piani di cura. Così facendo potrai calcolare facilmente l’effettivo fatturato dello studio aiutandoti nella pianificazione e gestione finanziaria. 

NF - Novembre - 4. Visualizza facilmente il totale delle scadenze non fatturate

 

  • Abbiamo migliorato i piani di cura.

  • È stato ottimizzato il modulo di appuntamenti online.
     
  • Abbiamo ampliato la potenza di calcolo delle automazioni di marketing.


 
 

Aggiornamenti Ottobre 2023

Massima flessibilità nella gestione delle anamnesi: scegli quando compilare e quando firmare!


Da oggi l’anamnesi digitale di AlfaDocs è ancora più potente.

Con l’aggiornamento di questo mese potrai infatti gestire compilazione e firma dell’anamnesi separatamente, sia in studio che da remoto.

Avrai la possibilità di richiedere al paziente la firma dell’anamnesi in un momento diverso rispetto a quando compila il documento.

Questa funzionalità è pensata per adattare la nostra piattaforma alle diverse esigenze operative degli studi, sempre in conformità con le norme vigenti.

gif finale anamnesi

 



Quali sono i vantaggi?


  • Garantisci più flessibilità: Che tu non abbia bisogno della firma per l'anamnesi o che tu desideri compilarla ma richiedendo la firma in seguito, ora hai la possibilità di farlo.

  • Risparmia tempo: con un solo click potrai scegliere se firmare o meno l'anamnesi.

  • Rendi più efficiente la gestione delle anamnesi: Ora puoi compilare l'anamnesi in base alle esigenze specifiche del tuo studio e dei pazienti, il che semplifica notevolmente il tuo lavoro.

Magazzino e scadenze della merce: da oggi puoi gestirli senza errori

Evita gli errori in magazzino. Da oggi gli avvisi sull’imminente scadenza di un prodotto e la necessità di rimuoverlo sono automatici. 

Rimuovi solo gli articoli effettivamente in scadenza con un semplice click ed evita così costosi errori. 

magazzino final

Nuove opzioni di fatturazione: ora puoi creare note di credito anche per fatture non legate a piani di cura

Abbiamo introdotto una nuova opzione di fatturazione per soddisfare le esigenze fiscali degli studi medici. 

Da ora puoi emettere note di credito relative a fatture senza un piano di cura associato. Inoltre, da potrai creare fatture anche per Piani di Cura già chiusi.

Questo aggiornamento mira a fornire maggiore flessibilità e controllo nella gestione finanziaria del tuo studio.

fattura senza piano di cura GIF

 

Barra di ricerca avanzata

Abbiamo potenziato la barra di ricerca di AlfaDocs con l'introduzione della ricerca avanzata. Questo nuovo strumento è utile per effettuare ricerche dettagliate e  filtrare al meglio tutti i risultati. 

Un esempio comune? Quando cerchi pazienti con un cognome di sole 2 lettere, spesso la ricerca normale non è abbastanza per trovare il risultato che ti serve.

Adesso puoi aumentare la precisione della tua ricerca e risparmiare tempo prezioso.

Video Barra ricerca avanzata

Ricerca automatica della prima disponibilità in agenda nel range di 30 giorni

Da oggi quando cerchi una disponibilità sulle agende dei tuoi operatori, AlfaDocs cercherà in automatico il primo spazio libero nei 30 giorni successivi alla data selezionata. 

Questa novità ti permette di lavorare più agilmente e risparmiare tempo prezioso.

gif calendario ok

  • Abbiamo reso più efficente il sistema di sconti nei piani di cura.

  • Abbiamo migliorato il modulo di analisi.
     
  • Abbiamo ottimizzato il calendario.

  • Abbiamo potenziato il sistema di appuntamenti.
 
 

Aggiornamenti Settembre 2023

Automazione in segreteria: da oggi i workflow sono ancora più versatili 

I workflow sono flussi di lavoro automatici che permettono un notevole risparmio di tempo in segreteria e possono essere utilizzati per diversi scopi. Puoi utilizzarli per individuare segmenti specifici di pazienti, inviare loro comunicazioni o impostare promemoria per processi interni allo studio.

Per rendere questo strumento ancora più versatile e utile, abbiamo aggiunto la possiblità di impostare il criterio di iscrizione dei pazienti nel workflow in base agli appuntamenti in agenda collegati a piani di cura. 

Da oggi potrai inviare comunicazioni automatiche a chi ha prestazioni programmate o specifiche prestazioni programmate, dunque già collegate a un appuntamento in agenda. 

Questa novità ti aiuterà anche ad individuare (e contattare) i pazienti che devono prendere un appuntamento in studio e a poter inviare comunicazioni automatiche totalmente personalizzabili coloro che sono prossimi ad averne uno. 

 

Workflow - prestazioni


Qual è il vantaggio?

  • Maggior libertà di utilizzo. Questa novità ti dà la possibilità di fare un uso ancor più completo e flessibile dei workflow. 

  • Massima efficienza in segreteria. Adesso l'attività di ricerca dei pazienti con un piano di cura aperto che devono ancora fissare un appuntamento richiederà solo un paio di clic.

  • Comunicazione potenziata. Individuare e raggiungere i pazienti ai quali vuoi mandare una comunicazione è diventato ancora più semplice e veloce.

Tieni traccia delle Prime Visite

Da ora puoi filtrare gli appuntamenti contrassegnati come 'Prima Visita'.

Questa informazione sarà visibile anche nel file CSV degli appuntamenti, nella nuova colonna 'Prima Visita'.

In questo modo avrai una panoramica del numero di prime visite nel tuo studio rispetto al totale degli appuntamenti, permettendoti di monitorare l'andamento del tuo studio e valutare il tasso di acquisizione dei pazienti, nonché l'efficacia delle strategie di marketing.

Questo sarà possibile grazie alla sezione "Prima Visita" che visualizzerai durante l'aggiunta di un nuovo appuntamento in agenda, dove AlfaDocs determinerà automaticamente se esso si tratta di una prima visita o meno. Potrai anche modificare l'informazione manualmente.

Prima visita

 

Assegnazione automatica dell’operatore: migliora la gestione delle note

Ora, quando aggiungi una nuova nota su Alfa Docs, il sistema preselezionerà automaticamente l'autore associato al tuo account.

Questa funzionalità garantisce una maggiore coerenza nell'esperienza utente e semplifica il flusso di lavoro, consentendo un notevole risparmio di tempo, specialmente negli ambienti medici.

Ad esempio, in uno studio dentistico, l'igienista dentale verrà automaticamente indicato come autore per le attività legate all'igiene, migliorando l'efficienza complessiva.

Operatore

 

Ottimizzazione della gestione degli appuntamenti spostati

Da oggi puoi semplificare il processo di invio di promemoria ai pazienti quando gli appuntamenti vengono spostati.

Nelle impostazioni di comunicazione dello studio, potrai scegliere se abilitare o meno la richiesta di AlfaDocs per l’invio di comunicazioni al paziente quando un suo appuntamento viene spostato in agenda.

Quando questa opzione è disabilitata, non ti mostreremo nessun pop-up in agenda quando sposti in appuntamento, viceversa potrai scegliere se avvertire il paziente via SMS o email. 

Promemoria app spostati

 

Calcolo automatico del prezzo lordo nei piani di cura

Ora è possibile modificare il prezzo lordo nei piani di cura e ottenere automaticamente il calcolo del prezzo netto.

Questo miglioramento rende la creazione dei piani di cura più flessibile e conveniente per gli studi che gestiscono l'IVA.

Ad esempio, se desideri ricalcolare un prezzo netto di €163,93 (€200 lordi) aggiungendo €50, il calcolo dell'IVA netta al 22% può essere complicato in tempo reale. Ora AlfaDocs lo farà per te.

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  • Abbiamo migliorato il sistema di fatturazione 

  • Abbiamo ottimizzato la gestione degli appuntamenti 

  • Abbiamo migliorato ed ottimizzato la sezione magazzino 
 
 

Aggiornamenti Agosto 2023

Metti il turbo al tuo lavoro: ora puoi creare le fatture per gli appuntamenti direttamente dall’agenda

Non sempre le prestazioni da eseguire sui pazienti sono legate a interi piani di cura. 

Per rendere più snello il tuo lavoro e adattare il nostro software alle esigenze di più branche mediche, abbiamo introdotto la possibilità di creare una fattura direttamente dall’agenda. 

Ti basta un clic sull’appuntamento: se esso non è stato collegato a nessun piano di cura, AlfaDocs ti porterà direttamente alla creazione della fattura già intestata al paziente.

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Se non hai ancora registrato il paziente, verrai prima indirizzato alla sua anagrafica.

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Lo stesso vale per appuntamenti inseriti in piani di cura: quando clicchi l’icona della fatturazione puoi crearne una già collegata al piano di cura. 

Sempre dall’agenda puoi anche fatturare un appuntamento collegato ad un piano di cura le cui prestazioni non sono ancora state eseguite: AlfaDocs ti avviserà che tutte le prestazioni collegate verranno indicate come eseguite nella data odierna. 


Qual è il vantaggio?

  • Semplifica i processi. Creare una fattura direttamente dall’agenda è una scorciatoia digitale che permette una gestione più agile del tuo lavoro.

  • Risparmia tempo. Non hai bisogno di navigare sul software di sezione in sezione: è tutto lì dove ti serve. 

  • Snellisci la fatturazione. Ti basta un clic: AlfaDocs intesta automaticamente la fattura al tuo paziente.


Adesso puoi vedere se un paziente ha l’anamnesi scaduta direttamente dall’agenda

Per la sicurezza dei pazienti e dello studio è necessario che le anamnesi siano costantemente aggiornate. Nella cartella paziente era già possibile visualizzare l’avviso di anamnesi scaduta per farne compilare una nuova al paziente. 

Per aumentare la precisione e l’efficienza dello studio, da ora, se il paziente ha un’anamnesi scaduta, potrai vederlo direttamente dal pop up dell’appuntamento in agenda. 

Anamnesi (1)

 

Note: traccia l’autore delle note e modificalo se necessario

Negli studi che utilizzano una sola utenza AlfaDocs per più operatori, potrebbe essere difficile risalire all’autore delle note paziente. 

Adesso, quando un operatore che ha eseguito l’accesso aggiunge una nota verrà indicato come autore della stessa. Dal menu “operatore”, potrai inoltre selezionare manualmente la tua identità. 

Fatta eccezione per quelle cliniche, l’autore potrà essere modificato anche in seguito alla creazione della nota.

Note cliniche

 

Privacy: nascondi i dati di contatto dei pazienti

Da oggi puoi aumentare la sicurezza dei dati dei tuoi pazienti: nella sezione “Permessi”, puoi decidere di non mostrare i loro contatti in Agenda, Gestione Appuntamenti e Gestione Pazienti agli operatori che utilizzano AlfaDocs in studio. 

Questa novità è utile soprattutto per i grandi studi con un grande turnover di pazienti e personale: è utile per evitare che i dati di contatto possano essere utilizzati da ex collaboratori per raggiungere i pazienti in autonomia e cercare di sottrarli alla clinica. 

dati Pazienti

 

Anagrafica: chiedi al paziente di completare i campi obbligatori

AlfaDocs ti permette di impostare come obbligatori i campi che desideri nell’anagrafica paziente. Adesso quando il paziente completa i suoi dati in autonomia in studio o da remoto, visualizzerà come obbligatorie le informazioni che hai deciso dovessero essere tali.

Campi personalizzati

 

Ora puoi inserire le emoji nei campi di testo

Abbiamo aggiunto la possibilità di utilizzare emoji su AlfaDocs, per permettere al tuo studio una maggiore personalizzazione degli elementi e delle comunicazioni sulla piattaforma. Adesso puoi inserirle negli appuntamenti, negli SMS e nelle email (compresi quelli da Workflow e da Promemoria) e in anagrafica paziente.

Emoji

Fatturazione: impostazioni di default in base al regime fiscale dello studio

Adesso la Natura delle fatture impostata di default su AlfaDocs corrisponderà al regime fiscale indicato nelle impostazioni dello studio. 

Se, per esempio, il regime è forfettario, le fatture saranno impostate con Natura 2.2. Questo ti permetterà di risparmiare tempo ed evitare passaggi manuali ripetitivi ogni volta.

Natura fattura

 

  • Abbiamo apportato diverse migliorie in Produzione.

  • Abbiamo migliorato l'export dati per Team System.

  • Abbiamo ottimizzato la creazione di un nuovo appuntamento in agenda.

 
 

Aggiornamenti Luglio 2023

Contributo integrativo ENPAP o ENPAB: AlfaDocs è ora utilizzabile da ancora più professionisti

Per facilitare il lavoro di tutti i professionisti sanitari abbiamo aggiunto la possibilità di inserire in fattura il contributo integrativo relativo alle professioni di psicologo e biologo. 

Adesso in fase di creazione della fattura potrai selezionare il corretto contributo integrativo ENPAP o ENPAB e l’eventuale percentuale relativa per la ritenuta d’acconto.

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Qual è il vantaggio?

  • Maggiore adattabilità del nostro software alle esigenze di tutti i professionisti sanitari. 

  • Semplicità di utilizzo. La creazione delle fatture con AlfaDocs è veloce e intuitiva.

  • Integrazione completa. Non avrai più bisogno di creare le fatture su software di terze parti: puoi fare tutto su un’unica piattaforma e impostare le voci correttamente.

Aggiunta dei colori nella colonna operatore in agenda

Adesso sarà ancora più facile distinguere a colpo d’occhio i vari operatori in agenda: hai infatti la possibilità di assegnare a ciascuno di loro un colore che sarà visibile nella colonna.

colori operatori

 

Possibilità di assegnare ad ogni branca un colore

Adesso puoi impostare ad ogni branca un colore e AlfaDocs lo utilizzerà di default quando crei un appuntamento a essa relativo. In questo modo non dovrai più ricordare mentalmente i colori di ogni branca e riscontrerai un maggior ordine nella gestione del tuo studio dalla nostra piattaforma.  

Colori branche

 

Visualizza il costo totale delle prestazioni da eseguire nel CSV degli appuntamenti

Da oggi, quando scarichi il CSV degli appuntamenti relativi, per esempio, alla settimana, visualizzerai una colonna con il totale da incassare per ognuno di essi. In questo modo potrai prevedere facilmente il flusso di cassa che ti aspetta.

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  • Abbiamo migliorato l’integrazione con TeamSystem eliminando tutti i bug relativi all’importazione di file. 

  • Abbiamo reso ancora più rapida l’aggiunta di un nuovo paziente in anagrafica.

  • Abbiamo perfezionato il funzionamento dei Workflow.

  • Da oggi i report in Analisi saranno ancora più precisi.
 
 

Aggiornamenti Giugno 2023

Collega AlfaDocs ai sistemi PACS e ottimizza il lavoro con gli apparecchi elettromedicali

I sistemi PACS permettono di archiviare, recuperare, presentare e condividere immagini prodotte da apparecchiature diagnostiche (ecografie, mammografie, risonanze, ecc..).

Da oggi è possibile integrare AlfaDocs a questi sistemi così da poter trasmettere le suddette immagini all’apparecchio elettromedicale necessario per il trattamento. Nel caso in cui, per esempio, un paziente dopo un’ecografia dovesse sostenere una terapia ad ultrasuoni, tramite AlfaDocs potrai inviare il referto alla macchina indicando il nome del paziente e la tipologia di procedura da seguire. 

Se nel tuo studio utilizzi macchinari, grazie al dialogo tra AlfaDocs e il sistema PACS potrai indicare loro quale procedura seguire con un solo clic. 


Qual è il vantaggio?

  • Velocità. Il collegamento ai sistemi PACS ti permette di lavorare in modo più rapido grazie alla comunicazione tra hardware e software

  • Efficienza. Grazie alle informazioni trasmesse da AlfaDocs al macchinario per la terapia, puoi ottimizzare i processi. 

  • Precisione. Grazie al digitale elimini il rischio di errore umano: l’apparecchio eseguirà sempre la terapia corretta.

Aggiungi nuovi pazienti anche se hai il permesso di visualizzare solo i tuoi

Da oggi anche utenti a cui è stato dato il permesso di vedere solo i propri pazienti in AlfaDocs avranno la possibilità di aggiungerne di nuovi in anagrafica. Questo permette agli operatori di lavorare con maggior autonomia.

nuovi pazienti

 

 

Inserisci la data di esecuzione delle fasi di prestazione per report più precisi

Adesso quando segni come eseguita la fase di una prestazione puoi indicare la sua esatta data di esecuzione. Questa informazione verrà considerata anche nei report in Produzione e nel calcolo dei compensi degli operatori.

fasi di cura

 

 

Adesso i tuoi pazienti possono scattarsi una foto da inserire in anagrafica

Quando il paziente compila i dati relativi alla sua anagrafica dal dispositivo dello studio o da remoto, potrà aggiungere una sua foto scattandosi direttamente un selfie da AlfaDocs. In questo modo la generale esperienza del paziente migliora e per lo studio sarà più facile avere anagrafiche con foto profilo aggiornate.

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Magazzino: ricerca degli articoli ancora più veloce

Ora ti basta inserire nella barra di ricerca del magazzino solo le prima 3 cifre del numero identificativo del prodotto per trovarlo. Puoi inserire il numero manualmente o tramite lo scanner del codice a barre.

 

Scarica il PDF degli appuntamenti per organizzare il lavoro in studio

Abbiamo aggiunto alla lista PDF degli appuntamenti la colonna “operatore” e “poltrona”. In questo modo in studio sarà possibile scaricare il documento e farsi un’idea del piano del giorno visualizzando quali operatori e stanze saranno occupati e quando.

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Lo stesso vale per il PDF "prossimi appuntamenti", scaricabile nella cartella paziente. Visualizzare dal documento qual è la sala in cui devono dirigersi aiuterà i pazienti di grandi studi ad orientarsi. 

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Imposta una data di scadenza per le anamnesi affinché siano sempre aggiornate

Adesso puoi impostare una scadenza per le anamnesi: dopo il periodo da te indicato AlfaDocs segnalerà nella cartella paziente che l’anamnesi è scaduta e va aggiornata. Laddove un paziente ha un’anamnesi scaduta, gli verrà chiesto di compilarne una nuova in fase di compilazione documenti obbligatori per l’appuntamento (sul dispositivo dello studio o da remoto).

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Visualizza le fasi di cura anche in Produzione per report più completi

Da oggi in Produzione AlfaDocs ti mostrerà le prestazioni divise per fasi di cura. In questo modo potrai visualizzare quanto è già stato fatto per una data prestazione e quali sono le fasi di cura ancora da completare. 

Questo ti permette di farti un’idea più ampia del lavoro svolto in studio e della sua programmazione.

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  • Quando nella cartella paziente ci sono documenti che richiedono una firma, AlfaDocs lo segnalerà con una piccola icona di fianco alla cartella paziente
  • Abbiamo aumentato la sicurezza dei nostri sistemi.

  • Abbiamo migliorato la sezione dei piani di cura.

  • Adesso potrai eliminare i file dalla cartella paziente più facilmente.

  • Abbiamo apportato dei miglioramenti nell’agenda di AlfaDocs.
 
 

Aggiornamenti Maggio 2023

Potenzia le automazioni in segreteria con i nuovi campi personalizzati nei Workflow

I workflow di AlfaDocs ti permettono di creare flussi di lavoro automatici che svolgono attività in autonomia. Puoi utilizzarli per inviare comunicazioni a segmenti specifici di pazienti o impostare promemoria per processi interni allo studio.

Da oggi, hai la possibilità di aggiungere ai criteri di iscrizione del workflow condizioni legate ai campi personalizzati nell’anagrafica paziente. 

Immagina che lo studio voglia inviare una comunicazione a tutti i pazienti con assicurazione X. Basterà creare il campo personalizzato Assicurazione nell'anagrafica dei pazienti ed impostare un workflow che abbia come criterio di iscrizione la condizione “Assicurazione = X”. 

A questo punto, una volta completata la creazione, tutti i clienti assicurati X riceveranno la comunicazione desiderata.

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Qual è il vantaggio?

  • Maggiori possibilità. Adesso lo studio può creare comunicazioni per segmenti molto più specifici di pazienti, aumentando la comodità e la precisione del lavoro, oltre a migliorarne i risultati.

  • Risparmio di tempo. Un grande vantaggio dei Workflow è dato dall’immediata individuazione dei pazienti che soddisfano una data condizione: non saranno più necessari controlli manuali.

  • Comunicazione potenziata. Avere la possibilità di targetizzare specifici gruppi di pazienti per inviare loro una comunicazione ti permette di migliorare la relazione con loro.

Conversione automatica del formato immagine

Adesso, quando condividi con il paziente un’immagine radiografica in formato DICOM, AlfaDocs la converte automaticamente in formato JPG. Questo formato, compatibile con il device dei tuoi pazienti, renderà loro più facile la visualizzazione del documento.

 

Individuazione slot liberi in agenda in un range di date

Spesso, in fase di prenotazione di un nuovo appuntamento, il paziente fornisce le sue disponibilità allo studio in un range specifico di date. Da oggi, AlfaDocs ti permette di cercare slot liberi in agenda nell’intervallo di date desiderato.

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Tipologia di documento: modifica e filtra dalla cartella paziente

Hai sbagliato a selezionare la tipologia del documento caricato nella cartella paziente? Dopo averlo aperto potrai correggerti direttamente cliccando sulla rotella di fianco al nome documento. 

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Inoltre, da oggi potrai filtrare i documenti mostrati nella cartella paziente in base alla tipologia.

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Analisi di produzione: colonna Piani di Cura

Nel CSV delle statistiche di produzione dello studio, abbiamo aggiunto la colonna Piani di Cura. Questa novità ti permette di visualizzare a quale piano di cura appartengono tutte le prestazioni visualizzate nel tuo file.

 

Firma nei documenti obbligatori

Quando crei un nuovo modello di documento e lo imposti come obbligatorio per il paziente, AlfaDocs ne impedisce il salvataggio qualora la variabile [[SIGNATURE]], per apporre la firma elettronica, non sia stata inserita. 

Questa funzionalità è stata pensata per evitare dimenticanze da parte del personale di studio su documenti importanti che richiedono la firma del paziente.

 

Piani di cura: condivisione e estratto conto

Adesso, quando scarichi l’estratto conto dei Piani di Cura di un paziente, il file mostrerà solo il totale ancora da saldare dei piani di cura aperti. Ciò permette una maggior chiarezza per il paziente.

Inoltre, abbiamo migliorato la visualizzazione dell’interfaccia per la condivisione con i pazienti dei piani di cura, ora molto più intuitiva: 

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  • Ora il calcolo IVA nei Piani di Cura più veloce e preciso

  • Abbiamo reso il caricamento degli slot in agenda più rapido

  • Abbiamo migliorato i messaggi di default WhatsApp per videovisite

  • Adesso la creazione di documenti nella cartella paziente è ancora più facile

  • Da oggi l’aggiornamento del magazzino è più continuo e preciso

  • Appuntamenti ricorrenti: quando uno di essi viene spostato, gli altri non variano
 
 

Aggiornamenti Marzo 2023

Firma On-Click Automatica: ora puoi firmare più documenti in un colpo solo


Il sistema di Firma On-Click Automatica di AlfaDocs permette di firmare digitalmente i documenti necessari allo studio senza spreco di carta e di tempo prezioso. 

Il paziente può completare l’accettazione da remoto, firmando i documenti condivisi con lui via email, SMS o WhatsApp. Questo sistema non solo permette allo studio di risparmiare sul costo della carta, ma comporta un grande vantaggio in termini di tempo evitando processi manuali. Inoltre, la gestione digitale dei documenti, al contrario di quella cartacea, assicura il massimo livello di sicurezza e privacy, anche secondo le norme GDPR. 

Da oggi, se un paziente deve firmare più documenti può scegliere di farlo in un colpo solo. Dopo aver visionato tutti i documenti in un unico PDF e averli compilati, riceverà un solo SMS con codice OTP per completare l’operazione.

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Il codice OTP garantisce la sicurezza dell’operazione in quanto codice di verifica per il paziente, identificandolo come unico soggetto in grado di poter apporre la firma in questione.

Per la ricezione degli SMS contenenti il codice, tuttavia, occorre qualche secondo. Dover completare documento dopo documento può diventare dispendioso in termini di tempo: da adesso non sarà più necessario. 

Se i documenti vengono firmati insieme, basterà un unico OTP.

Qual è il vantaggio?

  • Risparmio di tempo. Niente attese in segreteria o processi da ripetere: basterà inserire un solo codice per tutti i documenti.

  • Processi semplificati. Per il tuo paziente, firmare digitalmente sarà ancora più immediato.

  • Pazienti più soddisfatti. Firmare digitalmente è un grande vantaggio per i pazienti: renderlo ancora più semplice aumenterà la loro soddisfazione. 

Aggiungi la foto del paziente in anagrafica direttamente dalla webcam

Quando un nuovo paziente inserisce i suoi dati anagrafici per completare la prenotazione online dell’appuntamento, da oggi avrà la possibilità di aggiungere anche una foto profilo direttamente dalla webcam o dalla fotocamera integrata.

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In questo modo, lo studio potrà raccogliere più dati possibili su di lui ancor prima che si presenti in studio. Inoltre, avere la possibilità di vedere il paziente grazie all’immagine caricata facilita il suo riconoscimento. Lo stesso vale per quando la registrazione di un nuovo paziente avviene direttamente in studio, o quando quest’ultimo invia al paziente dei documenti da firmare da remoto.

 

Condividi facilmente più documenti in un'unica comunicazione

Abbiamo aggiunto la possibilità di copiare il collegamento ai documenti da condividere con il paziente. Adesso è ancora più immediato condividere più documenti in un’unica comunicazione (email, SMS, WhatsApp ecc), inserendo al suo interno tutti i link ai file necessari

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Adesso puoi rendere obbligatorio il completamento di tutti i campi nell'anagrafica paziente

AlfaDocs permette di inserire nell’anagrafica paziente campi default (nome, cognome, nazione ecc) e personalizzati, cioè creati dallo studio (consensi, eventuale presenza di patologie specifiche, ecc). Da oggi, potrai impostare quali campi sono obbligatori per il completamento dell’anagrafica. In questo modo, durante la registrazione di un nuovo paziente, chiunque lo registri non potrà dimenticarsi di inserirli. Lo stesso vale se il paziente inserisce autonomamente i suoi dati.

 

Verifica i risultati delle tue campagne di marketing in produzione

Adesso, da Analisi > Produzione puoi filtrare le prestazioni eseguite anche in base alla fonte dei pazienti. In questo modo potrai controllare quante prestazioni hai eseguito, per esempio, su pazienti provenienti dalle tue campagne Facebook.

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Agenda più intuitiva

Adesso puoi decidere se visualizzare l’agenda dello studio con colori alternati per le fasce orarie, di cui puoi scegliere la durata (10, 20, 30, 60 minuti). In questo modo potrai scegliere qual è il modo più comodo per te di vedere gli appuntamenti.

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Trova più facilmente gli articoli nel magazzino

Adesso puoi cercare gli articoli con codici a barre all’interno della sezione magazzino anche tramite la scansione del codice con l’apposita pistola. Basterá aggiungere il Codice Identificativo nell’apposito campo durante la registrazione di un nuovo articolo. In seguito potrai ricercare rapidamente l’articolo inserito tramite tale codice. Questo può velocizzare di molto l’operazione.

  • Abbiamo apportato miglioramenti alla condivisione documenti tramite WhatsApp.

  • Abbiamo migliorato la visualizzazione della cartella parodontale.

  • Abbiamo apportato miglioramenti all’agenda

  • Abbiamo reso più veloce il caricamento della cartella paziente.

 
 

Aggiornamenti Febbraio 2023

Prenotazione online per le videovisite

Abbiamo potenziato la prenotazione online. Da ora, i tuoi pazienti potranno prenotare online non solo gli appuntamenti in presenza, ma anche le videovisite.

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Ricerca automatica degli slot disponibili in agenda

Adesso AlfaDocs cercherà per te le fasce orarie disponibili in agenda quando devi fissare un appuntamento per il paziente. Basta impostare i filtri necessari (durata, operatore, poltrona) e il sistema ti indicherà le date ancora libere per la visita.

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Visualizza l'importo ancora da eseguire nei piani di cura

Adesso nei piani di cura accettati visualizzerai anche l’importo totale ancora da eseguire, per avere sempre chiaro a che punto della terapia si trova il paziente e quanto ancora rimane da incassare allo studio, rispetto al preventivo iniziale.

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Aggiungi campi personalizzati nell'anagrafica paziente

Ora puoi aggiungere nuove proprietà oltre a quelle già presenti di default nell’anagrafica paziente. Informazioni come l’origine del paziente (cioè come è venuto a conoscenza del tuo studio) potrebbero essere fondamentali per attività di analisi e marketing. Potrai inoltre scegliere l’ordine con il quale questi campi vengono visualizzati nell’anagrafica paziente e rendere obbligatori da compilare sia quelli già presenti sia quelli aggiunti da te, per essere certo che tutte le informazioni necessarie vengano sempre inserite.

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Filtro "oggi" in Prima Nota 

Adesso, nella sezione Prima Nota in Contabilità potrai visualizzare tutti i movimenti odierni con il nuovo filtro “oggi”.

 

Integrazione con Team System

Adesso l’export dei dati contabili di AlfaDocs è compatibile con il gestionale Team System per piccole e medie imprese.

  • Abbiamo reso il caricamente dell’agenda più veloce.

  • Miglioramenti nella visualizzazione dell’anamnesi.

  • Abbiamo apportato miglioramenti alla funzionalità Firma On Click Automatica.

  • Miglioramenti nell’operazione di caricamento documenti su AlfaDocs.



 

 
 

Aggiornamenti Gennaio 2023

Firma On-Click Automatica: adesso anche l'anamnesi può essere compilata da remoto


Immagina di poter avere un assistente digitale pronto a svolgere per te più della metà del lavoro, sempre in maniera veloce ed efficiente. 

Per la segreteria del tuo studio è già realtà: grazie alla Firma On-Click Automatica, puoi digitalizzare l’intera gestione dei documenti e dimezzare i processi nell’accettazione pazienti. 

Che si tratti di documenti per l’accettazione, preventivi per piani di cura o anamnesi da compilare, non avrai più bisogno di utilizzare carta. Il paziente può completarli e firmarli in digitale, da qualsiasi dispositivo, in studio o comodamente da remoto. 

Se firma da remoto, il paziente arriva in studio avendo completato tutti i passaggi dell’accettazione, già pronto per la visita. I documenti sono archiviati sull’account AlfaDocs e sempre reperibili. 

Eliminare la carta e i processi manuali non solo ti permetterà di risparmiare migliaia di euro ogni anno, ma renderà il tuo studio molto più sicuro dal punto di vista legale e della privacy. 

Il digitale garantisce un livello di riservatezza e sicurezza delle informazioni molto più elevato: solo chi avrà accesso ai documenti potrà visualizzarli, e non correrai mai il rischio di perderli.

E per minori o anziani? E’ possibile aggiungere un terzo firmatario per minorenni e persone accompagnate da tutori. Se il paziente ha poca dimestichezza con il digitale e preferisce firmare su carta, puoi sempre stampare i documenti necessari.

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Da oggi, anche l'anamnesi è condivisibile con il paziente da remoto.

Qual è il vantaggio?

  • Risparmio di tempo. Per il check-in e il check-out di ogni paziente, la segreteria impiega in media 15 minuti del suo tempo. La Firma On-Click Automatica permette allo studio di svolgere l’accettazione in qualche clic, risparmiando centinaia di ore lavorative all’anno. Se il paziente sceglie la firma da remoto, inoltre, si presenterà in studio avendo già completato tutti i passaggi richiesti.

  • Abbattimento dei costi. Secondo uno studio del Politecnico di Milano, la dematerializzazione dei documenti garantsice allo studio un risparmio che può arrivare a superare l’80% dei costi per la gestione cartacea. Si tratta di migliaia di euro risparmiati ogni anno.

  • Massima sicurezza. La Firma On-Click Automatica è sicura dal punto di vista legale grazie al sistema OTP (One Time Password), che manda al paziente un codice univoco via SMS, lo stesso sistema che usano alcune app delle Banche. Inoltre, la condivisione e l’archiviazione dei documenti sono sempre ad alta sicurezza ein linea con il regolamento GDPR.

  • Maggior flessibilità. Lo studio senza carta non ha i limiti imposti dal materiale: anche lo staff potrà firmare ovunque e da qualsiasi dispositivo. La possibilità di compilare la documentazione comodamente dal proprio divano, è un grande vantaggio per i pazienti.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Attivando la Prenotazione Online per il tuo studio, aumenterai ulteriormente il livello di automazione del tuo studio. Il paziente può fissare l’appuntamento online, firmare tutti i documenti impostati dallo studio come necessari per il check-in, e ricondividerli con la segreteria per l’archiviazione. 

In tutto questo processo, la tua reception non dovrà muovere un dito.

Messaggi predefiniti su WhatsApp

Abbiamo aggiunto nuovi modelli per i messaggi preimpostati di WhatsApp (messaggio default di condivisione piano di cura, messaggio default di condivisione documenti e messaggio default di condivisione fatture). Questo ti permetterà di risparmiare tempo nella modifica del messaggio, che potrai personalizzare come preferisci a seconda del suo utilizzo senza bisogno di cambiarlo di volta in volta. 

Inoltre, adesso la variabile [[LINK_DOCUMENTO]] nel modello preimpostato ti permetterà di inviare al paziente il link del documento automaticamente, senza bisogno di inserirlo manualmente.

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Nuovi filtri per la ricerca pazienti

Adesso potrai filtrare i pazienti in base alla loro professione o a chi ha abilitato l’App Pazienti.

Sicurezza dei sistemi

Secondo diversi esperti in sicurezza informatica, è consigliabile scegliere una password di almeno 12 caratteri per gli account. AlfaDocs è in continuo aggiornamento e ti garantisce sempre la massima sicurezza: ci siamo quindi adattati a questa nuova raccomandazione. 

Non ti sarà più richiesto di scegliere una password con maiuscole o caratteri speciali poiché sconsigliato, ma sarà necessario che abbia almeno 12 caratteri.

Adeguamento GDPR

Come azienda, per garantirti l’utilizzo della nostra piattaforma in totale rispetto delle norme GDPR, abbiamo smesso di utilizzare Google Analytics. Da ora, ci serviremo di Mamoto, una piattaforma con le stesse funzionalità ma GDPR compliant.

  • Miglioramenti nell’anamnesi digitale.
  • Abbiamo velocizzato il caricamento dei documenti digitali.
  • Abbiamo apportato miglioramenti sulla pagina di prenotazione online.

 

 

Aggiornamenti Dicembre 2022 

Firma remota tramite WhatsApp

Come puoi già fare con SMS e Email, da oggi potrai condividere i documenti con i tuoi pazienti e richiedervi una firma da remoto anche tramite WhatsApp, il canale più immediato per la comunicazione con loro.

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Aggiunta di un firmatario da remoto

Abbiamo aggiunto la possibilità di firmare documenti per terzi (come nel caso di minori) anche da remoto. Se il genitore o il tutore di un paziente prenota un appuntamento per lui, potrà procedere con la firma da remoto di tutti i documenti necessari dichiarandosi come firmatario pre-impostato in autonomia. Questo permette allo studio e al paziente di risparmiare tempo e dimezzare i processi in accettazione.

Aggiornamento automatico dello schema parodontale

Adesso lo schema parodontale del paziente si aggiorna automaticamente in base al contenuto del suo stato dentale. In mancanza di uno o più denti, per esempio, anche dalla cartella parodontale risulteranno assenti. Questa totale sincronizzazione ti permetterà di ottimizzare i processi di lavoro.

Firma da remoto: adesso il paziente può scaricare i suoi documenti

Da oggi i pazienti potranno fare il download dei loro documenti firmati da remoto.

  • Abbiamo migliorato la sezione analisi.

  • Abbiamo ottimizzato ulteriormente il processo di richiesta firma.

  • Abbiamo perfezionato la visualizzazione dell'agenda.

 

 
 

Aggiornamenti Novembre 2022 

Prendi il pieno controllo del tuo studio: scopri le fasi di prestazione


Lavorare tanto e bene non significa sempre avere il quadro completo della situazione. Essere a bordo di una grande nave che attraversa l’oceano potrebbe essere pericoloso se non sappiamo dove ci troviamo. 

La novità di questo mese è pensata proprio per aumentare il controllo sul lavoro svolto in studio, grazie alle nuove fasi di cura (e di produzione). 

Adesso è possibile ripartire ogni prestazione eseguita dallo studio in diverse fasi, e assegnare a ciascuna di esse le corrette percentuali in termini di prezzo e tempo rispetto alla prestazione completa. 

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Impostare in questo modo le diverse fasi di cura per ogni prestazione è importante soprattutto per il corretto calcolo dei compensi per gli operatori. 

AlfaDocs ti permette anche di monitorare lo svolgimento della prestazione, spesso effettuata in più appuntamenti, dall’inizio alla fine: 

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Una volta completata l’intera prestazione, potrai visualizzarla in Produzione

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E in tutte le altre sezioni di Analisi.

Qual è il vantaggio?

  • Calcolo dei compensi più facile. AlfaDocs calcolerà in automatico i compensi degli operatori in base alle fasi di cura eseguite e alla percentuale che spetta loro. Puoi sempre scegliere se calcolare il compenso al netto dei costi della prestazione o meno. 

  • Analisi potenziate. Impostare le varie fasi di cura per ogni prestazione ti richiederà di calcolare l’importanza di ciascuna di esse rispetto alla prestazione, quanto tempo richiedono e qual è il loro valore. Si tratta di un processo necessario una tantum che ti fornirà più controllo sulla produzione del tuo studio. 

  • Maggior controllo sul lavoro dello studio. Grazie alle fasi adesso puoi monitorare come procedono i tuoi piani di cura e controllare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento delle prestazioni.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Ti consigliamo di impostare tutte le prestazioni del tuo studio dividendole nelle loro fasi di produzione. Prendiamo ad esempio una prestazione X, ponendo il caso che una delle sue fasi sia Y. 

  • Calcola quanto tempo occorre all’operatore per svolgere Y rispetto alla durata totale di X (in percentuale).

  • Considerando il prezzo dell’intera prestazione X, calcola qual è il prezzo adeguato della fase Y.

Anagrafica pazienti

Adesso puoi impostare come obbligatorie alcune proprietà nell’anagrafica che verranno richieste ad ogni utente di AlfaDocs quando aggiunge un nuovo paziente. Non solo avrai informazioni più complete, senza il rischio che qualcuno si dimentichi di inserirle, ma potrai anche utilizzare queste proprietà come campi di ricerca quando vuoi trovare uno o più pazienti. 

 

Prescrizioni

Abbiamo aggiunto la possibilità di scorrere pagina per pagina la prescrizione direttamente dall'anteprima, senza la necessitá di doverla scaricare.

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Invio al SDI

Da oggi, quando invii un pacchetto di fatture elettroniche al SDI, AlfaDocs ti segnalerà in anteprima se al suo interno ci sono fatture con errori. Non dovrai più aprire il pacchetto per scoprirlo.

 

  • Abbiamo ottimizzato i filtri nella sezione piani di cura

  • Adesso puoi scegliere l’ordine con cui visualizzare la lista pazienti 

  • Da ora la condivisione delle prescrizioni è molto più veloce. Abbiamo ridotto i tempi di caricamento.

  • Abbiamo apportato alcuni miglioramenti alla sezione per aggiungere nuovi pazienti.



 

 
 

Aggiornamenti Ottobre 2022 

Nuovo diario clinico: lavora in modo più intuitivo e veloce

 

L’importanza dello storico paziente è ben nota a chiunque lavori in uno studio medico-odontoiatrico. Per questo abbiamo aggiornato la sezione Note di AlfaDocs, integrandola con il diario clinico. 

Adesso è ancora più semplice consultare lo storico paziente ed aggiornarlo: trovi tutte le informazioni in un punto solo e puoi decidere quali visualizzare grazie ai filtri.

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Qual è il vantaggio?

  • Completezza dell’informazione. Nel diario clinico visualizzerai tutte le note riguardanti il paziente, i suoi piani di cura, le prestazioni e, ovviamente, la sua storia clinica. 

  • Comodità di utilizzo. Puoi aggiungere le note sul diario del paziente da diverse sezioni di AlfaDocs: la bacheca paziente, il diario stesso, ma anche direttamente dal piano di cura. 

  • Velocità nel lavoro. Grazie all’immediatezza nel consultare le note, cosa che puoi fare direttamente anche dall’agenda cliccando sull’appuntamento del paziente, renderai più veloce il lavoro in studio.

  • Controllo più rapido. Puoi filtrare le note per tipologia e visualizzare subito quelle di tuo interesse.

Puoi scegliere quali tuoi collaboratori avranno l’autorizzazione necessaria per poter aggiungere note cliniche sul diario. Queste ultime, infatti, una volta aggiunte non potranno essere rimosse. Anche se eliminate, rimarranno visibili sullo storico paziente, per completezza dell’informazione. 

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Anamnesi digitale ancora più funzionale

Adesso puoi impostare come obbligatorie determinate risposte nell’anamnesi digitale. Per completare l’anamnesi è necessario che il paziente risponda a tutte le domande impostate come tali. Puoi scegliere anche il tipo di risposta da inserire (solo affermativa e negativa, o con testo). 

 

Condivisione documenti ottimizzata

Quando condividi il link del documento tramite SMS, Email o WhatsApp, il suo URL sarà molto più breve. Così la comunicazione risulterà più intuitiva per i pazienti e ti permetterà di risparmiare caratteri nell’invio di SMS. 

 

Processo di firma documenti più intuitivo

Il tasto “COMPLETA” verrà evidenziato quando il paziente avrà apposto tutte le firme richieste su un documento.

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  • Abbiamo aggiunto la riga “bollo” nel file XML di invio al Sistema TS per una corretta trasmissione delle fatture. 

  • Miglioramenti del portale di Prenotazione Online per una maggior visibilità della pagina. 

  • Miglioramento del funzionamento del filtro “importo da pagare” nelle fatture in entrata.

  • Miglioramenti tecnici nella gestione degli elementi nei piani di cura.  


 

 
 
 

Aggiornamenti Settembre 2022 

Ottieni la vera visibilità online grazie ai tuoi pazienti


Esserci online non basta. Per una presenza digitale utile a te e ai pazienti, devi farti trovare e farti conoscere. Il servizio di Prenotazione Online di AlfaDocs te ne dà l’opportunità. Da oggi, sul portale saranno visibili anche le opinioni sul tuo studio lasciate dai pazienti. 

Abbiamo infatti deciso di rendere pubbliche le opinioni ricevute tramite il sistema Soddisfazione Pazienti, integrato nella sezione Marketing in AlfaDocs. Questo permetterà a nuovi e vecchi pazienti di trovarti più facilmente in rete: più recensioni avrai, più il profilo del tuo studio risulterà visibile a chi sta cercando un dottore nella tua città. 

Tutte le opinioni sono anonime e verranno pubblicate solo se non contengono dati personali dei pazienti. 

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Utilizzi già il questionario di soddisfazione pazienti? Si tratta di uno strumento fondamentale anche per la crescita interna dello studio. Sapere cosa pensano i pazienti di te e il tuo staff ti permette di capire quali sono i tuoi punti di forza e cosa puoi migliorare per salire di livello. 

Qual è il vantaggio?

  • Ottieni nuovi pazienti. Avendo una maggior presenza online, sarà più facile che il tuo studio venga notato da pazienti che stanno cercando un medico in zona e ancora non ti conoscono. 

  • Guadagni affidabilità. Grazie alle opinioni pubbliche, chi guarderà la scheda del tuo studio sul portale di Prenotazione Online avrà un indicatore aggiuntivo per affidarsi alla tua struttura. 

  • Aumenti il passaparola positivo online. L’84% delle persone ritiene le recensioni online affidabili quanto i consigli di amici o parenti!

  • Fidelizza i pazienti esistenti. A differenza degli altri servizi di prenotazione online, quello di AlfaDocs non ti promette solo di ottenere nuovi pazienti, ma anche di fidelizzare meglio quelli già esistenti. Potendo prenotare comodamente online e avendo una panoramica delle opinioni lasciate da altri, i tuoi pazienti torneranno in studio più facilmente.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Grazie ad AlfaDocs e alle recensioni dei tuoi pazienti, puoi anche raggiungere i primi posti nei risultati di ricerca su Google: 

  • Abilita il Questionario di Soddisfazione Pazienti per il tuo studio, così da raccogliere feedback dei pazienti e avere recensioni sulla pagina di Prenotazione Online, guadagnando visibilità.

  • Imposta un Workflow affinché tutti i pazienti del tuo studio ricevano un SMS o un’email da parte tua a visita o piano di cura terminati. In questo modo, potrai chiedere loro di aggiungere una recensione sulla scheda Google My Business del tuo studio. 

  • L’algoritmo di Google mostra come primi risultati di ricerca le schede Google My Business con un alto numero di recensioni: senza muovere un dito, potrai assicurarti centinaia di recensioni autentiche da parte dei tuoi pazienti e aumentare la tua visibilità sul motore di ricerca più utilizzato dai tuoi pazienti. 

  • Integrando il nostro sistema di Prenotazione Online con la tua scheda Google My Business, i pazienti potranno cercarti, trovarti e prenotare un appuntamento nel tuo studio in pochi clic. 

 

Attiva la Prenotazione Online e aumenta la visibilità del tuo studio

ATTIVA LA PRENOTAZIONE ONLINE
 
 

Controlla velocemente la data di consegna delle fatture al SDI

Adesso, quando scarichi il file CSV delle fatture del tuo studio, visualizzerai anche la colonna con la data di consegna della fattura al Sistema di Interscambio. Così, controllare questa informazione sarà molto più veloce che dover accedere al cassetto del SDI.

 

Condividi rapidamente i documenti firmati su WhatsApp

Qualora vengano firmate più versioni di un dato documento (come nel caso di un preventivo modificato nel corso del tempo) sarà possibile decidere quale di queste condividere via WhatsApp con il paziente. Per condividere il documento ti basterà entrare nella sezione Documenti nella cartella paziente, visualizzarne le versioni e condividere quella scelta:

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Calcola i compensi per gli operatori tenendo conto dei costi variabili

Per garantirti un calcolo dei compensi degli operatori piú flessibile e personalizzabile, adesso AlfaDocs ti permette di decidere se includere o escludere i costi variabili (materiali, laboratorio, ecc) sostenuti dallo studio per una prestazione o piano di cura dal calcolo del compenso di ogni operatore.

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  • Abbiamo apportato diversi miglioramenti alla pagina di Prenotazione Online.

  • Abbiamo ottimizzato la condivisione di documenti via WhatsApp

  • Adesso AlfaDocs mostra l'IVA delle fatture per clienti esteri.

  • Miglioramenti nella condivisione delle prescrizioni. 

 

 
 

Aggiornamenti Luglio 2022 

Anamnesi digitale: elimina definitivamente la carta e le attese in studio


Da oggi la trasformazione in studio 100% digitale è facile. Ora puoi far compilare ai pazienti l’anamnesi utilizzando la Firma On-Click Automatica di AlfaDocs. Il paziente può completarla e firmarla da remoto (ovviamente in maniera digitale!) o su un tablet in studio, snellendo i processi di lavoro in segreteria. 

Basta impostare l’anamnesi come documento obbligatorio per l’accettazione. Lo studio potrà condividerla al paziente tramite Email o SMS prima della visita.

Impostazioni > Studio > Anamnesi

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Dall'Agenda, è possibile far firmare l'anamnesi al paziente da remoto o sul dispositivo in studio.

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L’anamnesi può essere firmata digitalmente tramite Firma On- Click Automatica anche in studio. Basta un tablet in reception da prestare al paziente affinché la compili. Eliminando la carta il processo di accettazione sarà più veloce, economico e a prova di GDPR (regolamento europeo sulla privacy).

L'anamnesi digitale:

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Qual è il vantaggio?

  • Risparmio di tempo. Grazie alla compilazione da remoto dell’anamnesi e degli altri documenti, la reception risparmia fino a 600 ore di lavoro all’anno*. La firma tramite tablet in studio permette di completare più velocemente i campi richiesti ed evitare operazioni come la stampa o l’archiviazione cartacea dei documenti. Il tuo staff potrà concentrarsi sull’accoglienza dei pazienti in studio. 

  • Pazienti più soddisfatti. Dimezzando il tempo richiesto per l’accettazione, risparmi anche quello dei tuoi pazienti. La comodità di poter firmare tutto da casa ne aumenterà il livello di soddisfazione. Potersi recare in studio senza rischiare lunghe attese è importante per il paziente, che avrà a sua disposizione personale più disponibile. 

  • Taglio dei costi. Passare completamente al digitale può garantire allo studio un risparmio di migliaia di euro all’anno, grazie all’eliminazione dei costi di stampa, archiviazione e carta.

  • Maggior rispetto della privacy. Il cartaceo non assicura la stessa sicurezza del digitale: i documenti rischiano di venire persi, dimenticati o di rimanere accidentalmente visibili a terze parti.

  • Scelta ecologica. Il digitale permette di avere uno studio green, evitando gli sprechi della carta.

* Normalmente uno studio medio perde 20 minuti per il check-in e il check-out di ogni paziente. Significa 200 minuti per una media di 10 pazienti al giorno. Moltiplicando il calcolo per le ore di apertura annuali dello studio, otteniamo 800 ore perse in accettazione. Con la Firma On Click Automatica, i passaggi in reception si dimezzano e diventano più veloci, arrivando ad occupare solo ¼ del tempo. 

 

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Categorizzazione delle imprese per fatture e pagamenti

Abbiamo aggiunto la possibilità di assegnare una categoria alle imprese con cui lo studio collabora (Gestione > Imprese), per avere una suddivisione più chiara di pagamenti e fatture. Visualizzando tutte le imprese, ti sarà possibile filtrarle in base alla categoria. Anche registrando una nuova transazione (Prima Nota > Aggiungi movimento) sarà possibile assegnargliene una. In questo modo potrai sempre filtrare i pagamenti in base a questo criterio. 

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Nuove professioni per gli operatori

AlfaDocs è per tutti i lavoratori del sanitario. Abbiamo aggiunto diverse professioni tra quelle disponibili per gli operatori. Anche sulla pagina di Prenotazione Online dello studio nella sezione “I nostri operatori”, saranno visibili tutte le nuove professioni, se selezionate. 

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Natura della fattura elettronica in entrata: ora è modificabile 

Adesso, quando crei una nuova fattura in entrata potrai modificare il campo “natura” e “riferimento normativo” come per quelle in uscita.

  • Autofattura. Adesso, quando emetti autofattura da AlfaDocs, il Sistema di Interscambio non segnalerà più errori. 

  • Agenda. Abbiamo apportato diversi miglioramenti all’Agenda di AlfaDocs e alla visualizzazione degli appuntamenti ricorrenti nella cartella paziente. 

  • Piani di Cura. Abbiamo migliorato la condivisione dei Piani di Cura


 

 
 

Aggiornamenti Giugno 2022 

Disdetta dell’appuntamento: da oggi è un’opportunità per il tuo studio


AlfaDocs ti permette di ottenere più appuntamenti e riempire l’agenda anche nei periodi più sgonfi. Da oggi è disponibile anche un nuovo sistema per gestire al meglio la disdetta online degli appuntamenti. 

Adesso puoi decidere se dare la possibilità ai pazienti di cancellarlo direttamente online e decidere fino a quanto tempo prima della visita possono farlo.

Inoltre, potrai aggiungere informazioni per il paziente mettendolo a conoscenza di come vengono gestite le disdette nel tuo studio. Qui di seguito le impostazioni da configurare da Impostazioni → Studio → Prenotazione online → Disdetta appuntamenti:

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La nuova disdetta per gli appuntamenti è valida anche per quelli prenotati telefonicamente, e il paziente può accedervi tramite: 

  • Prenotazione online: se il paziente prenota l’appuntamento online, al termine dell’operazione riceverà un messaggio di conferma completo del link appuntamento per permettergli di disdire in autonomia.
  • Promemoria: se l'appuntamento viene preso in studio o al telefono, basta aggiungere nell’ SMS o nell’email di promemoria la variabile [[LINK_APPUNTAMENTO]]. Il messaggio comprenderà il link alla prenotazione per disdirla se necessario. Guarda come fare
  • Whatsapp: lo studio può impostare il messaggio Whatsapp di default inserendo la variabile [[LINK_APPUNTAMENTO]], per dare ai pazienti la possibilità di cancellare l’appuntamento online. Guarda come fare
  • App paziente: accedendovi i pazienti hanno la possibilità di vedere tutti gli appuntamenti confermati con lo studio, e possono eventualmente prenotarne di nuovi o disdire quelli futuri.

In caso di cancellazione lo studio verrà avvisato in automatico via email e con notifica in Agenda. 

Qual è il vantaggio?

  • Riduci gli appuntamenti saltati senza preavviso. Inserendo nei promemoria (via email e SMS) il link per permettere ai tuoi pazienti di cancellare l’appuntamento se non possono presentarsi, avrai il preavviso necessario e non sprecherai risorse a causa di imprevisti.

  • Riduci le chiamate in segreteria. Il paziente non avrà bisogno di chiamare in studio per disdire, potrà avvisarti con un clic.

  • Pieno controllo nella gestione degli appuntamenti, anche di quelli cancellati. Puoi infatti decidere di non rendere disponibile la disdetta appuntamento per i tuoi pazienti, o di renderla disponibile solo entro un certo limite di tempo dalla data/ora dell’appuntamento stesso. Così avrai il tempo di organizzarti in caso di cancellazione.

  • Maggior personalizzazione. Adesso, puoi personalizzare il messaggio da mostrare ai pazienti riguardo la politica di disdetta appuntamenti nel tuo studio. Spiega loro come vengono gestite le cancellazioni ed evita brutte sorprese.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Quando imposti le specifiche per la disdetta degli appuntamenti nel tuo studio, fissa un tempo massimo entro il quale il paziente può cancellare la visita. Deve essere abbastanza ampio affinché tu possa riempire lo slot libero e non avere buchi in agenda. 

Indica cosa deve fare il paziente nel caso in cui l’appuntamento da cancellare sia troppo vicino (per esempio: avvisare subito lo studio con una chiamate in reception). Potresti anche decidere di far pagare al paziente un indennizzo allo studio in caso di cancellazione oltre i tempi prestabiliti, per coprire i costi fissi della poltrona che rimarrà vuota e ridurre il danno.

 

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Invito per i nuovi utenti

Quando aggiungi una nuova utenza nel tuo studio su AlfaDocs mandando un invito all’utente, la piattaforma gli richiederà il numero di telefono, il suo ruolo all’interno dello studio e se collabora o meno con altri studi. In questo modo, avrai informazioni più complete e sempre sincronizzate sul tuo team, per una collaborazione più semplice ed efficace.

 

Notifica per pazienti nuovi  

Quando un nuovo paziente prenota un appuntamento online, in agenda riceverai una notifica che ti indica che il paziente non è ancora in anagrafica. 

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Condivisione Documenti ottimizzata

Quando condividi un documento con un paziente da AlfaDocs tramite email o SMS, da oggi la tipologia di documenti (fattura, preventivo, immagine…) verrà indicata nell’oggetto (dell’email) e nel corpo del messaggio. In questo modo, al paziente sarà chiara l’importanza della comunicazione non appena la riceve, senza che debba prima aprire l’allegato per scoprire di cosa si tratta.

  • Analisi > Report. Abbiamo ottimizzato la creazione dei report mensili. 

  • Prenotazione Online. Adesso il caricamento degli slot orari sulla pagina di Prenotazione Online dello studio è ancora più veloce. 

  • Magazzino. Abbiamo migliorato e velocizzato il caricamento degli articoli sotto scorta. 


 

 
 

Aggiornamenti Maggio 2022 

Firma Elettronica: adesso il check-in è automatico anche per i minori


Con la FOCA (Firma On Click Automatica) di AlfaDocs, i tempi per il lavoro in segreteria si dimezzano: il paziente arriva in studio con tutti i documenti per l’accettazione già archiviati.

Il check-in diventa automatico, da oggi anche in caso di pazienti minori o accompagnati. 

Adesso è immediato richiedere la firma di un tutore sui documenti o impostarne uno direttamente dalla cartella paziente: 

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Se il firmatario non è ancora stato aggiunto, puoi impostarlo prima della firma dei documenti.

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Qual è il vantaggio?

  • Velocità e semplicità nei processi. I documenti vengono firmati con un solo clic, anche da remoto e per minori o pazienti accompagnati.
  • Meno lavoro in segreteria. Non c’è più bisogno di stampare, maneggiare e archiviare fogli di carta. 
  • Risparmio di tempo e di denaro. Considerando una media di 15 minuti per il check-in e il check-out di ogni paziente, le ore risparmiate annualmente grazie alla FOCA sono circa 600. L’eliminazione della carta garantisce inoltre un risparmio di circa 10.000 euro ogni anno. 
  • Maggior sicurezza. I documenti firmati con la Firma Elettronica, inviati e archiviati digitalmente sono al sicuro da smarrimenti e violazioni del GDPR. 

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Quando aggiungi in anagrafica un nuovo paziente (minore o accompagnato), imposta subito uno o più firmatari che faranno le sue veci. In questo modo, per la firma dei successivi documenti sarà tutto già pronto. Puoi anche impostare un firmatario predefinito per velocizzare ulteriormente le operazioni successive.

 

Attiva la FOCA per il check-in automatico dei pazienti

PRENOTA UNA CONSULENZA
 
 

Studio grande? Comunica ai pazienti in quale sala dovranno dirigersi  

Per i promemoria automatici degli appuntamenti, abbiamo aggiunto una nuova variabile digitale: il numero della poltrona su cui si svolgerà la visita. Se la inserisci nel messaggio, il sistema invierà automaticamente il numero di poltrona nell’SMS o nell’Email di reminder. In questo modo, una volta giunto in studio, il paziente saprà già in che sala dirigersi.

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Cartella Paziente 

Abbiamo migliorato l’aspetto dell’interfaccia nella cartella paziente. Adesso è molto più semplice e ordinata:

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ora è così:

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Workflow

Abbiamo aggiunto nuove funzionalità per i workflow e apportato dei miglioramenti.  Con i nuovi filtri aggiunti, potrai targetizzare più precisamente i pazienti da contattare sulla base dello stato del piano di cura: 

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  • Prenotazione Online. Abbiamo reso il caricamento degli slot orari immediato sulla pagina di Prenotazione dello studio. 

  • Cartella Paziente. Oltre ad aver reso l’interfaccia delle anagrafiche più pulita e ordinata, abbiamo aumentato la velocità di caricamento dei file sulla cartella.

  • Fatturazione. Nell’export del file XML per una nota di credito, non troverai più numeri negativi. Adesso il valore visualizzato è quello per la corretta lettura del file, dunque sempre positivo. 

 

 
 

Aggiornamenti Aprile 2022 

Potenzia la segreteria del tuo studio con il nuovo servizio di Prenotazione e Documenti sull’App Paziente


Immagina di poter avere la segreteria dello studio operativa 7 giorni su 7, 24h su 24, senza che aumenti il carico di lavoro. Se hai un servizio di Prenotazione Online sai già cosa significa: i pazienti possono prenotare con pochi clic in qualsiasi momento della giornata, anche quando lo studio è chiuso, senza che tu perda il controllo sulla tua agenda. Decidi tu quando, cosa e con quale operatore il paziente può prenotare online.

Abbiamo aggiornato l’area di Prenotazione Online e dei Documenti all’interno dell’App per i tuoi pazienti rendendola ancora più intuitiva e veloce. Adesso dall’App Paziente non solo potranno visualizzare i prossimi appuntamenti e prenotarne uno nuovo in pochi clic, ma avranno anche la possibilità di firmare da remoto tutti i documenti necessari per l’accettazione e di ricondividerli con la segreteria ancor prima di arrivare in studio per la visita.

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Qual è il vantaggio?

  • Faciliti la prenotazione ai tuoi pazienti. Con la prenotazione online, elimini il rischio che il paziente non riesca a fissare una visita tramite chiamata per via della linea occupata o degli orari di chiusura dello studio.
  • Riduci le chiamate in studio. Se permetti ai tuoi pazienti di fissare appuntamenti senza bisogno di telefonare in segreteria, puoi ridurre le chiamate del 30% e oltre. Inoltre, l’area della reception sarà più silenziosa. 
  • Risparmi tempo. Il processo di accettazione in studio (check-in e check-out) richiede in media 15 minuti a persona. Ma dall’App Paziente di AlfaDocs, i pazienti potranno visualizzare quali documenti rimangono da compilare e firmali da remoto. Grazie alla sincronizzazione immediata dei dati con quelli dello studio, saranno archiviati  in automatico a norma di legge e la tua  reception non dovrà più muovere un dito, dimezzando i processi di accettazione con la massima sicurezza legale in materia di privacy. 
  • Migliori il servizio offerto ai pazienti e aumenti la loro soddisfazione. Non solo darai modo al paziente di prenotare e compilare i documenti direttamente dall’App dedicata a lui, ma il personale dello Studio potrà anche dedicargli più tempo per le questioni davvero importanti ed evitare che aspetti a lungo in sala d’attesa.
    Il paziente avrà un luogo sicuro ed organizzato per consultare in qualsiasi momento tutti i documenti che il tuo Studio ha condiviso con lui.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Invitando il tuo paziente ad utilizzare l’App Paziente (direttamente dalla sua anagrafica > Bacheca o Comunicazione; o da Marketing > Comunicazione) a fissare i prossimi appuntamenti direttamente da lì, la tua segreteria non dovrà muovere un dito per la prenotazione, l’accettazione in studio e l’archiviazione dei documenti: è tutto automatizzato. Anche dopo la visita, potrai condividere con il paziente preventivi, fatture ed eventuali documenti clinici che lui visualizzerà nell’App.

 

Hai già completato la configurazione per la Prenotazione Online del tuo studio?

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App Paziente

Se hai mandato l’invito ad un paziente per l’utilizzo dell’App Paziente ma non l’ha ancora accettato, da oggi potrai rinviarglielo direttamente dalla sua anagrafica. È quindi possibile correggere eventuali indirizzi email errati e ri-chiedere ai pazienti la creazione dell’account sull’App ed evitare che non abilitino l’App per una dimenticanza.

Gestione > Appuntamenti

Adesso, se scarichi il report degli appuntamenti dello studio per un dato periodo di tempo, nel file formato CSV o PDF vedrai anche lo Stato e la Descrizione per ogni appuntamento. In questo modo avrai una panoramica completa dell’attività dello studio.

Comunicazione > Promemoria Appuntamenti

Ricorda l’appuntamento ai tuoi pazienti grazie ai promemoria email intelligenti. Come per i promemoria SMS, adesso AlfaDocs non invierà più un doppio messaggio di reminder allo stesso paziente per più di un appuntamento nella stessa giornata. Il paziente ne riceverà solo uno, per una comunicazione essenziale e più efficace.

Prenotazione Online

Abbiamo migliorato l’integrazione con Google Maps sulla pagina del tuo studio sul portale di Prenotazione Online. Adesso chi visita la pagina visualizzerà il tuo studio nelle Mappe più chiaramente e senza le altre attività commerciali sul territorio.

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  • Da oggi, quando crei una nuova utenza per un membro dello staff dello studio, avrà la possibilità di creare note cliniche per default. 

  • Abbiamo ottimizzato la risoluzione delle immagini su AlfaDocs per fornirti la miglior esperienza di utilizzo. 

 

 
 

Aggiornamenti Marzo 2022 

Aumenta il controllo sul fatturato con report più veloci


Con AlfaDocs puoi monitorare in qualsiasi momento tutta la contabilità dello studio. Adesso è ancora più immediato ottenere il resoconto giornaliero e mensile delle fatture in entrata e in uscita. Velocizza le analisi di produzione: non è più necessario impostare un filtro avanzato per trovare i dati del periodo corrente, basta un clic.

In Contabilità > Fatturazione, apri il menù a tendina in alto a sinistra. Infondo alla pagina troverai il totale aggregato del periodo che stai considerando (oggi in entrata, oggi in uscita, questo mese in entrata, questo mese in uscita).

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Qual è il vantaggio?

  • Risparmi tempo. Con i nuovi filtri, la visualizzazione dei report del giorno e del mese diventa istantanea. 
  • Massimizzi il controllo. Adesso puoi vedere quotidianamente il totale di fatture in entrata e in uscita, ed esaminare l’andamento in contabilità del mese in corso. 
  • Eviti dimenticanze. Visualizza quanto hai fatturato, pagato e quanto ancora resta da pagare, su base giornaliera e mensile.
  • Lavori con maggior flessibilità. I report delle fatture sono scaricabili in diversi formati (xml, csv e pdf), facilmente utilizzabili anche su altri software. 

Tieni sotto controllo tutta la contabilità dello studio

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Prenotazione Online

  • La Prenotazione Online è ancora più veloce. Quando un paziente prenota un appuntamento sulla pagina del tuo studio, se il prossimo slot orario libero è tra diverse settimane, il sistema mosterà un messaggio indicando la prima data disponibile. Il paziente non dovrà più scorrere diverse settimane sul calendario, ma potrà saltare direttamente al giorno disponibile.

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  • Per i pagamenti online durante la fase di prenotazione online, a pagamento avvenuto il paziente visualizzerà un messaggio di conferma e riceverà un’email per la transazione eseguita, così da avere un’ulteriore conferma dell’avvenuto pagamento..

Contabilità

  • Adesso, nel file .csv della Prima Nota che puoi scaricare, sono presenti anche i Codici Fiscali dei pazienti. In questo modo, durante gli import su eventuali altri software contabili, non sarà più necessario controllare che la lista di pagamenti corrisponda a quella delle fatture. Sulla Prima Nota potrai infatti visualizzare sia le fatture sia l’identità di chi ha effettuato i pagamenti, tramite Codice Fiscale.

  • Le Fatture Elettroniche in entrata da oggi avranno anche il campo “Data consegna al SdI”, utilizzabile anche per ordinarle o fare ricerche con i filtri avanzati, per una maggior precisione nella gestione della contabilità, anche per il commercialista.

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  • Da oggi è possibile inserire la quota pagata da assicurazioni o convenzioni del paziente nelle voci della fattura, anche se essa non fa parte di un piano di cura.

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Comunicazione pazienti

Lo studio con AlfaDocs è ancora più GDPR compliant, cioè in ottemperanza al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati. Abbiamo aggiunto la checkbox per il consenso al ricevimento delle comunicazioni di Marketing nella cartella del paziente. È quindi ora possibile distinguere tra il consenso del paziente alle comunicazioni SMS e Email per i promemoria degli appuntamenti e quello per comunicazioni di Marketing pubblicitario da parte dello Studio.

  • Abbiamo migliorato la funzione di creazione delle fatture a saldo.

  • La funzione di duplicazione dei Piani di Cura è stata migliorata e resa più performante. 

  • La ricerca dei pazienti con i filtri avanzati è stata ulteriormente ottimizzata, per trovarli più velocemente.
 
 

Aggiornamenti Febbraio 2022 - Parte II

Migliora le comunicazioni dello studio con i reminder “intelligenti”: invia un solo SMS ai pazienti con più appuntamenti nello stesso giorno


I promemoria riducono gli appuntamenti saltati del 77%. Utilizzarli è fondamentale per lo studio, e con AlfaDocs puoi inviarli in automatico senza scrivere il messaggio ogni volta. Da oggi sono ancora più efficienti: se il paziente ha più appuntamenti nello stesso giorno, riceverà un solo promemoria. 

Può capitare che vengano fissate più prestazioni per lo stesso paziente in un’unica giornata, una dopo l’altra. In questo caso, basterà un solo reminder per non dimenticarsene: non c’è bisogno che parta anche il secondo SMS automatico. AlfaDocs lo disabilita di default. 

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Qual è il vantaggio?

  • La comunicazione con i pazienti è ottimizzata e più efficiente: lo studio invierà solo i promemoria necessari, senza disturbare il paziente. 
  • Non sprecherai SMS: un promemoria è sufficiente per più appuntamenti nello stesso giorno. Risparmi i crediti SMS per comunicazioni ad alto valore aggiunto.
  • Eviterai sviste: AlfaDocs disabilita i promemoria doppi di default, senza che debba ricordartene tu. 

Hai già attivato i promemoria nel tuo studio?

Scrivi una sola volta il messaggio SMS o Email predefinito che vuoi che i pazienti ricevano. Imposta la frequenza con la quale preferisci che vengano inviati (esempio: 24 ore prima, qualche giorno prima, poche ore prima, più volte, ecc). 

Ridurrai del 77% gli appuntamenti saltati senza preavviso e il tempo speso in segreteria per chiamare e mandare messaggi ai pazienti. 

Riduci il rischio di appuntamenti saltati del 77% risparmiando tempo in segreteria

ATTIVA I PROMEMORIA PER I TUOI PAZIENTI
 

Fatturazione - Piani di Cura e Preventivi

Adesso puoi fare valutazioni ancora più efficaci dei compensi degli operatori. È infatti possibile scegliere se calcolare il compenso dell’operatore che esegue  una prestazione sulla  tariffa prima o dopo aver applicato un eventuale sconto.

Sistema TS

Abbiamo reso ancora più pratico e veloce l’invio dei dati. Quando emetti una nuova fattura, è ora possibile selezionare direttamente nel processo di fatturazione il tipo di spesa per l’invio al Sistema TS per ogni singolo pagamento. Guarda come fare.
  • Abbiamo ottimizzato ulteriormente la gestione dei documenti: quelli che non presentano il campo “firma” non verranno più contrassegnati come documenti con firma mancante.
  • È stata ottimizzata e migliorata l’interfaccia utente nella Prenotazione Online.
 
 

Aggiornamenti Febbraio 2022

Comunica più velocemente con i pazienti grazie ai messaggi predefiniti di WhatsApp


Adesso puoi impostare messaggi WhatsApp predefiniti per rendere più immediate le comunicazioni con i pazienti. 

Dopo aver fissato un appuntamento sarà possibile inviare al paziente un messaggio di conferma su WhatsApp con tutte le informazioni utili (documentazione con cui presentarsi, indicazioni su come raggiungere lo studio, link all’App paziente o alla gestione dell’appuntamento ecc). 

Il messaggio, totalmente personalizzabile, si completerà automaticamente con i dati del paziente e dell’appuntamento.

 

Come impostare il messaggio predefinito

 

Qual è il vantaggio?

  • Lo studio risparmierà tempo grazie alle informazioni contenute nel messaggio predefinito, che eviteranno dimenticanze e dubbi al paziente. 
  • La reception potrà gestire più conversazioni contemporaneamente risparmiando il tempo perso in chiamate. L’utilizzo di WhatsApp permette al paziente di rispondere direttamente in caso di dubbi, ricevendo una risposta pressoché istantanea.
  • Su WhatsApp è possibile verificare che il paziente abbia letto o meno il messaggio e instaurare, se necessario, una comunicazione telefonica.
  • Basterà scrivere un solo messaggio, utilizzabile per tutti i pazienti e gli appuntamenti. Le variabili inseribili nel corpo del messaggio, come [[NOME]] o [[ORARIO_APPUNTAMENTO]] si autocompilano con le informazioni corrispondenti di caso in caso. 
  • Prima dell’invio, il messaggio WhatsApp può essere ulteriormente personalizzato qualora ce ne fosse bisogno. È infatti sempre visualizzabile e modificabile.

 

Velocizza le comunicazioni con i tuoi pazienti

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Analisi - Produzione

  • È ora possibile il download dei report della sezione Analisi > Produzione in formato .csv, per scaricare tutti i dati. Questo formato è più adatto a documenti con molti dati e parametri e alla loro lettura su diversi programmi.  
  • Usando i nuovi “Filtri avanzati”, adesso puoi filtrare i dati di Produzione in base al listino, alla branca o alla prestazione cui si riferiscono (Associato a listino, Associato a branca, Associato a prestazione).

Prenotazione Online

Abbiamo rafforzato il metodo di riconoscimento dei pazienti già esistenti in Anagrafica: è ora necessario che oltre al nome e al cognome combaci anche il numero di telefono. Viceversa, verrà richiesta una seconda verifica al personale di studio direttamente sull’agenda e nel campanellino “Notifiche” in alto a destra di AlfaDocs.
  • Ottimizzazione del riconoscimento del numero di telefono nell’integrazione con WhatsApp. 

  • Ottimizzazione della funzione “Appuntamenti Ricorrenti”.

Aggiornamenti Novembre 2023

Ancora più privacy per i dati clinici dei tuoi pazienti


In ogni studio ci sono diversi ruoli e responsabilità che comportano la necessità di avere diversi gradi di accesso ai dati dei pazienti. Non tutti possono e devono inevitabilmente avere  accesso a tutto.

Grazie alla nuova implementazione che abbiamo attuato, solamente il personale autorizzato dal pannello di controllo dello studio potrà vedere i dati sensibili e clinici dei pazienti come le anamnesi, le note cliniche, il diario e qualsiasi documento caricato sotto la voce di “clinico”. 

Da oggi quando carichi un nuovo file su AlfaDocs potrai infatti selezionare l’opzione “questo è un documento clinico”, e il sistema lo considererà parte integrante dei dati sensibili limitandone l’accesso. 

Questa nuova aggiunta ti permetterà di gestire con massima libertà gli accessi dello staff e dei collaboratori ai dati dei tuoi pazienti Potrai infatti limitare l’autorizzazione di visualizzare i dati clinici solo a determinati operatori, e cambiare le impostazioni in qualsiasi momento.

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Qual è il vantaggio?


  • Garantisci ancor più privacy: Solamente determinati operatori scelti dall'ammnistratore dell'account, potranno avere accesso ai dati sensibili dei pazienti.

Attiva automazioni personalizzate per il singolo paziente che viene aggiunto ad una nuova prestazione

Da oggi puoi attivare un’automazione di marketing anche per un singolo paziente, utilizzando il suo piano di cura come criterio di iscrizione al workflow.

Dopo aver creato un nuovo piano di cura infatti,  potrai inserire un appuntamento ad esso relativo per il tuo paziente ed attivare un nuovo workflow in base al criterio: “Prestazione X è stata programmata” dove “prestazione X” è la nuova prestazione.

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Aggiornamento intelligente del colore degli appuntamenti: evita errori e confusione

Su AlfaDocs puoi assegnare un colore a ciascun tipo di appuntamento, in base alla prestazione alla quale si riferisce e ad altre sue caratteristiche. Questa funzionalità è particolarmente utile per mantenere un’agenda ordinata e soprattutto un ordine mentale più intuitivo per tutto lo staff.  

Da oggi il software aggiornerà automaticamente il colore dell’appuntamento quando cambia il tipo di prestazione che vi è associata, il paziente a cui si riferisce o la modalità di creazione (da listino o da piano di cura).  

Un esempio?

Se lo studio crea originariamente un appuntamento per una prestazione di pulizia dentale (alla quale ha associato il colore blu) e poi lo modifica inserendo invece un riempimento dentale (al quale ha associato il colore rosso), il colore dell’appuntamento in agenda passerà automaticamente da blu a rosso.

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Visualizza facilmente il totale in euro dei piani di cura non ancora fatturati

Da ora non solo potrai visualizzare il totale in euro dei piani di cura non ancora fatturati per data, ma potrai anche vedere la somma totale in € di queste scadenze non fatturate direttamente dalla pagina dei piani di cura. Così facendo potrai calcolare facilmente l’effettivo fatturato dello studio aiutandoti nella pianificazione e gestione finanziaria. 

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  • Abbiamo migliorato i piani di cura.

  • È stato ottimizzato il modulo di appuntamenti online.
     
  • Abbiamo ampliato la potenza di calcolo delle automazioni di marketing.


Aggiornamenti Ottobre 2023

Massima flessibilità nella gestione delle anamnesi: scegli quando compilare e quando firmare!


Da oggi l’anamnesi digitale di AlfaDocs è ancora più potente.

Con l’aggiornamento di questo mese potrai infatti gestire compilazione e firma dell’anamnesi separatamente, sia in studio che da remoto.

Avrai la possibilità di richiedere al paziente la firma dell’anamnesi in un momento diverso rispetto a quando compila il documento.

Questa funzionalità è pensata per adattare la nostra piattaforma alle diverse esigenze operative degli studi, sempre in conformità con le norme vigenti.

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Quali sono i vantaggi?


  • Garantisci più flessibilità: Che tu non abbia bisogno della firma per l'anamnesi o che tu desideri compilarla ma richiedendo la firma in seguito, ora hai la possibilità di farlo.

  • Risparmia tempo: con un solo click potrai scegliere se firmare o meno l'anamnesi.

  • Rendi più efficiente la gestione delle anamnesi: Ora puoi compilare l'anamnesi in base alle esigenze specifiche del tuo studio e dei pazienti, il che semplifica notevolmente il tuo lavoro.

Magazzino e scadenze della merce: da oggi puoi gestirli senza errori

Evita gli errori in magazzino. Da oggi gli avvisi sull’imminente scadenza di un prodotto e la necessità di rimuoverlo sono automatici. 

Rimuovi solo gli articoli effettivamente in scadenza con un semplice click ed evita così costosi errori. 

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Nuove opzioni di fatturazione: ora puoi creare note di credito anche per fatture non legate a piani di cura

Abbiamo introdotto una nuova opzione di fatturazione per soddisfare le esigenze fiscali degli studi medici. 

Da ora puoi emettere note di credito relative a fatture senza un piano di cura associato. Inoltre, da potrai creare fatture anche per Piani di Cura già chiusi.

Questo aggiornamento mira a fornire maggiore flessibilità e controllo nella gestione finanziaria del tuo studio.

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Barra di ricerca avanzata

Abbiamo potenziato la barra di ricerca di AlfaDocs con l'introduzione della ricerca avanzata. Questo nuovo strumento è utile per effettuare ricerche dettagliate e  filtrare al meglio tutti i risultati. 

Un esempio comune? Quando cerchi pazienti con un cognome di sole 2 lettere, spesso la ricerca normale non è abbastanza per trovare il risultato che ti serve.

Adesso puoi aumentare la precisione della tua ricerca e risparmiare tempo prezioso.

Video Barra ricerca avanzata

Ricerca automatica della prima disponibilità in agenda nel range di 30 giorni

Da oggi quando cerchi una disponibilità sulle agende dei tuoi operatori, AlfaDocs cercherà in automatico il primo spazio libero nei 30 giorni successivi alla data selezionata. 

Questa novità ti permette di lavorare più agilmente e risparmiare tempo prezioso.

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  • Abbiamo reso più efficente il sistema di sconti nei piani di cura.

  • Abbiamo migliorato il modulo di analisi.
     
  • Abbiamo ottimizzato il calendario.

  • Abbiamo potenziato il sistema di appuntamenti.
 
 

Aggiornamenti Settembre 2023

Automazione in segreteria: da oggi i workflow sono ancora più versatili 

I workflow sono flussi di lavoro automatici che permettono un notevole risparmio di tempo in segreteria e possono essere utilizzati per diversi scopi. Puoi utilizzarli per individuare segmenti specifici di pazienti, inviare loro comunicazioni o impostare promemoria per processi interni allo studio.

Per rendere questo strumento ancora più versatile e utile, abbiamo aggiunto la possiblità di impostare il criterio di iscrizione dei pazienti nel workflow in base agli appuntamenti in agenda collegati a piani di cura. 

Da oggi potrai inviare comunicazioni automatiche a chi ha prestazioni programmate o specifiche prestazioni programmate, dunque già collegate a un appuntamento in agenda. 

Questa novità ti aiuterà anche ad individuare (e contattare) i pazienti che devono prendere un appuntamento in studio e a poter inviare comunicazioni automatiche totalmente personalizzabili coloro che sono prossimi ad averne uno. 

 

Workflow - prestazioni


Qual è il vantaggio?

  • Maggior libertà di utilizzo. Questa novità ti dà la possibilità di fare un uso ancor più completo e flessibile dei workflow. 

  • Massima efficienza in segreteria. Adesso l'attività di ricerca dei pazienti con un piano di cura aperto che devono ancora fissare un appuntamento richiederà solo un paio di clic.

  • Comunicazione potenziata. Individuare e raggiungere i pazienti ai quali vuoi mandare una comunicazione è diventato ancora più semplice e veloce.

Tieni traccia delle Prime Visite

Da ora puoi filtrare gli appuntamenti contrassegnati come 'Prima Visita'.

Questa informazione sarà visibile anche nel file CSV degli appuntamenti, nella nuova colonna 'Prima Visita'.

In questo modo avrai una panoramica del numero di prime visite nel tuo studio rispetto al totale degli appuntamenti, permettendoti di monitorare l'andamento del tuo studio e valutare il tasso di acquisizione dei pazienti, nonché l'efficacia delle strategie di marketing.

Questo sarà possibile grazie alla sezione "Prima Visita" che visualizzerai durante l'aggiunta di un nuovo appuntamento in agenda, dove AlfaDocs determinerà automaticamente se esso si tratta di una prima visita o meno. Potrai anche modificare l'informazione manualmente.

Prima visita

 

Assegnazione automatica dell’operatore: migliora la gestione delle note

Ora, quando aggiungi una nuova nota su Alfa Docs, il sistema preselezionerà automaticamente l'autore associato al tuo account.

Questa funzionalità garantisce una maggiore coerenza nell'esperienza utente e semplifica il flusso di lavoro, consentendo un notevole risparmio di tempo, specialmente negli ambienti medici.

Ad esempio, in uno studio dentistico, l'igienista dentale verrà automaticamente indicato come autore per le attività legate all'igiene, migliorando l'efficienza complessiva.

Operatore

 

Ottimizzazione della gestione degli appuntamenti spostati

Da oggi puoi semplificare il processo di invio di promemoria ai pazienti quando gli appuntamenti vengono spostati.

Nelle impostazioni di comunicazione dello studio, potrai scegliere se abilitare o meno la richiesta di AlfaDocs per l’invio di comunicazioni al paziente quando un suo appuntamento viene spostato in agenda.

Quando questa opzione è disabilitata, non ti mostreremo nessun pop-up in agenda quando sposti in appuntamento, viceversa potrai scegliere se avvertire il paziente via SMS o email. 

Promemoria app spostati

 

Calcolo automatico del prezzo lordo nei piani di cura

Ora è possibile modificare il prezzo lordo nei piani di cura e ottenere automaticamente il calcolo del prezzo netto.

Questo miglioramento rende la creazione dei piani di cura più flessibile e conveniente per gli studi che gestiscono l'IVA.

Ad esempio, se desideri ricalcolare un prezzo netto di €163,93 (€200 lordi) aggiungendo €50, il calcolo dell'IVA netta al 22% può essere complicato in tempo reale. Ora AlfaDocs lo farà per te.

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  • Abbiamo migliorato il sistema di fatturazione 

  • Abbiamo ottimizzato la gestione degli appuntamenti 

  • Abbiamo migliorato ed ottimizzato la sezione magazzino 
 
 

Aggiornamenti Agosto 2023

Metti il turbo al tuo lavoro: ora puoi creare le fatture per gli appuntamenti direttamente dall’agenda

Non sempre le prestazioni da eseguire sui pazienti sono legate a interi piani di cura. 

Per rendere più snello il tuo lavoro e adattare il nostro software alle esigenze di più branche mediche, abbiamo introdotto la possibilità di creare una fattura direttamente dall’agenda. 

Ti basta un clic sull’appuntamento: se esso non è stato collegato a nessun piano di cura, AlfaDocs ti porterà direttamente alla creazione della fattura già intestata al paziente.

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Se non hai ancora registrato il paziente, verrai prima indirizzato alla sua anagrafica.

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Lo stesso vale per appuntamenti inseriti in piani di cura: quando clicchi l’icona della fatturazione puoi crearne una già collegata al piano di cura. 

Sempre dall’agenda puoi anche fatturare un appuntamento collegato ad un piano di cura le cui prestazioni non sono ancora state eseguite: AlfaDocs ti avviserà che tutte le prestazioni collegate verranno indicate come eseguite nella data odierna. 


Qual è il vantaggio?

  • Semplifica i processi. Creare una fattura direttamente dall’agenda è una scorciatoia digitale che permette una gestione più agile del tuo lavoro.

  • Risparmia tempo. Non hai bisogno di navigare sul software di sezione in sezione: è tutto lì dove ti serve. 

  • Snellisci la fatturazione. Ti basta un clic: AlfaDocs intesta automaticamente la fattura al tuo paziente.


Adesso puoi vedere se un paziente ha l’anamnesi scaduta direttamente dall’agenda

Per la sicurezza dei pazienti e dello studio è necessario che le anamnesi siano costantemente aggiornate. Nella cartella paziente era già possibile visualizzare l’avviso di anamnesi scaduta per farne compilare una nuova al paziente. 

Per aumentare la precisione e l’efficienza dello studio, da ora, se il paziente ha un’anamnesi scaduta, potrai vederlo direttamente dal pop up dell’appuntamento in agenda. 

Anamnesi (1)

 

Note: traccia l’autore delle note e modificalo se necessario

Negli studi che utilizzano una sola utenza AlfaDocs per più operatori, potrebbe essere difficile risalire all’autore delle note paziente. 

Adesso, quando un operatore che ha eseguito l’accesso aggiunge una nota verrà indicato come autore della stessa. Dal menu “operatore”, potrai inoltre selezionare manualmente la tua identità. 

Fatta eccezione per quelle cliniche, l’autore potrà essere modificato anche in seguito alla creazione della nota.

Note cliniche

 

Privacy: nascondi i dati di contatto dei pazienti

Da oggi puoi aumentare la sicurezza dei dati dei tuoi pazienti: nella sezione “Permessi”, puoi decidere di non mostrare i loro contatti in Agenda, Gestione Appuntamenti e Gestione Pazienti agli operatori che utilizzano AlfaDocs in studio. 

Questa novità è utile soprattutto per i grandi studi con un grande turnover di pazienti e personale: è utile per evitare che i dati di contatto possano essere utilizzati da ex collaboratori per raggiungere i pazienti in autonomia e cercare di sottrarli alla clinica. 

dati Pazienti

 

Anagrafica: chiedi al paziente di completare i campi obbligatori

AlfaDocs ti permette di impostare come obbligatori i campi che desideri nell’anagrafica paziente. Adesso quando il paziente completa i suoi dati in autonomia in studio o da remoto, visualizzerà come obbligatorie le informazioni che hai deciso dovessero essere tali.

Campi personalizzati

 

Ora puoi inserire le emoji nei campi di testo

Abbiamo aggiunto la possibilità di utilizzare emoji su AlfaDocs, per permettere al tuo studio una maggiore personalizzazione degli elementi e delle comunicazioni sulla piattaforma. Adesso puoi inserirle negli appuntamenti, negli SMS e nelle email (compresi quelli da Workflow e da Promemoria) e in anagrafica paziente.

Emoji

Fatturazione: impostazioni di default in base al regime fiscale dello studio

Adesso la Natura delle fatture impostata di default su AlfaDocs corrisponderà al regime fiscale indicato nelle impostazioni dello studio. 

Se, per esempio, il regime è forfettario, le fatture saranno impostate con Natura 2.2. Questo ti permetterà di risparmiare tempo ed evitare passaggi manuali ripetitivi ogni volta.

Natura fattura

 

  • Abbiamo apportato diverse migliorie in Produzione.

  • Abbiamo migliorato l'export dati per Team System.

  • Abbiamo ottimizzato la creazione di un nuovo appuntamento in agenda.

 
 

Aggiornamenti Luglio 2023

Contributo integrativo ENPAP o ENPAB: AlfaDocs è ora utilizzabile da ancora più professionisti

Per facilitare il lavoro di tutti i professionisti sanitari abbiamo aggiunto la possibilità di inserire in fattura il contributo integrativo relativo alle professioni di psicologo e biologo. 

Adesso in fase di creazione della fattura potrai selezionare il corretto contributo integrativo ENPAP o ENPAB e l’eventuale percentuale relativa per la ritenuta d’acconto.

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Qual è il vantaggio?

  • Maggiore adattabilità del nostro software alle esigenze di tutti i professionisti sanitari. 

  • Semplicità di utilizzo. La creazione delle fatture con AlfaDocs è veloce e intuitiva.

  • Integrazione completa. Non avrai più bisogno di creare le fatture su software di terze parti: puoi fare tutto su un’unica piattaforma e impostare le voci correttamente.

Aggiunta dei colori nella colonna operatore in agenda

Adesso sarà ancora più facile distinguere a colpo d’occhio i vari operatori in agenda: hai infatti la possibilità di assegnare a ciascuno di loro un colore che sarà visibile nella colonna.

colori operatori

 

Possibilità di assegnare ad ogni branca un colore

Adesso puoi impostare ad ogni branca un colore e AlfaDocs lo utilizzerà di default quando crei un appuntamento a essa relativo. In questo modo non dovrai più ricordare mentalmente i colori di ogni branca e riscontrerai un maggior ordine nella gestione del tuo studio dalla nostra piattaforma.  

Colori branche

 

Visualizza il costo totale delle prestazioni da eseguire nel CSV degli appuntamenti

Da oggi, quando scarichi il CSV degli appuntamenti relativi, per esempio, alla settimana, visualizzerai una colonna con il totale da incassare per ognuno di essi. In questo modo potrai prevedere facilmente il flusso di cassa che ti aspetta.

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  • Abbiamo migliorato l’integrazione con TeamSystem eliminando tutti i bug relativi all’importazione di file. 

  • Abbiamo reso ancora più rapida l’aggiunta di un nuovo paziente in anagrafica.

  • Abbiamo perfezionato il funzionamento dei Workflow.

  • Da oggi i report in Analisi saranno ancora più precisi.
 
 

Aggiornamenti Giugno 2023

Collega AlfaDocs ai sistemi PACS e ottimizza il lavoro con gli apparecchi elettromedicali

I sistemi PACS permettono di archiviare, recuperare, presentare e condividere immagini prodotte da apparecchiature diagnostiche (ecografie, mammografie, risonanze, ecc..).

Da oggi è possibile integrare AlfaDocs a questi sistemi così da poter trasmettere le suddette immagini all’apparecchio elettromedicale necessario per il trattamento. Nel caso in cui, per esempio, un paziente dopo un’ecografia dovesse sostenere una terapia ad ultrasuoni, tramite AlfaDocs potrai inviare il referto alla macchina indicando il nome del paziente e la tipologia di procedura da seguire. 

Se nel tuo studio utilizzi macchinari, grazie al dialogo tra AlfaDocs e il sistema PACS potrai indicare loro quale procedura seguire con un solo clic. 


Qual è il vantaggio?

  • Velocità. Il collegamento ai sistemi PACS ti permette di lavorare in modo più rapido grazie alla comunicazione tra hardware e software

  • Efficienza. Grazie alle informazioni trasmesse da AlfaDocs al macchinario per la terapia, puoi ottimizzare i processi. 

  • Precisione. Grazie al digitale elimini il rischio di errore umano: l’apparecchio eseguirà sempre la terapia corretta.

Aggiungi nuovi pazienti anche se hai il permesso di visualizzare solo i tuoi

Da oggi anche utenti a cui è stato dato il permesso di vedere solo i propri pazienti in AlfaDocs avranno la possibilità di aggiungerne di nuovi in anagrafica. Questo permette agli operatori di lavorare con maggior autonomia.

nuovi pazienti

 

 

Inserisci la data di esecuzione delle fasi di prestazione per report più precisi

Adesso quando segni come eseguita la fase di una prestazione puoi indicare la sua esatta data di esecuzione. Questa informazione verrà considerata anche nei report in Produzione e nel calcolo dei compensi degli operatori.

fasi di cura

 

 

Adesso i tuoi pazienti possono scattarsi una foto da inserire in anagrafica

Quando il paziente compila i dati relativi alla sua anagrafica dal dispositivo dello studio o da remoto, potrà aggiungere una sua foto scattandosi direttamente un selfie da AlfaDocs. In questo modo la generale esperienza del paziente migliora e per lo studio sarà più facile avere anagrafiche con foto profilo aggiornate.

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Magazzino: ricerca degli articoli ancora più veloce

Ora ti basta inserire nella barra di ricerca del magazzino solo le prima 3 cifre del numero identificativo del prodotto per trovarlo. Puoi inserire il numero manualmente o tramite lo scanner del codice a barre.

 

Scarica il PDF degli appuntamenti per organizzare il lavoro in studio

Abbiamo aggiunto alla lista PDF degli appuntamenti la colonna “operatore” e “poltrona”. In questo modo in studio sarà possibile scaricare il documento e farsi un’idea del piano del giorno visualizzando quali operatori e stanze saranno occupati e quando.

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Lo stesso vale per il PDF "prossimi appuntamenti", scaricabile nella cartella paziente. Visualizzare dal documento qual è la sala in cui devono dirigersi aiuterà i pazienti di grandi studi ad orientarsi. 

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Imposta una data di scadenza per le anamnesi affinché siano sempre aggiornate

Adesso puoi impostare una scadenza per le anamnesi: dopo il periodo da te indicato AlfaDocs segnalerà nella cartella paziente che l’anamnesi è scaduta e va aggiornata. Laddove un paziente ha un’anamnesi scaduta, gli verrà chiesto di compilarne una nuova in fase di compilazione documenti obbligatori per l’appuntamento (sul dispositivo dello studio o da remoto).

anamnesi

 

 

Visualizza le fasi di cura anche in Produzione per report più completi

Da oggi in Produzione AlfaDocs ti mostrerà le prestazioni divise per fasi di cura. In questo modo potrai visualizzare quanto è già stato fatto per una data prestazione e quali sono le fasi di cura ancora da completare. 

Questo ti permette di farti un’idea più ampia del lavoro svolto in studio e della sua programmazione.

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  • Quando nella cartella paziente ci sono documenti che richiedono una firma, AlfaDocs lo segnalerà con una piccola icona di fianco alla cartella paziente
  • Abbiamo aumentato la sicurezza dei nostri sistemi.

  • Abbiamo migliorato la sezione dei piani di cura.

  • Adesso potrai eliminare i file dalla cartella paziente più facilmente.

  • Abbiamo apportato dei miglioramenti nell’agenda di AlfaDocs.
 
 

Aggiornamenti Maggio 2023

Potenzia le automazioni in segreteria con i nuovi campi personalizzati nei Workflow

I workflow di AlfaDocs ti permettono di creare flussi di lavoro automatici che svolgono attività in autonomia. Puoi utilizzarli per inviare comunicazioni a segmenti specifici di pazienti o impostare promemoria per processi interni allo studio.

Da oggi, hai la possibilità di aggiungere ai criteri di iscrizione del workflow condizioni legate ai campi personalizzati nell’anagrafica paziente. 

Immagina che lo studio voglia inviare una comunicazione a tutti i pazienti con assicurazione X. Basterà creare il campo personalizzato Assicurazione nell'anagrafica dei pazienti ed impostare un workflow che abbia come criterio di iscrizione la condizione “Assicurazione = X”. 

A questo punto, una volta completata la creazione, tutti i clienti assicurati X riceveranno la comunicazione desiderata.

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Qual è il vantaggio?

  • Maggiori possibilità. Adesso lo studio può creare comunicazioni per segmenti molto più specifici di pazienti, aumentando la comodità e la precisione del lavoro, oltre a migliorarne i risultati.

  • Risparmio di tempo. Un grande vantaggio dei Workflow è dato dall’immediata individuazione dei pazienti che soddisfano una data condizione: non saranno più necessari controlli manuali.

  • Comunicazione potenziata. Avere la possibilità di targetizzare specifici gruppi di pazienti per inviare loro una comunicazione ti permette di migliorare la relazione con loro.

Conversione automatica del formato immagine

Adesso, quando condividi con il paziente un’immagine radiografica in formato DICOM, AlfaDocs la converte automaticamente in formato JPG. Questo formato, compatibile con il device dei tuoi pazienti, renderà loro più facile la visualizzazione del documento.

 

Individuazione slot liberi in agenda in un range di date

Spesso, in fase di prenotazione di un nuovo appuntamento, il paziente fornisce le sue disponibilità allo studio in un range specifico di date. Da oggi, AlfaDocs ti permette di cercare slot liberi in agenda nell’intervallo di date desiderato.

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Tipologia di documento: modifica e filtra dalla cartella paziente

Hai sbagliato a selezionare la tipologia del documento caricato nella cartella paziente? Dopo averlo aperto potrai correggerti direttamente cliccando sulla rotella di fianco al nome documento. 

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Inoltre, da oggi potrai filtrare i documenti mostrati nella cartella paziente in base alla tipologia.

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Analisi di produzione: colonna Piani di Cura

Nel CSV delle statistiche di produzione dello studio, abbiamo aggiunto la colonna Piani di Cura. Questa novità ti permette di visualizzare a quale piano di cura appartengono tutte le prestazioni visualizzate nel tuo file.

 

Firma nei documenti obbligatori

Quando crei un nuovo modello di documento e lo imposti come obbligatorio per il paziente, AlfaDocs ne impedisce il salvataggio qualora la variabile [[SIGNATURE]], per apporre la firma elettronica, non sia stata inserita. 

Questa funzionalità è stata pensata per evitare dimenticanze da parte del personale di studio su documenti importanti che richiedono la firma del paziente.

 

Piani di cura: condivisione e estratto conto

Adesso, quando scarichi l’estratto conto dei Piani di Cura di un paziente, il file mostrerà solo il totale ancora da saldare dei piani di cura aperti. Ciò permette una maggior chiarezza per il paziente.

Inoltre, abbiamo migliorato la visualizzazione dell’interfaccia per la condivisione con i pazienti dei piani di cura, ora molto più intuitiva: 

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  • Ora il calcolo IVA nei Piani di Cura più veloce e preciso

  • Abbiamo reso il caricamento degli slot in agenda più rapido

  • Abbiamo migliorato i messaggi di default WhatsApp per videovisite

  • Adesso la creazione di documenti nella cartella paziente è ancora più facile

  • Da oggi l’aggiornamento del magazzino è più continuo e preciso

  • Appuntamenti ricorrenti: quando uno di essi viene spostato, gli altri non variano
 
 

Aggiornamenti Marzo 2023

Firma On-Click Automatica: ora puoi firmare più documenti in un colpo solo


Il sistema di Firma On-Click Automatica di AlfaDocs permette di firmare digitalmente i documenti necessari allo studio senza spreco di carta e di tempo prezioso. 

Il paziente può completare l’accettazione da remoto, firmando i documenti condivisi con lui via email, SMS o WhatsApp. Questo sistema non solo permette allo studio di risparmiare sul costo della carta, ma comporta un grande vantaggio in termini di tempo evitando processi manuali. Inoltre, la gestione digitale dei documenti, al contrario di quella cartacea, assicura il massimo livello di sicurezza e privacy, anche secondo le norme GDPR. 

Da oggi, se un paziente deve firmare più documenti può scegliere di farlo in un colpo solo. Dopo aver visionato tutti i documenti in un unico PDF e averli compilati, riceverà un solo SMS con codice OTP per completare l’operazione.

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Il codice OTP garantisce la sicurezza dell’operazione in quanto codice di verifica per il paziente, identificandolo come unico soggetto in grado di poter apporre la firma in questione.

Per la ricezione degli SMS contenenti il codice, tuttavia, occorre qualche secondo. Dover completare documento dopo documento può diventare dispendioso in termini di tempo: da adesso non sarà più necessario. 

Se i documenti vengono firmati insieme, basterà un unico OTP.

Qual è il vantaggio?

  • Risparmio di tempo. Niente attese in segreteria o processi da ripetere: basterà inserire un solo codice per tutti i documenti.

  • Processi semplificati. Per il tuo paziente, firmare digitalmente sarà ancora più immediato.

  • Pazienti più soddisfatti. Firmare digitalmente è un grande vantaggio per i pazienti: renderlo ancora più semplice aumenterà la loro soddisfazione. 

Aggiungi la foto del paziente in anagrafica direttamente dalla webcam

Quando un nuovo paziente inserisce i suoi dati anagrafici per completare la prenotazione online dell’appuntamento, da oggi avrà la possibilità di aggiungere anche una foto profilo direttamente dalla webcam o dalla fotocamera integrata.

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In questo modo, lo studio potrà raccogliere più dati possibili su di lui ancor prima che si presenti in studio. Inoltre, avere la possibilità di vedere il paziente grazie all’immagine caricata facilita il suo riconoscimento. Lo stesso vale per quando la registrazione di un nuovo paziente avviene direttamente in studio, o quando quest’ultimo invia al paziente dei documenti da firmare da remoto.

 

Condividi facilmente più documenti in un'unica comunicazione

Abbiamo aggiunto la possibilità di copiare il collegamento ai documenti da condividere con il paziente. Adesso è ancora più immediato condividere più documenti in un’unica comunicazione (email, SMS, WhatsApp ecc), inserendo al suo interno tutti i link ai file necessari

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Adesso puoi rendere obbligatorio il completamento di tutti i campi nell'anagrafica paziente

AlfaDocs permette di inserire nell’anagrafica paziente campi default (nome, cognome, nazione ecc) e personalizzati, cioè creati dallo studio (consensi, eventuale presenza di patologie specifiche, ecc). Da oggi, potrai impostare quali campi sono obbligatori per il completamento dell’anagrafica. In questo modo, durante la registrazione di un nuovo paziente, chiunque lo registri non potrà dimenticarsi di inserirli. Lo stesso vale se il paziente inserisce autonomamente i suoi dati.

 

Verifica i risultati delle tue campagne di marketing in produzione

Adesso, da Analisi > Produzione puoi filtrare le prestazioni eseguite anche in base alla fonte dei pazienti. In questo modo potrai controllare quante prestazioni hai eseguito, per esempio, su pazienti provenienti dalle tue campagne Facebook.

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Agenda più intuitiva

Adesso puoi decidere se visualizzare l’agenda dello studio con colori alternati per le fasce orarie, di cui puoi scegliere la durata (10, 20, 30, 60 minuti). In questo modo potrai scegliere qual è il modo più comodo per te di vedere gli appuntamenti.

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Trova più facilmente gli articoli nel magazzino

Adesso puoi cercare gli articoli con codici a barre all’interno della sezione magazzino anche tramite la scansione del codice con l’apposita pistola. Basterá aggiungere il Codice Identificativo nell’apposito campo durante la registrazione di un nuovo articolo. In seguito potrai ricercare rapidamente l’articolo inserito tramite tale codice. Questo può velocizzare di molto l’operazione.

  • Abbiamo apportato miglioramenti alla condivisione documenti tramite WhatsApp.

  • Abbiamo migliorato la visualizzazione della cartella parodontale.

  • Abbiamo apportato miglioramenti all’agenda

  • Abbiamo reso più veloce il caricamento della cartella paziente.

 
 

Aggiornamenti Febbraio 2023

Prenotazione online per le videovisite

Abbiamo potenziato la prenotazione online. Da ora, i tuoi pazienti potranno prenotare online non solo gli appuntamenti in presenza, ma anche le videovisite.

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Ricerca automatica degli slot disponibili in agenda

Adesso AlfaDocs cercherà per te le fasce orarie disponibili in agenda quando devi fissare un appuntamento per il paziente. Basta impostare i filtri necessari (durata, operatore, poltrona) e il sistema ti indicherà le date ancora libere per la visita.

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Visualizza l'importo ancora da eseguire nei piani di cura

Adesso nei piani di cura accettati visualizzerai anche l’importo totale ancora da eseguire, per avere sempre chiaro a che punto della terapia si trova il paziente e quanto ancora rimane da incassare allo studio, rispetto al preventivo iniziale.

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Aggiungi campi personalizzati nell'anagrafica paziente

Ora puoi aggiungere nuove proprietà oltre a quelle già presenti di default nell’anagrafica paziente. Informazioni come l’origine del paziente (cioè come è venuto a conoscenza del tuo studio) potrebbero essere fondamentali per attività di analisi e marketing. Potrai inoltre scegliere l’ordine con il quale questi campi vengono visualizzati nell’anagrafica paziente e rendere obbligatori da compilare sia quelli già presenti sia quelli aggiunti da te, per essere certo che tutte le informazioni necessarie vengano sempre inserite.

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Filtro "oggi" in Prima Nota 

Adesso, nella sezione Prima Nota in Contabilità potrai visualizzare tutti i movimenti odierni con il nuovo filtro “oggi”.

 

Integrazione con Team System

Adesso l’export dei dati contabili di AlfaDocs è compatibile con il gestionale Team System per piccole e medie imprese.

  • Abbiamo reso il caricamente dell’agenda più veloce.

  • Miglioramenti nella visualizzazione dell’anamnesi.

  • Abbiamo apportato miglioramenti alla funzionalità Firma On Click Automatica.

  • Miglioramenti nell’operazione di caricamento documenti su AlfaDocs.



 

 
 

Aggiornamenti Gennaio 2023

Firma On-Click Automatica: adesso anche l'anamnesi può essere compilata da remoto


Immagina di poter avere un assistente digitale pronto a svolgere per te più della metà del lavoro, sempre in maniera veloce ed efficiente. 

Per la segreteria del tuo studio è già realtà: grazie alla Firma On-Click Automatica, puoi digitalizzare l’intera gestione dei documenti e dimezzare i processi nell’accettazione pazienti. 

Che si tratti di documenti per l’accettazione, preventivi per piani di cura o anamnesi da compilare, non avrai più bisogno di utilizzare carta. Il paziente può completarli e firmarli in digitale, da qualsiasi dispositivo, in studio o comodamente da remoto. 

Se firma da remoto, il paziente arriva in studio avendo completato tutti i passaggi dell’accettazione, già pronto per la visita. I documenti sono archiviati sull’account AlfaDocs e sempre reperibili. 

Eliminare la carta e i processi manuali non solo ti permetterà di risparmiare migliaia di euro ogni anno, ma renderà il tuo studio molto più sicuro dal punto di vista legale e della privacy. 

Il digitale garantisce un livello di riservatezza e sicurezza delle informazioni molto più elevato: solo chi avrà accesso ai documenti potrà visualizzarli, e non correrai mai il rischio di perderli.

E per minori o anziani? E’ possibile aggiungere un terzo firmatario per minorenni e persone accompagnate da tutori. Se il paziente ha poca dimestichezza con il digitale e preferisce firmare su carta, puoi sempre stampare i documenti necessari.

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Da oggi, anche l'anamnesi è condivisibile con il paziente da remoto.

Qual è il vantaggio?

  • Risparmio di tempo. Per il check-in e il check-out di ogni paziente, la segreteria impiega in media 15 minuti del suo tempo. La Firma On-Click Automatica permette allo studio di svolgere l’accettazione in qualche clic, risparmiando centinaia di ore lavorative all’anno. Se il paziente sceglie la firma da remoto, inoltre, si presenterà in studio avendo già completato tutti i passaggi richiesti.

  • Abbattimento dei costi. Secondo uno studio del Politecnico di Milano, la dematerializzazione dei documenti garantsice allo studio un risparmio che può arrivare a superare l’80% dei costi per la gestione cartacea. Si tratta di migliaia di euro risparmiati ogni anno.

  • Massima sicurezza. La Firma On-Click Automatica è sicura dal punto di vista legale grazie al sistema OTP (One Time Password), che manda al paziente un codice univoco via SMS, lo stesso sistema che usano alcune app delle Banche. Inoltre, la condivisione e l’archiviazione dei documenti sono sempre ad alta sicurezza ein linea con il regolamento GDPR.

  • Maggior flessibilità. Lo studio senza carta non ha i limiti imposti dal materiale: anche lo staff potrà firmare ovunque e da qualsiasi dispositivo. La possibilità di compilare la documentazione comodamente dal proprio divano, è un grande vantaggio per i pazienti.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Attivando la Prenotazione Online per il tuo studio, aumenterai ulteriormente il livello di automazione del tuo studio. Il paziente può fissare l’appuntamento online, firmare tutti i documenti impostati dallo studio come necessari per il check-in, e ricondividerli con la segreteria per l’archiviazione. 

In tutto questo processo, la tua reception non dovrà muovere un dito.

Messaggi predefiniti su WhatsApp

Abbiamo aggiunto nuovi modelli per i messaggi preimpostati di WhatsApp (messaggio default di condivisione piano di cura, messaggio default di condivisione documenti e messaggio default di condivisione fatture). Questo ti permetterà di risparmiare tempo nella modifica del messaggio, che potrai personalizzare come preferisci a seconda del suo utilizzo senza bisogno di cambiarlo di volta in volta. 

Inoltre, adesso la variabile [[LINK_DOCUMENTO]] nel modello preimpostato ti permetterà di inviare al paziente il link del documento automaticamente, senza bisogno di inserirlo manualmente.

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Nuovi filtri per la ricerca pazienti

Adesso potrai filtrare i pazienti in base alla loro professione o a chi ha abilitato l’App Pazienti.

Sicurezza dei sistemi

Secondo diversi esperti in sicurezza informatica, è consigliabile scegliere una password di almeno 12 caratteri per gli account. AlfaDocs è in continuo aggiornamento e ti garantisce sempre la massima sicurezza: ci siamo quindi adattati a questa nuova raccomandazione. 

Non ti sarà più richiesto di scegliere una password con maiuscole o caratteri speciali poiché sconsigliato, ma sarà necessario che abbia almeno 12 caratteri.

Adeguamento GDPR

Come azienda, per garantirti l’utilizzo della nostra piattaforma in totale rispetto delle norme GDPR, abbiamo smesso di utilizzare Google Analytics. Da ora, ci serviremo di Mamoto, una piattaforma con le stesse funzionalità ma GDPR compliant.

  • Miglioramenti nell’anamnesi digitale.
  • Abbiamo velocizzato il caricamento dei documenti digitali.
  • Abbiamo apportato miglioramenti sulla pagina di prenotazione online.

 

 

Aggiornamenti Dicembre 2022 

Firma remota tramite WhatsApp

Come puoi già fare con SMS e Email, da oggi potrai condividere i documenti con i tuoi pazienti e richiedervi una firma da remoto anche tramite WhatsApp, il canale più immediato per la comunicazione con loro.

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Aggiunta di un firmatario da remoto

Abbiamo aggiunto la possibilità di firmare documenti per terzi (come nel caso di minori) anche da remoto. Se il genitore o il tutore di un paziente prenota un appuntamento per lui, potrà procedere con la firma da remoto di tutti i documenti necessari dichiarandosi come firmatario pre-impostato in autonomia. Questo permette allo studio e al paziente di risparmiare tempo e dimezzare i processi in accettazione.

Aggiornamento automatico dello schema parodontale

Adesso lo schema parodontale del paziente si aggiorna automaticamente in base al contenuto del suo stato dentale. In mancanza di uno o più denti, per esempio, anche dalla cartella parodontale risulteranno assenti. Questa totale sincronizzazione ti permetterà di ottimizzare i processi di lavoro.

Firma da remoto: adesso il paziente può scaricare i suoi documenti

Da oggi i pazienti potranno fare il download dei loro documenti firmati da remoto.

  • Abbiamo migliorato la sezione analisi.

  • Abbiamo ottimizzato ulteriormente il processo di richiesta firma.

  • Abbiamo perfezionato la visualizzazione dell'agenda.

 

 
 

Aggiornamenti Novembre 2022 

Prendi il pieno controllo del tuo studio: scopri le fasi di prestazione


Lavorare tanto e bene non significa sempre avere il quadro completo della situazione. Essere a bordo di una grande nave che attraversa l’oceano potrebbe essere pericoloso se non sappiamo dove ci troviamo. 

La novità di questo mese è pensata proprio per aumentare il controllo sul lavoro svolto in studio, grazie alle nuove fasi di cura (e di produzione). 

Adesso è possibile ripartire ogni prestazione eseguita dallo studio in diverse fasi, e assegnare a ciascuna di esse le corrette percentuali in termini di prezzo e tempo rispetto alla prestazione completa. 

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Impostare in questo modo le diverse fasi di cura per ogni prestazione è importante soprattutto per il corretto calcolo dei compensi per gli operatori. 

AlfaDocs ti permette anche di monitorare lo svolgimento della prestazione, spesso effettuata in più appuntamenti, dall’inizio alla fine: 

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Una volta completata l’intera prestazione, potrai visualizzarla in Produzione

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E in tutte le altre sezioni di Analisi.

Qual è il vantaggio?

  • Calcolo dei compensi più facile. AlfaDocs calcolerà in automatico i compensi degli operatori in base alle fasi di cura eseguite e alla percentuale che spetta loro. Puoi sempre scegliere se calcolare il compenso al netto dei costi della prestazione o meno. 

  • Analisi potenziate. Impostare le varie fasi di cura per ogni prestazione ti richiederà di calcolare l’importanza di ciascuna di esse rispetto alla prestazione, quanto tempo richiedono e qual è il loro valore. Si tratta di un processo necessario una tantum che ti fornirà più controllo sulla produzione del tuo studio. 

  • Maggior controllo sul lavoro dello studio. Grazie alle fasi adesso puoi monitorare come procedono i tuoi piani di cura e controllare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento delle prestazioni.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Ti consigliamo di impostare tutte le prestazioni del tuo studio dividendole nelle loro fasi di produzione. Prendiamo ad esempio una prestazione X, ponendo il caso che una delle sue fasi sia Y. 

  • Calcola quanto tempo occorre all’operatore per svolgere Y rispetto alla durata totale di X (in percentuale).

  • Considerando il prezzo dell’intera prestazione X, calcola qual è il prezzo adeguato della fase Y.

Anagrafica pazienti

Adesso puoi impostare come obbligatorie alcune proprietà nell’anagrafica che verranno richieste ad ogni utente di AlfaDocs quando aggiunge un nuovo paziente. Non solo avrai informazioni più complete, senza il rischio che qualcuno si dimentichi di inserirle, ma potrai anche utilizzare queste proprietà come campi di ricerca quando vuoi trovare uno o più pazienti. 

 

Prescrizioni

Abbiamo aggiunto la possibilità di scorrere pagina per pagina la prescrizione direttamente dall'anteprima, senza la necessitá di doverla scaricare.

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Invio al SDI

Da oggi, quando invii un pacchetto di fatture elettroniche al SDI, AlfaDocs ti segnalerà in anteprima se al suo interno ci sono fatture con errori. Non dovrai più aprire il pacchetto per scoprirlo.

 

  • Abbiamo ottimizzato i filtri nella sezione piani di cura

  • Adesso puoi scegliere l’ordine con cui visualizzare la lista pazienti 

  • Da ora la condivisione delle prescrizioni è molto più veloce. Abbiamo ridotto i tempi di caricamento.

  • Abbiamo apportato alcuni miglioramenti alla sezione per aggiungere nuovi pazienti.



 

 
 

Aggiornamenti Ottobre 2022 

Nuovo diario clinico: lavora in modo più intuitivo e veloce

 

L’importanza dello storico paziente è ben nota a chiunque lavori in uno studio medico-odontoiatrico. Per questo abbiamo aggiornato la sezione Note di AlfaDocs, integrandola con il diario clinico. 

Adesso è ancora più semplice consultare lo storico paziente ed aggiornarlo: trovi tutte le informazioni in un punto solo e puoi decidere quali visualizzare grazie ai filtri.

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Qual è il vantaggio?

  • Completezza dell’informazione. Nel diario clinico visualizzerai tutte le note riguardanti il paziente, i suoi piani di cura, le prestazioni e, ovviamente, la sua storia clinica. 

  • Comodità di utilizzo. Puoi aggiungere le note sul diario del paziente da diverse sezioni di AlfaDocs: la bacheca paziente, il diario stesso, ma anche direttamente dal piano di cura. 

  • Velocità nel lavoro. Grazie all’immediatezza nel consultare le note, cosa che puoi fare direttamente anche dall’agenda cliccando sull’appuntamento del paziente, renderai più veloce il lavoro in studio.

  • Controllo più rapido. Puoi filtrare le note per tipologia e visualizzare subito quelle di tuo interesse.

Puoi scegliere quali tuoi collaboratori avranno l’autorizzazione necessaria per poter aggiungere note cliniche sul diario. Queste ultime, infatti, una volta aggiunte non potranno essere rimosse. Anche se eliminate, rimarranno visibili sullo storico paziente, per completezza dell’informazione. 

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Anamnesi digitale ancora più funzionale

Adesso puoi impostare come obbligatorie determinate risposte nell’anamnesi digitale. Per completare l’anamnesi è necessario che il paziente risponda a tutte le domande impostate come tali. Puoi scegliere anche il tipo di risposta da inserire (solo affermativa e negativa, o con testo). 

 

Condivisione documenti ottimizzata

Quando condividi il link del documento tramite SMS, Email o WhatsApp, il suo URL sarà molto più breve. Così la comunicazione risulterà più intuitiva per i pazienti e ti permetterà di risparmiare caratteri nell’invio di SMS. 

 

Processo di firma documenti più intuitivo

Il tasto “COMPLETA” verrà evidenziato quando il paziente avrà apposto tutte le firme richieste su un documento.

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  • Abbiamo aggiunto la riga “bollo” nel file XML di invio al Sistema TS per una corretta trasmissione delle fatture. 

  • Miglioramenti del portale di Prenotazione Online per una maggior visibilità della pagina. 

  • Miglioramento del funzionamento del filtro “importo da pagare” nelle fatture in entrata.

  • Miglioramenti tecnici nella gestione degli elementi nei piani di cura.  


 

 
 
 

Aggiornamenti Settembre 2022 

Ottieni la vera visibilità online grazie ai tuoi pazienti


Esserci online non basta. Per una presenza digitale utile a te e ai pazienti, devi farti trovare e farti conoscere. Il servizio di Prenotazione Online di AlfaDocs te ne dà l’opportunità. Da oggi, sul portale saranno visibili anche le opinioni sul tuo studio lasciate dai pazienti. 

Abbiamo infatti deciso di rendere pubbliche le opinioni ricevute tramite il sistema Soddisfazione Pazienti, integrato nella sezione Marketing in AlfaDocs. Questo permetterà a nuovi e vecchi pazienti di trovarti più facilmente in rete: più recensioni avrai, più il profilo del tuo studio risulterà visibile a chi sta cercando un dottore nella tua città. 

Tutte le opinioni sono anonime e verranno pubblicate solo se non contengono dati personali dei pazienti. 

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Utilizzi già il questionario di soddisfazione pazienti? Si tratta di uno strumento fondamentale anche per la crescita interna dello studio. Sapere cosa pensano i pazienti di te e il tuo staff ti permette di capire quali sono i tuoi punti di forza e cosa puoi migliorare per salire di livello. 

Qual è il vantaggio?

  • Ottieni nuovi pazienti. Avendo una maggior presenza online, sarà più facile che il tuo studio venga notato da pazienti che stanno cercando un medico in zona e ancora non ti conoscono. 

  • Guadagni affidabilità. Grazie alle opinioni pubbliche, chi guarderà la scheda del tuo studio sul portale di Prenotazione Online avrà un indicatore aggiuntivo per affidarsi alla tua struttura. 

  • Aumenti il passaparola positivo online. L’84% delle persone ritiene le recensioni online affidabili quanto i consigli di amici o parenti!

  • Fidelizza i pazienti esistenti. A differenza degli altri servizi di prenotazione online, quello di AlfaDocs non ti promette solo di ottenere nuovi pazienti, ma anche di fidelizzare meglio quelli già esistenti. Potendo prenotare comodamente online e avendo una panoramica delle opinioni lasciate da altri, i tuoi pazienti torneranno in studio più facilmente.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Grazie ad AlfaDocs e alle recensioni dei tuoi pazienti, puoi anche raggiungere i primi posti nei risultati di ricerca su Google: 

  • Abilita il Questionario di Soddisfazione Pazienti per il tuo studio, così da raccogliere feedback dei pazienti e avere recensioni sulla pagina di Prenotazione Online, guadagnando visibilità.

  • Imposta un Workflow affinché tutti i pazienti del tuo studio ricevano un SMS o un’email da parte tua a visita o piano di cura terminati. In questo modo, potrai chiedere loro di aggiungere una recensione sulla scheda Google My Business del tuo studio. 

  • L’algoritmo di Google mostra come primi risultati di ricerca le schede Google My Business con un alto numero di recensioni: senza muovere un dito, potrai assicurarti centinaia di recensioni autentiche da parte dei tuoi pazienti e aumentare la tua visibilità sul motore di ricerca più utilizzato dai tuoi pazienti. 

  • Integrando il nostro sistema di Prenotazione Online con la tua scheda Google My Business, i pazienti potranno cercarti, trovarti e prenotare un appuntamento nel tuo studio in pochi clic. 

 

Attiva la Prenotazione Online e aumenta la visibilità del tuo studio

ATTIVA LA PRENOTAZIONE ONLINE
 
 

Controlla velocemente la data di consegna delle fatture al SDI

Adesso, quando scarichi il file CSV delle fatture del tuo studio, visualizzerai anche la colonna con la data di consegna della fattura al Sistema di Interscambio. Così, controllare questa informazione sarà molto più veloce che dover accedere al cassetto del SDI.

 

Condividi rapidamente i documenti firmati su WhatsApp

Qualora vengano firmate più versioni di un dato documento (come nel caso di un preventivo modificato nel corso del tempo) sarà possibile decidere quale di queste condividere via WhatsApp con il paziente. Per condividere il documento ti basterà entrare nella sezione Documenti nella cartella paziente, visualizzarne le versioni e condividere quella scelta:

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Calcola i compensi per gli operatori tenendo conto dei costi variabili

Per garantirti un calcolo dei compensi degli operatori piú flessibile e personalizzabile, adesso AlfaDocs ti permette di decidere se includere o escludere i costi variabili (materiali, laboratorio, ecc) sostenuti dallo studio per una prestazione o piano di cura dal calcolo del compenso di ogni operatore.

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  • Abbiamo apportato diversi miglioramenti alla pagina di Prenotazione Online.

  • Abbiamo ottimizzato la condivisione di documenti via WhatsApp

  • Adesso AlfaDocs mostra l'IVA delle fatture per clienti esteri.

  • Miglioramenti nella condivisione delle prescrizioni. 

 

 
 

Aggiornamenti Luglio 2022 

Anamnesi digitale: elimina definitivamente la carta e le attese in studio


Da oggi la trasformazione in studio 100% digitale è facile. Ora puoi far compilare ai pazienti l’anamnesi utilizzando la Firma On-Click Automatica di AlfaDocs. Il paziente può completarla e firmarla da remoto (ovviamente in maniera digitale!) o su un tablet in studio, snellendo i processi di lavoro in segreteria. 

Basta impostare l’anamnesi come documento obbligatorio per l’accettazione. Lo studio potrà condividerla al paziente tramite Email o SMS prima della visita.

Impostazioni > Studio > Anamnesi

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Dall'Agenda, è possibile far firmare l'anamnesi al paziente da remoto o sul dispositivo in studio.

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L’anamnesi può essere firmata digitalmente tramite Firma On- Click Automatica anche in studio. Basta un tablet in reception da prestare al paziente affinché la compili. Eliminando la carta il processo di accettazione sarà più veloce, economico e a prova di GDPR (regolamento europeo sulla privacy).

L'anamnesi digitale:

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Qual è il vantaggio?

  • Risparmio di tempo. Grazie alla compilazione da remoto dell’anamnesi e degli altri documenti, la reception risparmia fino a 600 ore di lavoro all’anno*. La firma tramite tablet in studio permette di completare più velocemente i campi richiesti ed evitare operazioni come la stampa o l’archiviazione cartacea dei documenti. Il tuo staff potrà concentrarsi sull’accoglienza dei pazienti in studio. 

  • Pazienti più soddisfatti. Dimezzando il tempo richiesto per l’accettazione, risparmi anche quello dei tuoi pazienti. La comodità di poter firmare tutto da casa ne aumenterà il livello di soddisfazione. Potersi recare in studio senza rischiare lunghe attese è importante per il paziente, che avrà a sua disposizione personale più disponibile. 

  • Taglio dei costi. Passare completamente al digitale può garantire allo studio un risparmio di migliaia di euro all’anno, grazie all’eliminazione dei costi di stampa, archiviazione e carta.

  • Maggior rispetto della privacy. Il cartaceo non assicura la stessa sicurezza del digitale: i documenti rischiano di venire persi, dimenticati o di rimanere accidentalmente visibili a terze parti.

  • Scelta ecologica. Il digitale permette di avere uno studio green, evitando gli sprechi della carta.

* Normalmente uno studio medio perde 20 minuti per il check-in e il check-out di ogni paziente. Significa 200 minuti per una media di 10 pazienti al giorno. Moltiplicando il calcolo per le ore di apertura annuali dello studio, otteniamo 800 ore perse in accettazione. Con la Firma On Click Automatica, i passaggi in reception si dimezzano e diventano più veloci, arrivando ad occupare solo ¼ del tempo. 

 

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Categorizzazione delle imprese per fatture e pagamenti

Abbiamo aggiunto la possibilità di assegnare una categoria alle imprese con cui lo studio collabora (Gestione > Imprese), per avere una suddivisione più chiara di pagamenti e fatture. Visualizzando tutte le imprese, ti sarà possibile filtrarle in base alla categoria. Anche registrando una nuova transazione (Prima Nota > Aggiungi movimento) sarà possibile assegnargliene una. In questo modo potrai sempre filtrare i pagamenti in base a questo criterio. 

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Nuove professioni per gli operatori

AlfaDocs è per tutti i lavoratori del sanitario. Abbiamo aggiunto diverse professioni tra quelle disponibili per gli operatori. Anche sulla pagina di Prenotazione Online dello studio nella sezione “I nostri operatori”, saranno visibili tutte le nuove professioni, se selezionate. 

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Natura della fattura elettronica in entrata: ora è modificabile 

Adesso, quando crei una nuova fattura in entrata potrai modificare il campo “natura” e “riferimento normativo” come per quelle in uscita.

  • Autofattura. Adesso, quando emetti autofattura da AlfaDocs, il Sistema di Interscambio non segnalerà più errori. 

  • Agenda. Abbiamo apportato diversi miglioramenti all’Agenda di AlfaDocs e alla visualizzazione degli appuntamenti ricorrenti nella cartella paziente. 

  • Piani di Cura. Abbiamo migliorato la condivisione dei Piani di Cura


 

 
 

Aggiornamenti Giugno 2022 

Disdetta dell’appuntamento: da oggi è un’opportunità per il tuo studio


AlfaDocs ti permette di ottenere più appuntamenti e riempire l’agenda anche nei periodi più sgonfi. Da oggi è disponibile anche un nuovo sistema per gestire al meglio la disdetta online degli appuntamenti. 

Adesso puoi decidere se dare la possibilità ai pazienti di cancellarlo direttamente online e decidere fino a quanto tempo prima della visita possono farlo.

Inoltre, potrai aggiungere informazioni per il paziente mettendolo a conoscenza di come vengono gestite le disdette nel tuo studio. Qui di seguito le impostazioni da configurare da Impostazioni → Studio → Prenotazione online → Disdetta appuntamenti:

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La nuova disdetta per gli appuntamenti è valida anche per quelli prenotati telefonicamente, e il paziente può accedervi tramite: 

  • Prenotazione online: se il paziente prenota l’appuntamento online, al termine dell’operazione riceverà un messaggio di conferma completo del link appuntamento per permettergli di disdire in autonomia.
  • Promemoria: se l'appuntamento viene preso in studio o al telefono, basta aggiungere nell’ SMS o nell’email di promemoria la variabile [[LINK_APPUNTAMENTO]]. Il messaggio comprenderà il link alla prenotazione per disdirla se necessario. Guarda come fare
  • Whatsapp: lo studio può impostare il messaggio Whatsapp di default inserendo la variabile [[LINK_APPUNTAMENTO]], per dare ai pazienti la possibilità di cancellare l’appuntamento online. Guarda come fare
  • App paziente: accedendovi i pazienti hanno la possibilità di vedere tutti gli appuntamenti confermati con lo studio, e possono eventualmente prenotarne di nuovi o disdire quelli futuri.

In caso di cancellazione lo studio verrà avvisato in automatico via email e con notifica in Agenda. 

Qual è il vantaggio?

  • Riduci gli appuntamenti saltati senza preavviso. Inserendo nei promemoria (via email e SMS) il link per permettere ai tuoi pazienti di cancellare l’appuntamento se non possono presentarsi, avrai il preavviso necessario e non sprecherai risorse a causa di imprevisti.

  • Riduci le chiamate in segreteria. Il paziente non avrà bisogno di chiamare in studio per disdire, potrà avvisarti con un clic.

  • Pieno controllo nella gestione degli appuntamenti, anche di quelli cancellati. Puoi infatti decidere di non rendere disponibile la disdetta appuntamento per i tuoi pazienti, o di renderla disponibile solo entro un certo limite di tempo dalla data/ora dell’appuntamento stesso. Così avrai il tempo di organizzarti in caso di cancellazione.

  • Maggior personalizzazione. Adesso, puoi personalizzare il messaggio da mostrare ai pazienti riguardo la politica di disdetta appuntamenti nel tuo studio. Spiega loro come vengono gestite le cancellazioni ed evita brutte sorprese.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Quando imposti le specifiche per la disdetta degli appuntamenti nel tuo studio, fissa un tempo massimo entro il quale il paziente può cancellare la visita. Deve essere abbastanza ampio affinché tu possa riempire lo slot libero e non avere buchi in agenda. 

Indica cosa deve fare il paziente nel caso in cui l’appuntamento da cancellare sia troppo vicino (per esempio: avvisare subito lo studio con una chiamate in reception). Potresti anche decidere di far pagare al paziente un indennizzo allo studio in caso di cancellazione oltre i tempi prestabiliti, per coprire i costi fissi della poltrona che rimarrà vuota e ridurre il danno.

 

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Invito per i nuovi utenti

Quando aggiungi una nuova utenza nel tuo studio su AlfaDocs mandando un invito all’utente, la piattaforma gli richiederà il numero di telefono, il suo ruolo all’interno dello studio e se collabora o meno con altri studi. In questo modo, avrai informazioni più complete e sempre sincronizzate sul tuo team, per una collaborazione più semplice ed efficace.

 

Notifica per pazienti nuovi  

Quando un nuovo paziente prenota un appuntamento online, in agenda riceverai una notifica che ti indica che il paziente non è ancora in anagrafica. 

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Condivisione Documenti ottimizzata

Quando condividi un documento con un paziente da AlfaDocs tramite email o SMS, da oggi la tipologia di documenti (fattura, preventivo, immagine…) verrà indicata nell’oggetto (dell’email) e nel corpo del messaggio. In questo modo, al paziente sarà chiara l’importanza della comunicazione non appena la riceve, senza che debba prima aprire l’allegato per scoprire di cosa si tratta.

  • Analisi > Report. Abbiamo ottimizzato la creazione dei report mensili. 

  • Prenotazione Online. Adesso il caricamento degli slot orari sulla pagina di Prenotazione Online dello studio è ancora più veloce. 

  • Magazzino. Abbiamo migliorato e velocizzato il caricamento degli articoli sotto scorta. 


 

 
 

Aggiornamenti Maggio 2022 

Firma Elettronica: adesso il check-in è automatico anche per i minori


Con la FOCA (Firma On Click Automatica) di AlfaDocs, i tempi per il lavoro in segreteria si dimezzano: il paziente arriva in studio con tutti i documenti per l’accettazione già archiviati.

Il check-in diventa automatico, da oggi anche in caso di pazienti minori o accompagnati. 

Adesso è immediato richiedere la firma di un tutore sui documenti o impostarne uno direttamente dalla cartella paziente: 

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Se il firmatario non è ancora stato aggiunto, puoi impostarlo prima della firma dei documenti.

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Qual è il vantaggio?

  • Velocità e semplicità nei processi. I documenti vengono firmati con un solo clic, anche da remoto e per minori o pazienti accompagnati.
  • Meno lavoro in segreteria. Non c’è più bisogno di stampare, maneggiare e archiviare fogli di carta. 
  • Risparmio di tempo e di denaro. Considerando una media di 15 minuti per il check-in e il check-out di ogni paziente, le ore risparmiate annualmente grazie alla FOCA sono circa 600. L’eliminazione della carta garantisce inoltre un risparmio di circa 10.000 euro ogni anno. 
  • Maggior sicurezza. I documenti firmati con la Firma Elettronica, inviati e archiviati digitalmente sono al sicuro da smarrimenti e violazioni del GDPR. 

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Quando aggiungi in anagrafica un nuovo paziente (minore o accompagnato), imposta subito uno o più firmatari che faranno le sue veci. In questo modo, per la firma dei successivi documenti sarà tutto già pronto. Puoi anche impostare un firmatario predefinito per velocizzare ulteriormente le operazioni successive.

 

Attiva la FOCA per il check-in automatico dei pazienti

PRENOTA UNA CONSULENZA
 
 

Studio grande? Comunica ai pazienti in quale sala dovranno dirigersi  

Per i promemoria automatici degli appuntamenti, abbiamo aggiunto una nuova variabile digitale: il numero della poltrona su cui si svolgerà la visita. Se la inserisci nel messaggio, il sistema invierà automaticamente il numero di poltrona nell’SMS o nell’Email di reminder. In questo modo, una volta giunto in studio, il paziente saprà già in che sala dirigersi.

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Cartella Paziente 

Abbiamo migliorato l’aspetto dell’interfaccia nella cartella paziente. Adesso è molto più semplice e ordinata:

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ora è così:

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Workflow

Abbiamo aggiunto nuove funzionalità per i workflow e apportato dei miglioramenti.  Con i nuovi filtri aggiunti, potrai targetizzare più precisamente i pazienti da contattare sulla base dello stato del piano di cura: 

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  • Prenotazione Online. Abbiamo reso il caricamento degli slot orari immediato sulla pagina di Prenotazione dello studio. 

  • Cartella Paziente. Oltre ad aver reso l’interfaccia delle anagrafiche più pulita e ordinata, abbiamo aumentato la velocità di caricamento dei file sulla cartella.

  • Fatturazione. Nell’export del file XML per una nota di credito, non troverai più numeri negativi. Adesso il valore visualizzato è quello per la corretta lettura del file, dunque sempre positivo. 

 

 
 

Aggiornamenti Aprile 2022 

Potenzia la segreteria del tuo studio con il nuovo servizio di Prenotazione e Documenti sull’App Paziente


Immagina di poter avere la segreteria dello studio operativa 7 giorni su 7, 24h su 24, senza che aumenti il carico di lavoro. Se hai un servizio di Prenotazione Online sai già cosa significa: i pazienti possono prenotare con pochi clic in qualsiasi momento della giornata, anche quando lo studio è chiuso, senza che tu perda il controllo sulla tua agenda. Decidi tu quando, cosa e con quale operatore il paziente può prenotare online.

Abbiamo aggiornato l’area di Prenotazione Online e dei Documenti all’interno dell’App per i tuoi pazienti rendendola ancora più intuitiva e veloce. Adesso dall’App Paziente non solo potranno visualizzare i prossimi appuntamenti e prenotarne uno nuovo in pochi clic, ma avranno anche la possibilità di firmare da remoto tutti i documenti necessari per l’accettazione e di ricondividerli con la segreteria ancor prima di arrivare in studio per la visita.

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Qual è il vantaggio?

  • Faciliti la prenotazione ai tuoi pazienti. Con la prenotazione online, elimini il rischio che il paziente non riesca a fissare una visita tramite chiamata per via della linea occupata o degli orari di chiusura dello studio.
  • Riduci le chiamate in studio. Se permetti ai tuoi pazienti di fissare appuntamenti senza bisogno di telefonare in segreteria, puoi ridurre le chiamate del 30% e oltre. Inoltre, l’area della reception sarà più silenziosa. 
  • Risparmi tempo. Il processo di accettazione in studio (check-in e check-out) richiede in media 15 minuti a persona. Ma dall’App Paziente di AlfaDocs, i pazienti potranno visualizzare quali documenti rimangono da compilare e firmali da remoto. Grazie alla sincronizzazione immediata dei dati con quelli dello studio, saranno archiviati  in automatico a norma di legge e la tua  reception non dovrà più muovere un dito, dimezzando i processi di accettazione con la massima sicurezza legale in materia di privacy. 
  • Migliori il servizio offerto ai pazienti e aumenti la loro soddisfazione. Non solo darai modo al paziente di prenotare e compilare i documenti direttamente dall’App dedicata a lui, ma il personale dello Studio potrà anche dedicargli più tempo per le questioni davvero importanti ed evitare che aspetti a lungo in sala d’attesa.
    Il paziente avrà un luogo sicuro ed organizzato per consultare in qualsiasi momento tutti i documenti che il tuo Studio ha condiviso con lui.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Invitando il tuo paziente ad utilizzare l’App Paziente (direttamente dalla sua anagrafica > Bacheca o Comunicazione; o da Marketing > Comunicazione) a fissare i prossimi appuntamenti direttamente da lì, la tua segreteria non dovrà muovere un dito per la prenotazione, l’accettazione in studio e l’archiviazione dei documenti: è tutto automatizzato. Anche dopo la visita, potrai condividere con il paziente preventivi, fatture ed eventuali documenti clinici che lui visualizzerà nell’App.

 

Hai già completato la configurazione per la Prenotazione Online del tuo studio?

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App Paziente

Se hai mandato l’invito ad un paziente per l’utilizzo dell’App Paziente ma non l’ha ancora accettato, da oggi potrai rinviarglielo direttamente dalla sua anagrafica. È quindi possibile correggere eventuali indirizzi email errati e ri-chiedere ai pazienti la creazione dell’account sull’App ed evitare che non abilitino l’App per una dimenticanza.

Gestione > Appuntamenti

Adesso, se scarichi il report degli appuntamenti dello studio per un dato periodo di tempo, nel file formato CSV o PDF vedrai anche lo Stato e la Descrizione per ogni appuntamento. In questo modo avrai una panoramica completa dell’attività dello studio.

Comunicazione > Promemoria Appuntamenti

Ricorda l’appuntamento ai tuoi pazienti grazie ai promemoria email intelligenti. Come per i promemoria SMS, adesso AlfaDocs non invierà più un doppio messaggio di reminder allo stesso paziente per più di un appuntamento nella stessa giornata. Il paziente ne riceverà solo uno, per una comunicazione essenziale e più efficace.

Prenotazione Online

Abbiamo migliorato l’integrazione con Google Maps sulla pagina del tuo studio sul portale di Prenotazione Online. Adesso chi visita la pagina visualizzerà il tuo studio nelle Mappe più chiaramente e senza le altre attività commerciali sul territorio.

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  • Da oggi, quando crei una nuova utenza per un membro dello staff dello studio, avrà la possibilità di creare note cliniche per default. 

  • Abbiamo ottimizzato la risoluzione delle immagini su AlfaDocs per fornirti la miglior esperienza di utilizzo. 

 

 
 

Aggiornamenti Marzo 2022 

Aumenta il controllo sul fatturato con report più veloci


Con AlfaDocs puoi monitorare in qualsiasi momento tutta la contabilità dello studio. Adesso è ancora più immediato ottenere il resoconto giornaliero e mensile delle fatture in entrata e in uscita. Velocizza le analisi di produzione: non è più necessario impostare un filtro avanzato per trovare i dati del periodo corrente, basta un clic.

In Contabilità > Fatturazione, apri il menù a tendina in alto a sinistra. Infondo alla pagina troverai il totale aggregato del periodo che stai considerando (oggi in entrata, oggi in uscita, questo mese in entrata, questo mese in uscita).

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Qual è il vantaggio?

  • Risparmi tempo. Con i nuovi filtri, la visualizzazione dei report del giorno e del mese diventa istantanea. 
  • Massimizzi il controllo. Adesso puoi vedere quotidianamente il totale di fatture in entrata e in uscita, ed esaminare l’andamento in contabilità del mese in corso. 
  • Eviti dimenticanze. Visualizza quanto hai fatturato, pagato e quanto ancora resta da pagare, su base giornaliera e mensile.
  • Lavori con maggior flessibilità. I report delle fatture sono scaricabili in diversi formati (xml, csv e pdf), facilmente utilizzabili anche su altri software. 

Tieni sotto controllo tutta la contabilità dello studio

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Prenotazione Online

  • La Prenotazione Online è ancora più veloce. Quando un paziente prenota un appuntamento sulla pagina del tuo studio, se il prossimo slot orario libero è tra diverse settimane, il sistema mosterà un messaggio indicando la prima data disponibile. Il paziente non dovrà più scorrere diverse settimane sul calendario, ma potrà saltare direttamente al giorno disponibile.

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  • Per i pagamenti online durante la fase di prenotazione online, a pagamento avvenuto il paziente visualizzerà un messaggio di conferma e riceverà un’email per la transazione eseguita, così da avere un’ulteriore conferma dell’avvenuto pagamento..

Contabilità

  • Adesso, nel file .csv della Prima Nota che puoi scaricare, sono presenti anche i Codici Fiscali dei pazienti. In questo modo, durante gli import su eventuali altri software contabili, non sarà più necessario controllare che la lista di pagamenti corrisponda a quella delle fatture. Sulla Prima Nota potrai infatti visualizzare sia le fatture sia l’identità di chi ha effettuato i pagamenti, tramite Codice Fiscale.

  • Le Fatture Elettroniche in entrata da oggi avranno anche il campo “Data consegna al SdI”, utilizzabile anche per ordinarle o fare ricerche con i filtri avanzati, per una maggior precisione nella gestione della contabilità, anche per il commercialista.

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  • Da oggi è possibile inserire la quota pagata da assicurazioni o convenzioni del paziente nelle voci della fattura, anche se essa non fa parte di un piano di cura.

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Comunicazione pazienti

Lo studio con AlfaDocs è ancora più GDPR compliant, cioè in ottemperanza al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati. Abbiamo aggiunto la checkbox per il consenso al ricevimento delle comunicazioni di Marketing nella cartella del paziente. È quindi ora possibile distinguere tra il consenso del paziente alle comunicazioni SMS e Email per i promemoria degli appuntamenti e quello per comunicazioni di Marketing pubblicitario da parte dello Studio.

  • Abbiamo migliorato la funzione di creazione delle fatture a saldo.

  • La funzione di duplicazione dei Piani di Cura è stata migliorata e resa più performante. 

  • La ricerca dei pazienti con i filtri avanzati è stata ulteriormente ottimizzata, per trovarli più velocemente.
 
 

Aggiornamenti Febbraio 2022 - Parte II

Migliora le comunicazioni dello studio con i reminder “intelligenti”: invia un solo SMS ai pazienti con più appuntamenti nello stesso giorno


I promemoria riducono gli appuntamenti saltati del 77%. Utilizzarli è fondamentale per lo studio, e con AlfaDocs puoi inviarli in automatico senza scrivere il messaggio ogni volta. Da oggi sono ancora più efficienti: se il paziente ha più appuntamenti nello stesso giorno, riceverà un solo promemoria. 

Può capitare che vengano fissate più prestazioni per lo stesso paziente in un’unica giornata, una dopo l’altra. In questo caso, basterà un solo reminder per non dimenticarsene: non c’è bisogno che parta anche il secondo SMS automatico. AlfaDocs lo disabilita di default. 

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Qual è il vantaggio?

  • La comunicazione con i pazienti è ottimizzata e più efficiente: lo studio invierà solo i promemoria necessari, senza disturbare il paziente. 
  • Non sprecherai SMS: un promemoria è sufficiente per più appuntamenti nello stesso giorno. Risparmi i crediti SMS per comunicazioni ad alto valore aggiunto.
  • Eviterai sviste: AlfaDocs disabilita i promemoria doppi di default, senza che debba ricordartene tu. 

Hai già attivato i promemoria nel tuo studio?

Scrivi una sola volta il messaggio SMS o Email predefinito che vuoi che i pazienti ricevano. Imposta la frequenza con la quale preferisci che vengano inviati (esempio: 24 ore prima, qualche giorno prima, poche ore prima, più volte, ecc). 

Ridurrai del 77% gli appuntamenti saltati senza preavviso e il tempo speso in segreteria per chiamare e mandare messaggi ai pazienti. 

Riduci il rischio di appuntamenti saltati del 77% risparmiando tempo in segreteria

ATTIVA I PROMEMORIA PER I TUOI PAZIENTI
 

Fatturazione - Piani di Cura e Preventivi

Adesso puoi fare valutazioni ancora più efficaci dei compensi degli operatori. È infatti possibile scegliere se calcolare il compenso dell’operatore che esegue  una prestazione sulla  tariffa prima o dopo aver applicato un eventuale sconto.

Sistema TS

Abbiamo reso ancora più pratico e veloce l’invio dei dati. Quando emetti una nuova fattura, è ora possibile selezionare direttamente nel processo di fatturazione il tipo di spesa per l’invio al Sistema TS per ogni singolo pagamento. Guarda come fare.
  • Abbiamo ottimizzato ulteriormente la gestione dei documenti: quelli che non presentano il campo “firma” non verranno più contrassegnati come documenti con firma mancante.
  • È stata ottimizzata e migliorata l’interfaccia utente nella Prenotazione Online.
 
 

Aggiornamenti Febbraio 2022

Comunica più velocemente con i pazienti grazie ai messaggi predefiniti di WhatsApp


Adesso puoi impostare messaggi WhatsApp predefiniti per rendere più immediate le comunicazioni con i pazienti. 

Dopo aver fissato un appuntamento sarà possibile inviare al paziente un messaggio di conferma su WhatsApp con tutte le informazioni utili (documentazione con cui presentarsi, indicazioni su come raggiungere lo studio, link all’App paziente o alla gestione dell’appuntamento ecc). 

Il messaggio, totalmente personalizzabile, si completerà automaticamente con i dati del paziente e dell’appuntamento.

 

Come impostare il messaggio predefinito

 

Qual è il vantaggio?

  • Lo studio risparmierà tempo grazie alle informazioni contenute nel messaggio predefinito, che eviteranno dimenticanze e dubbi al paziente. 
  • La reception potrà gestire più conversazioni contemporaneamente risparmiando il tempo perso in chiamate. L’utilizzo di WhatsApp permette al paziente di rispondere direttamente in caso di dubbi, ricevendo una risposta pressoché istantanea.
  • Su WhatsApp è possibile verificare che il paziente abbia letto o meno il messaggio e instaurare, se necessario, una comunicazione telefonica.
  • Basterà scrivere un solo messaggio, utilizzabile per tutti i pazienti e gli appuntamenti. Le variabili inseribili nel corpo del messaggio, come [[NOME]] o [[ORARIO_APPUNTAMENTO]] si autocompilano con le informazioni corrispondenti di caso in caso. 
  • Prima dell’invio, il messaggio WhatsApp può essere ulteriormente personalizzato qualora ce ne fosse bisogno. È infatti sempre visualizzabile e modificabile.

 

Velocizza le comunicazioni con i tuoi pazienti

SCOPRI L'INTEGRAZIONE CON WHATSAPP
 

Analisi - Produzione

  • È ora possibile il download dei report della sezione Analisi > Produzione in formato .csv, per scaricare tutti i dati. Questo formato è più adatto a documenti con molti dati e parametri e alla loro lettura su diversi programmi.  
  • Usando i nuovi “Filtri avanzati”, adesso puoi filtrare i dati di Produzione in base al listino, alla branca o alla prestazione cui si riferiscono (Associato a listino, Associato a branca, Associato a prestazione).

Prenotazione Online

Abbiamo rafforzato il metodo di riconoscimento dei pazienti già esistenti in Anagrafica: è ora necessario che oltre al nome e al cognome combaci anche il numero di telefono. Viceversa, verrà richiesta una seconda verifica al personale di studio direttamente sull’agenda e nel campanellino “Notifiche” in alto a destra di AlfaDocs.
  • Ottimizzazione del riconoscimento del numero di telefono nell’integrazione con WhatsApp. 

  • Ottimizzazione della funzione “Appuntamenti Ricorrenti”.

Aggiornamenti Novembre 2023

Ancora più privacy per i dati clinici dei tuoi pazienti


In ogni studio ci sono diversi ruoli e responsabilità che comportano la necessità di avere diversi gradi di accesso ai dati dei pazienti. Non tutti possono e devono inevitabilmente avere  accesso a tutto.

Grazie alla nuova implementazione che abbiamo attuato, solamente il personale autorizzato dal pannello di controllo dello studio potrà vedere i dati sensibili e clinici dei pazienti come le anamnesi, le note cliniche, il diario e qualsiasi documento caricato sotto la voce di “clinico”. 

Da oggi quando carichi un nuovo file su AlfaDocs potrai infatti selezionare l’opzione “questo è un documento clinico”, e il sistema lo considererà parte integrante dei dati sensibili limitandone l’accesso. 

Questa nuova aggiunta ti permetterà di gestire con massima libertà gli accessi dello staff e dei collaboratori ai dati dei tuoi pazienti Potrai infatti limitare l’autorizzazione di visualizzare i dati clinici solo a determinati operatori, e cambiare le impostazioni in qualsiasi momento.

NF novembre - Ancora più privacy per i dati clinici dei tuoi pazienti



Qual è il vantaggio?


  • Garantisci ancor più privacy: Solamente determinati operatori scelti dall'ammnistratore dell'account, potranno avere accesso ai dati sensibili dei pazienti.

Attiva automazioni personalizzate per il singolo paziente che viene aggiunto ad una nuova prestazione

Da oggi puoi attivare un’automazione di marketing anche per un singolo paziente, utilizzando il suo piano di cura come criterio di iscrizione al workflow.

Dopo aver creato un nuovo piano di cura infatti,  potrai inserire un appuntamento ad esso relativo per il tuo paziente ed attivare un nuovo workflow in base al criterio: “Prestazione X è stata programmata” dove “prestazione X” è la nuova prestazione.

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Aggiornamento intelligente del colore degli appuntamenti: evita errori e confusione

Su AlfaDocs puoi assegnare un colore a ciascun tipo di appuntamento, in base alla prestazione alla quale si riferisce e ad altre sue caratteristiche. Questa funzionalità è particolarmente utile per mantenere un’agenda ordinata e soprattutto un ordine mentale più intuitivo per tutto lo staff.  

Da oggi il software aggiornerà automaticamente il colore dell’appuntamento quando cambia il tipo di prestazione che vi è associata, il paziente a cui si riferisce o la modalità di creazione (da listino o da piano di cura).  

Un esempio?

Se lo studio crea originariamente un appuntamento per una prestazione di pulizia dentale (alla quale ha associato il colore blu) e poi lo modifica inserendo invece un riempimento dentale (al quale ha associato il colore rosso), il colore dell’appuntamento in agenda passerà automaticamente da blu a rosso.

NF - AGGIORNAMENTO COLORI INTELLIGENTE (NOT BROKEN FILE)

Visualizza facilmente il totale in euro dei piani di cura non ancora fatturati

Da ora non solo potrai visualizzare il totale in euro dei piani di cura non ancora fatturati per data, ma potrai anche vedere la somma totale in € di queste scadenze non fatturate direttamente dalla pagina dei piani di cura. Così facendo potrai calcolare facilmente l’effettivo fatturato dello studio aiutandoti nella pianificazione e gestione finanziaria. 

NF - Novembre - 4. Visualizza facilmente il totale delle scadenze non fatturate

 

  • Abbiamo migliorato i piani di cura.

  • È stato ottimizzato il modulo di appuntamenti online.
     
  • Abbiamo ampliato la potenza di calcolo delle automazioni di marketing.


Aggiornamenti Ottobre 2023

Massima flessibilità nella gestione delle anamnesi: scegli quando compilare e quando firmare!


Da oggi l’anamnesi digitale di AlfaDocs è ancora più potente.

Con l’aggiornamento di questo mese potrai infatti gestire compilazione e firma dell’anamnesi separatamente, sia in studio che da remoto.

Avrai la possibilità di richiedere al paziente la firma dell’anamnesi in un momento diverso rispetto a quando compila il documento.

Questa funzionalità è pensata per adattare la nostra piattaforma alle diverse esigenze operative degli studi, sempre in conformità con le norme vigenti.

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Quali sono i vantaggi?


  • Garantisci più flessibilità: Che tu non abbia bisogno della firma per l'anamnesi o che tu desideri compilarla ma richiedendo la firma in seguito, ora hai la possibilità di farlo.

  • Risparmia tempo: con un solo click potrai scegliere se firmare o meno l'anamnesi.

  • Rendi più efficiente la gestione delle anamnesi: Ora puoi compilare l'anamnesi in base alle esigenze specifiche del tuo studio e dei pazienti, il che semplifica notevolmente il tuo lavoro.

Magazzino e scadenze della merce: da oggi puoi gestirli senza errori

Evita gli errori in magazzino. Da oggi gli avvisi sull’imminente scadenza di un prodotto e la necessità di rimuoverlo sono automatici. 

Rimuovi solo gli articoli effettivamente in scadenza con un semplice click ed evita così costosi errori. 

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Nuove opzioni di fatturazione: ora puoi creare note di credito anche per fatture non legate a piani di cura

Abbiamo introdotto una nuova opzione di fatturazione per soddisfare le esigenze fiscali degli studi medici. 

Da ora puoi emettere note di credito relative a fatture senza un piano di cura associato. Inoltre, da potrai creare fatture anche per Piani di Cura già chiusi.

Questo aggiornamento mira a fornire maggiore flessibilità e controllo nella gestione finanziaria del tuo studio.

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Barra di ricerca avanzata

Abbiamo potenziato la barra di ricerca di AlfaDocs con l'introduzione della ricerca avanzata. Questo nuovo strumento è utile per effettuare ricerche dettagliate e  filtrare al meglio tutti i risultati. 

Un esempio comune? Quando cerchi pazienti con un cognome di sole 2 lettere, spesso la ricerca normale non è abbastanza per trovare il risultato che ti serve.

Adesso puoi aumentare la precisione della tua ricerca e risparmiare tempo prezioso.

Video Barra ricerca avanzata

Ricerca automatica della prima disponibilità in agenda nel range di 30 giorni

Da oggi quando cerchi una disponibilità sulle agende dei tuoi operatori, AlfaDocs cercherà in automatico il primo spazio libero nei 30 giorni successivi alla data selezionata. 

Questa novità ti permette di lavorare più agilmente e risparmiare tempo prezioso.

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  • Abbiamo reso più efficente il sistema di sconti nei piani di cura.

  • Abbiamo migliorato il modulo di analisi.
     
  • Abbiamo ottimizzato il calendario.

  • Abbiamo potenziato il sistema di appuntamenti.
 
 

Aggiornamenti Settembre 2023

Automazione in segreteria: da oggi i workflow sono ancora più versatili 

I workflow sono flussi di lavoro automatici che permettono un notevole risparmio di tempo in segreteria e possono essere utilizzati per diversi scopi. Puoi utilizzarli per individuare segmenti specifici di pazienti, inviare loro comunicazioni o impostare promemoria per processi interni allo studio.

Per rendere questo strumento ancora più versatile e utile, abbiamo aggiunto la possiblità di impostare il criterio di iscrizione dei pazienti nel workflow in base agli appuntamenti in agenda collegati a piani di cura. 

Da oggi potrai inviare comunicazioni automatiche a chi ha prestazioni programmate o specifiche prestazioni programmate, dunque già collegate a un appuntamento in agenda. 

Questa novità ti aiuterà anche ad individuare (e contattare) i pazienti che devono prendere un appuntamento in studio e a poter inviare comunicazioni automatiche totalmente personalizzabili coloro che sono prossimi ad averne uno. 

 

Workflow - prestazioni


Qual è il vantaggio?

  • Maggior libertà di utilizzo. Questa novità ti dà la possibilità di fare un uso ancor più completo e flessibile dei workflow. 

  • Massima efficienza in segreteria. Adesso l'attività di ricerca dei pazienti con un piano di cura aperto che devono ancora fissare un appuntamento richiederà solo un paio di clic.

  • Comunicazione potenziata. Individuare e raggiungere i pazienti ai quali vuoi mandare una comunicazione è diventato ancora più semplice e veloce.

Tieni traccia delle Prime Visite

Da ora puoi filtrare gli appuntamenti contrassegnati come 'Prima Visita'.

Questa informazione sarà visibile anche nel file CSV degli appuntamenti, nella nuova colonna 'Prima Visita'.

In questo modo avrai una panoramica del numero di prime visite nel tuo studio rispetto al totale degli appuntamenti, permettendoti di monitorare l'andamento del tuo studio e valutare il tasso di acquisizione dei pazienti, nonché l'efficacia delle strategie di marketing.

Questo sarà possibile grazie alla sezione "Prima Visita" che visualizzerai durante l'aggiunta di un nuovo appuntamento in agenda, dove AlfaDocs determinerà automaticamente se esso si tratta di una prima visita o meno. Potrai anche modificare l'informazione manualmente.

Prima visita

 

Assegnazione automatica dell’operatore: migliora la gestione delle note

Ora, quando aggiungi una nuova nota su Alfa Docs, il sistema preselezionerà automaticamente l'autore associato al tuo account.

Questa funzionalità garantisce una maggiore coerenza nell'esperienza utente e semplifica il flusso di lavoro, consentendo un notevole risparmio di tempo, specialmente negli ambienti medici.

Ad esempio, in uno studio dentistico, l'igienista dentale verrà automaticamente indicato come autore per le attività legate all'igiene, migliorando l'efficienza complessiva.

Operatore

 

Ottimizzazione della gestione degli appuntamenti spostati

Da oggi puoi semplificare il processo di invio di promemoria ai pazienti quando gli appuntamenti vengono spostati.

Nelle impostazioni di comunicazione dello studio, potrai scegliere se abilitare o meno la richiesta di AlfaDocs per l’invio di comunicazioni al paziente quando un suo appuntamento viene spostato in agenda.

Quando questa opzione è disabilitata, non ti mostreremo nessun pop-up in agenda quando sposti in appuntamento, viceversa potrai scegliere se avvertire il paziente via SMS o email. 

Promemoria app spostati

 

Calcolo automatico del prezzo lordo nei piani di cura

Ora è possibile modificare il prezzo lordo nei piani di cura e ottenere automaticamente il calcolo del prezzo netto.

Questo miglioramento rende la creazione dei piani di cura più flessibile e conveniente per gli studi che gestiscono l'IVA.

Ad esempio, se desideri ricalcolare un prezzo netto di €163,93 (€200 lordi) aggiungendo €50, il calcolo dell'IVA netta al 22% può essere complicato in tempo reale. Ora AlfaDocs lo farà per te.

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  • Abbiamo migliorato il sistema di fatturazione 

  • Abbiamo ottimizzato la gestione degli appuntamenti 

  • Abbiamo migliorato ed ottimizzato la sezione magazzino 
 
 

Aggiornamenti Agosto 2023

Metti il turbo al tuo lavoro: ora puoi creare le fatture per gli appuntamenti direttamente dall’agenda

Non sempre le prestazioni da eseguire sui pazienti sono legate a interi piani di cura. 

Per rendere più snello il tuo lavoro e adattare il nostro software alle esigenze di più branche mediche, abbiamo introdotto la possibilità di creare una fattura direttamente dall’agenda. 

Ti basta un clic sull’appuntamento: se esso non è stato collegato a nessun piano di cura, AlfaDocs ti porterà direttamente alla creazione della fattura già intestata al paziente.

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Se non hai ancora registrato il paziente, verrai prima indirizzato alla sua anagrafica.

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Lo stesso vale per appuntamenti inseriti in piani di cura: quando clicchi l’icona della fatturazione puoi crearne una già collegata al piano di cura. 

Sempre dall’agenda puoi anche fatturare un appuntamento collegato ad un piano di cura le cui prestazioni non sono ancora state eseguite: AlfaDocs ti avviserà che tutte le prestazioni collegate verranno indicate come eseguite nella data odierna. 


Qual è il vantaggio?

  • Semplifica i processi. Creare una fattura direttamente dall’agenda è una scorciatoia digitale che permette una gestione più agile del tuo lavoro.

  • Risparmia tempo. Non hai bisogno di navigare sul software di sezione in sezione: è tutto lì dove ti serve. 

  • Snellisci la fatturazione. Ti basta un clic: AlfaDocs intesta automaticamente la fattura al tuo paziente.


Adesso puoi vedere se un paziente ha l’anamnesi scaduta direttamente dall’agenda

Per la sicurezza dei pazienti e dello studio è necessario che le anamnesi siano costantemente aggiornate. Nella cartella paziente era già possibile visualizzare l’avviso di anamnesi scaduta per farne compilare una nuova al paziente. 

Per aumentare la precisione e l’efficienza dello studio, da ora, se il paziente ha un’anamnesi scaduta, potrai vederlo direttamente dal pop up dell’appuntamento in agenda. 

Anamnesi (1)

 

Note: traccia l’autore delle note e modificalo se necessario

Negli studi che utilizzano una sola utenza AlfaDocs per più operatori, potrebbe essere difficile risalire all’autore delle note paziente. 

Adesso, quando un operatore che ha eseguito l’accesso aggiunge una nota verrà indicato come autore della stessa. Dal menu “operatore”, potrai inoltre selezionare manualmente la tua identità. 

Fatta eccezione per quelle cliniche, l’autore potrà essere modificato anche in seguito alla creazione della nota.

Note cliniche

 

Privacy: nascondi i dati di contatto dei pazienti

Da oggi puoi aumentare la sicurezza dei dati dei tuoi pazienti: nella sezione “Permessi”, puoi decidere di non mostrare i loro contatti in Agenda, Gestione Appuntamenti e Gestione Pazienti agli operatori che utilizzano AlfaDocs in studio. 

Questa novità è utile soprattutto per i grandi studi con un grande turnover di pazienti e personale: è utile per evitare che i dati di contatto possano essere utilizzati da ex collaboratori per raggiungere i pazienti in autonomia e cercare di sottrarli alla clinica. 

dati Pazienti

 

Anagrafica: chiedi al paziente di completare i campi obbligatori

AlfaDocs ti permette di impostare come obbligatori i campi che desideri nell’anagrafica paziente. Adesso quando il paziente completa i suoi dati in autonomia in studio o da remoto, visualizzerà come obbligatorie le informazioni che hai deciso dovessero essere tali.

Campi personalizzati

 

Ora puoi inserire le emoji nei campi di testo

Abbiamo aggiunto la possibilità di utilizzare emoji su AlfaDocs, per permettere al tuo studio una maggiore personalizzazione degli elementi e delle comunicazioni sulla piattaforma. Adesso puoi inserirle negli appuntamenti, negli SMS e nelle email (compresi quelli da Workflow e da Promemoria) e in anagrafica paziente.

Emoji

Fatturazione: impostazioni di default in base al regime fiscale dello studio

Adesso la Natura delle fatture impostata di default su AlfaDocs corrisponderà al regime fiscale indicato nelle impostazioni dello studio. 

Se, per esempio, il regime è forfettario, le fatture saranno impostate con Natura 2.2. Questo ti permetterà di risparmiare tempo ed evitare passaggi manuali ripetitivi ogni volta.

Natura fattura

 

  • Abbiamo apportato diverse migliorie in Produzione.

  • Abbiamo migliorato l'export dati per Team System.

  • Abbiamo ottimizzato la creazione di un nuovo appuntamento in agenda.

 
 

Aggiornamenti Luglio 2023

Contributo integrativo ENPAP o ENPAB: AlfaDocs è ora utilizzabile da ancora più professionisti

Per facilitare il lavoro di tutti i professionisti sanitari abbiamo aggiunto la possibilità di inserire in fattura il contributo integrativo relativo alle professioni di psicologo e biologo. 

Adesso in fase di creazione della fattura potrai selezionare il corretto contributo integrativo ENPAP o ENPAB e l’eventuale percentuale relativa per la ritenuta d’acconto.

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Qual è il vantaggio?

  • Maggiore adattabilità del nostro software alle esigenze di tutti i professionisti sanitari. 

  • Semplicità di utilizzo. La creazione delle fatture con AlfaDocs è veloce e intuitiva.

  • Integrazione completa. Non avrai più bisogno di creare le fatture su software di terze parti: puoi fare tutto su un’unica piattaforma e impostare le voci correttamente.

Aggiunta dei colori nella colonna operatore in agenda

Adesso sarà ancora più facile distinguere a colpo d’occhio i vari operatori in agenda: hai infatti la possibilità di assegnare a ciascuno di loro un colore che sarà visibile nella colonna.

colori operatori

 

Possibilità di assegnare ad ogni branca un colore

Adesso puoi impostare ad ogni branca un colore e AlfaDocs lo utilizzerà di default quando crei un appuntamento a essa relativo. In questo modo non dovrai più ricordare mentalmente i colori di ogni branca e riscontrerai un maggior ordine nella gestione del tuo studio dalla nostra piattaforma.  

Colori branche

 

Visualizza il costo totale delle prestazioni da eseguire nel CSV degli appuntamenti

Da oggi, quando scarichi il CSV degli appuntamenti relativi, per esempio, alla settimana, visualizzerai una colonna con il totale da incassare per ognuno di essi. In questo modo potrai prevedere facilmente il flusso di cassa che ti aspetta.

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  • Abbiamo migliorato l’integrazione con TeamSystem eliminando tutti i bug relativi all’importazione di file. 

  • Abbiamo reso ancora più rapida l’aggiunta di un nuovo paziente in anagrafica.

  • Abbiamo perfezionato il funzionamento dei Workflow.

  • Da oggi i report in Analisi saranno ancora più precisi.
 
 

Aggiornamenti Giugno 2023

Collega AlfaDocs ai sistemi PACS e ottimizza il lavoro con gli apparecchi elettromedicali

I sistemi PACS permettono di archiviare, recuperare, presentare e condividere immagini prodotte da apparecchiature diagnostiche (ecografie, mammografie, risonanze, ecc..).

Da oggi è possibile integrare AlfaDocs a questi sistemi così da poter trasmettere le suddette immagini all’apparecchio elettromedicale necessario per il trattamento. Nel caso in cui, per esempio, un paziente dopo un’ecografia dovesse sostenere una terapia ad ultrasuoni, tramite AlfaDocs potrai inviare il referto alla macchina indicando il nome del paziente e la tipologia di procedura da seguire. 

Se nel tuo studio utilizzi macchinari, grazie al dialogo tra AlfaDocs e il sistema PACS potrai indicare loro quale procedura seguire con un solo clic. 


Qual è il vantaggio?

  • Velocità. Il collegamento ai sistemi PACS ti permette di lavorare in modo più rapido grazie alla comunicazione tra hardware e software

  • Efficienza. Grazie alle informazioni trasmesse da AlfaDocs al macchinario per la terapia, puoi ottimizzare i processi. 

  • Precisione. Grazie al digitale elimini il rischio di errore umano: l’apparecchio eseguirà sempre la terapia corretta.

Aggiungi nuovi pazienti anche se hai il permesso di visualizzare solo i tuoi

Da oggi anche utenti a cui è stato dato il permesso di vedere solo i propri pazienti in AlfaDocs avranno la possibilità di aggiungerne di nuovi in anagrafica. Questo permette agli operatori di lavorare con maggior autonomia.

nuovi pazienti

 

 

Inserisci la data di esecuzione delle fasi di prestazione per report più precisi

Adesso quando segni come eseguita la fase di una prestazione puoi indicare la sua esatta data di esecuzione. Questa informazione verrà considerata anche nei report in Produzione e nel calcolo dei compensi degli operatori.

fasi di cura

 

 

Adesso i tuoi pazienti possono scattarsi una foto da inserire in anagrafica

Quando il paziente compila i dati relativi alla sua anagrafica dal dispositivo dello studio o da remoto, potrà aggiungere una sua foto scattandosi direttamente un selfie da AlfaDocs. In questo modo la generale esperienza del paziente migliora e per lo studio sarà più facile avere anagrafiche con foto profilo aggiornate.

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Magazzino: ricerca degli articoli ancora più veloce

Ora ti basta inserire nella barra di ricerca del magazzino solo le prima 3 cifre del numero identificativo del prodotto per trovarlo. Puoi inserire il numero manualmente o tramite lo scanner del codice a barre.

 

Scarica il PDF degli appuntamenti per organizzare il lavoro in studio

Abbiamo aggiunto alla lista PDF degli appuntamenti la colonna “operatore” e “poltrona”. In questo modo in studio sarà possibile scaricare il documento e farsi un’idea del piano del giorno visualizzando quali operatori e stanze saranno occupati e quando.

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Lo stesso vale per il PDF "prossimi appuntamenti", scaricabile nella cartella paziente. Visualizzare dal documento qual è la sala in cui devono dirigersi aiuterà i pazienti di grandi studi ad orientarsi. 

appuntamenti paziente

 

 

Imposta una data di scadenza per le anamnesi affinché siano sempre aggiornate

Adesso puoi impostare una scadenza per le anamnesi: dopo il periodo da te indicato AlfaDocs segnalerà nella cartella paziente che l’anamnesi è scaduta e va aggiornata. Laddove un paziente ha un’anamnesi scaduta, gli verrà chiesto di compilarne una nuova in fase di compilazione documenti obbligatori per l’appuntamento (sul dispositivo dello studio o da remoto).

anamnesi

 

 

Visualizza le fasi di cura anche in Produzione per report più completi

Da oggi in Produzione AlfaDocs ti mostrerà le prestazioni divise per fasi di cura. In questo modo potrai visualizzare quanto è già stato fatto per una data prestazione e quali sono le fasi di cura ancora da completare. 

Questo ti permette di farti un’idea più ampia del lavoro svolto in studio e della sua programmazione.

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  • Quando nella cartella paziente ci sono documenti che richiedono una firma, AlfaDocs lo segnalerà con una piccola icona di fianco alla cartella paziente
  • Abbiamo aumentato la sicurezza dei nostri sistemi.

  • Abbiamo migliorato la sezione dei piani di cura.

  • Adesso potrai eliminare i file dalla cartella paziente più facilmente.

  • Abbiamo apportato dei miglioramenti nell’agenda di AlfaDocs.
 
 

Aggiornamenti Maggio 2023

Potenzia le automazioni in segreteria con i nuovi campi personalizzati nei Workflow

I workflow di AlfaDocs ti permettono di creare flussi di lavoro automatici che svolgono attività in autonomia. Puoi utilizzarli per inviare comunicazioni a segmenti specifici di pazienti o impostare promemoria per processi interni allo studio.

Da oggi, hai la possibilità di aggiungere ai criteri di iscrizione del workflow condizioni legate ai campi personalizzati nell’anagrafica paziente. 

Immagina che lo studio voglia inviare una comunicazione a tutti i pazienti con assicurazione X. Basterà creare il campo personalizzato Assicurazione nell'anagrafica dei pazienti ed impostare un workflow che abbia come criterio di iscrizione la condizione “Assicurazione = X”. 

A questo punto, una volta completata la creazione, tutti i clienti assicurati X riceveranno la comunicazione desiderata.

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Qual è il vantaggio?

  • Maggiori possibilità. Adesso lo studio può creare comunicazioni per segmenti molto più specifici di pazienti, aumentando la comodità e la precisione del lavoro, oltre a migliorarne i risultati.

  • Risparmio di tempo. Un grande vantaggio dei Workflow è dato dall’immediata individuazione dei pazienti che soddisfano una data condizione: non saranno più necessari controlli manuali.

  • Comunicazione potenziata. Avere la possibilità di targetizzare specifici gruppi di pazienti per inviare loro una comunicazione ti permette di migliorare la relazione con loro.

Conversione automatica del formato immagine

Adesso, quando condividi con il paziente un’immagine radiografica in formato DICOM, AlfaDocs la converte automaticamente in formato JPG. Questo formato, compatibile con il device dei tuoi pazienti, renderà loro più facile la visualizzazione del documento.

 

Individuazione slot liberi in agenda in un range di date

Spesso, in fase di prenotazione di un nuovo appuntamento, il paziente fornisce le sue disponibilità allo studio in un range specifico di date. Da oggi, AlfaDocs ti permette di cercare slot liberi in agenda nell’intervallo di date desiderato.

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Tipologia di documento: modifica e filtra dalla cartella paziente

Hai sbagliato a selezionare la tipologia del documento caricato nella cartella paziente? Dopo averlo aperto potrai correggerti direttamente cliccando sulla rotella di fianco al nome documento. 

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Inoltre, da oggi potrai filtrare i documenti mostrati nella cartella paziente in base alla tipologia.

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Analisi di produzione: colonna Piani di Cura

Nel CSV delle statistiche di produzione dello studio, abbiamo aggiunto la colonna Piani di Cura. Questa novità ti permette di visualizzare a quale piano di cura appartengono tutte le prestazioni visualizzate nel tuo file.

 

Firma nei documenti obbligatori

Quando crei un nuovo modello di documento e lo imposti come obbligatorio per il paziente, AlfaDocs ne impedisce il salvataggio qualora la variabile [[SIGNATURE]], per apporre la firma elettronica, non sia stata inserita. 

Questa funzionalità è stata pensata per evitare dimenticanze da parte del personale di studio su documenti importanti che richiedono la firma del paziente.

 

Piani di cura: condivisione e estratto conto

Adesso, quando scarichi l’estratto conto dei Piani di Cura di un paziente, il file mostrerà solo il totale ancora da saldare dei piani di cura aperti. Ciò permette una maggior chiarezza per il paziente.

Inoltre, abbiamo migliorato la visualizzazione dell’interfaccia per la condivisione con i pazienti dei piani di cura, ora molto più intuitiva: 

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  • Ora il calcolo IVA nei Piani di Cura più veloce e preciso

  • Abbiamo reso il caricamento degli slot in agenda più rapido

  • Abbiamo migliorato i messaggi di default WhatsApp per videovisite

  • Adesso la creazione di documenti nella cartella paziente è ancora più facile

  • Da oggi l’aggiornamento del magazzino è più continuo e preciso

  • Appuntamenti ricorrenti: quando uno di essi viene spostato, gli altri non variano
 
 

Aggiornamenti Marzo 2023

Firma On-Click Automatica: ora puoi firmare più documenti in un colpo solo


Il sistema di Firma On-Click Automatica di AlfaDocs permette di firmare digitalmente i documenti necessari allo studio senza spreco di carta e di tempo prezioso. 

Il paziente può completare l’accettazione da remoto, firmando i documenti condivisi con lui via email, SMS o WhatsApp. Questo sistema non solo permette allo studio di risparmiare sul costo della carta, ma comporta un grande vantaggio in termini di tempo evitando processi manuali. Inoltre, la gestione digitale dei documenti, al contrario di quella cartacea, assicura il massimo livello di sicurezza e privacy, anche secondo le norme GDPR. 

Da oggi, se un paziente deve firmare più documenti può scegliere di farlo in un colpo solo. Dopo aver visionato tutti i documenti in un unico PDF e averli compilati, riceverà un solo SMS con codice OTP per completare l’operazione.

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Il codice OTP garantisce la sicurezza dell’operazione in quanto codice di verifica per il paziente, identificandolo come unico soggetto in grado di poter apporre la firma in questione.

Per la ricezione degli SMS contenenti il codice, tuttavia, occorre qualche secondo. Dover completare documento dopo documento può diventare dispendioso in termini di tempo: da adesso non sarà più necessario. 

Se i documenti vengono firmati insieme, basterà un unico OTP.

Qual è il vantaggio?

  • Risparmio di tempo. Niente attese in segreteria o processi da ripetere: basterà inserire un solo codice per tutti i documenti.

  • Processi semplificati. Per il tuo paziente, firmare digitalmente sarà ancora più immediato.

  • Pazienti più soddisfatti. Firmare digitalmente è un grande vantaggio per i pazienti: renderlo ancora più semplice aumenterà la loro soddisfazione. 

Aggiungi la foto del paziente in anagrafica direttamente dalla webcam

Quando un nuovo paziente inserisce i suoi dati anagrafici per completare la prenotazione online dell’appuntamento, da oggi avrà la possibilità di aggiungere anche una foto profilo direttamente dalla webcam o dalla fotocamera integrata.

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In questo modo, lo studio potrà raccogliere più dati possibili su di lui ancor prima che si presenti in studio. Inoltre, avere la possibilità di vedere il paziente grazie all’immagine caricata facilita il suo riconoscimento. Lo stesso vale per quando la registrazione di un nuovo paziente avviene direttamente in studio, o quando quest’ultimo invia al paziente dei documenti da firmare da remoto.

 

Condividi facilmente più documenti in un'unica comunicazione

Abbiamo aggiunto la possibilità di copiare il collegamento ai documenti da condividere con il paziente. Adesso è ancora più immediato condividere più documenti in un’unica comunicazione (email, SMS, WhatsApp ecc), inserendo al suo interno tutti i link ai file necessari

SHARE

 

Adesso puoi rendere obbligatorio il completamento di tutti i campi nell'anagrafica paziente

AlfaDocs permette di inserire nell’anagrafica paziente campi default (nome, cognome, nazione ecc) e personalizzati, cioè creati dallo studio (consensi, eventuale presenza di patologie specifiche, ecc). Da oggi, potrai impostare quali campi sono obbligatori per il completamento dell’anagrafica. In questo modo, durante la registrazione di un nuovo paziente, chiunque lo registri non potrà dimenticarsi di inserirli. Lo stesso vale se il paziente inserisce autonomamente i suoi dati.

 

Verifica i risultati delle tue campagne di marketing in produzione

Adesso, da Analisi > Produzione puoi filtrare le prestazioni eseguite anche in base alla fonte dei pazienti. In questo modo potrai controllare quante prestazioni hai eseguito, per esempio, su pazienti provenienti dalle tue campagne Facebook.

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Agenda più intuitiva

Adesso puoi decidere se visualizzare l’agenda dello studio con colori alternati per le fasce orarie, di cui puoi scegliere la durata (10, 20, 30, 60 minuti). In questo modo potrai scegliere qual è il modo più comodo per te di vedere gli appuntamenti.

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Trova più facilmente gli articoli nel magazzino

Adesso puoi cercare gli articoli con codici a barre all’interno della sezione magazzino anche tramite la scansione del codice con l’apposita pistola. Basterá aggiungere il Codice Identificativo nell’apposito campo durante la registrazione di un nuovo articolo. In seguito potrai ricercare rapidamente l’articolo inserito tramite tale codice. Questo può velocizzare di molto l’operazione.

  • Abbiamo apportato miglioramenti alla condivisione documenti tramite WhatsApp.

  • Abbiamo migliorato la visualizzazione della cartella parodontale.

  • Abbiamo apportato miglioramenti all’agenda

  • Abbiamo reso più veloce il caricamento della cartella paziente.

 
 

Aggiornamenti Febbraio 2023

Prenotazione online per le videovisite

Abbiamo potenziato la prenotazione online. Da ora, i tuoi pazienti potranno prenotare online non solo gli appuntamenti in presenza, ma anche le videovisite.

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Ricerca automatica degli slot disponibili in agenda

Adesso AlfaDocs cercherà per te le fasce orarie disponibili in agenda quando devi fissare un appuntamento per il paziente. Basta impostare i filtri necessari (durata, operatore, poltrona) e il sistema ti indicherà le date ancora libere per la visita.

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Visualizza l'importo ancora da eseguire nei piani di cura

Adesso nei piani di cura accettati visualizzerai anche l’importo totale ancora da eseguire, per avere sempre chiaro a che punto della terapia si trova il paziente e quanto ancora rimane da incassare allo studio, rispetto al preventivo iniziale.

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Aggiungi campi personalizzati nell'anagrafica paziente

Ora puoi aggiungere nuove proprietà oltre a quelle già presenti di default nell’anagrafica paziente. Informazioni come l’origine del paziente (cioè come è venuto a conoscenza del tuo studio) potrebbero essere fondamentali per attività di analisi e marketing. Potrai inoltre scegliere l’ordine con il quale questi campi vengono visualizzati nell’anagrafica paziente e rendere obbligatori da compilare sia quelli già presenti sia quelli aggiunti da te, per essere certo che tutte le informazioni necessarie vengano sempre inserite.

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Filtro "oggi" in Prima Nota 

Adesso, nella sezione Prima Nota in Contabilità potrai visualizzare tutti i movimenti odierni con il nuovo filtro “oggi”.

 

Integrazione con Team System

Adesso l’export dei dati contabili di AlfaDocs è compatibile con il gestionale Team System per piccole e medie imprese.

  • Abbiamo reso il caricamente dell’agenda più veloce.

  • Miglioramenti nella visualizzazione dell’anamnesi.

  • Abbiamo apportato miglioramenti alla funzionalità Firma On Click Automatica.

  • Miglioramenti nell’operazione di caricamento documenti su AlfaDocs.



 

 
 

Aggiornamenti Gennaio 2023

Firma On-Click Automatica: adesso anche l'anamnesi può essere compilata da remoto


Immagina di poter avere un assistente digitale pronto a svolgere per te più della metà del lavoro, sempre in maniera veloce ed efficiente. 

Per la segreteria del tuo studio è già realtà: grazie alla Firma On-Click Automatica, puoi digitalizzare l’intera gestione dei documenti e dimezzare i processi nell’accettazione pazienti. 

Che si tratti di documenti per l’accettazione, preventivi per piani di cura o anamnesi da compilare, non avrai più bisogno di utilizzare carta. Il paziente può completarli e firmarli in digitale, da qualsiasi dispositivo, in studio o comodamente da remoto. 

Se firma da remoto, il paziente arriva in studio avendo completato tutti i passaggi dell’accettazione, già pronto per la visita. I documenti sono archiviati sull’account AlfaDocs e sempre reperibili. 

Eliminare la carta e i processi manuali non solo ti permetterà di risparmiare migliaia di euro ogni anno, ma renderà il tuo studio molto più sicuro dal punto di vista legale e della privacy. 

Il digitale garantisce un livello di riservatezza e sicurezza delle informazioni molto più elevato: solo chi avrà accesso ai documenti potrà visualizzarli, e non correrai mai il rischio di perderli.

E per minori o anziani? E’ possibile aggiungere un terzo firmatario per minorenni e persone accompagnate da tutori. Se il paziente ha poca dimestichezza con il digitale e preferisce firmare su carta, puoi sempre stampare i documenti necessari.

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Da oggi, anche l'anamnesi è condivisibile con il paziente da remoto.

Qual è il vantaggio?

  • Risparmio di tempo. Per il check-in e il check-out di ogni paziente, la segreteria impiega in media 15 minuti del suo tempo. La Firma On-Click Automatica permette allo studio di svolgere l’accettazione in qualche clic, risparmiando centinaia di ore lavorative all’anno. Se il paziente sceglie la firma da remoto, inoltre, si presenterà in studio avendo già completato tutti i passaggi richiesti.

  • Abbattimento dei costi. Secondo uno studio del Politecnico di Milano, la dematerializzazione dei documenti garantsice allo studio un risparmio che può arrivare a superare l’80% dei costi per la gestione cartacea. Si tratta di migliaia di euro risparmiati ogni anno.

  • Massima sicurezza. La Firma On-Click Automatica è sicura dal punto di vista legale grazie al sistema OTP (One Time Password), che manda al paziente un codice univoco via SMS, lo stesso sistema che usano alcune app delle Banche. Inoltre, la condivisione e l’archiviazione dei documenti sono sempre ad alta sicurezza ein linea con il regolamento GDPR.

  • Maggior flessibilità. Lo studio senza carta non ha i limiti imposti dal materiale: anche lo staff potrà firmare ovunque e da qualsiasi dispositivo. La possibilità di compilare la documentazione comodamente dal proprio divano, è un grande vantaggio per i pazienti.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Attivando la Prenotazione Online per il tuo studio, aumenterai ulteriormente il livello di automazione del tuo studio. Il paziente può fissare l’appuntamento online, firmare tutti i documenti impostati dallo studio come necessari per il check-in, e ricondividerli con la segreteria per l’archiviazione. 

In tutto questo processo, la tua reception non dovrà muovere un dito.

Messaggi predefiniti su WhatsApp

Abbiamo aggiunto nuovi modelli per i messaggi preimpostati di WhatsApp (messaggio default di condivisione piano di cura, messaggio default di condivisione documenti e messaggio default di condivisione fatture). Questo ti permetterà di risparmiare tempo nella modifica del messaggio, che potrai personalizzare come preferisci a seconda del suo utilizzo senza bisogno di cambiarlo di volta in volta. 

Inoltre, adesso la variabile [[LINK_DOCUMENTO]] nel modello preimpostato ti permetterà di inviare al paziente il link del documento automaticamente, senza bisogno di inserirlo manualmente.

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Nuovi filtri per la ricerca pazienti

Adesso potrai filtrare i pazienti in base alla loro professione o a chi ha abilitato l’App Pazienti.

Sicurezza dei sistemi

Secondo diversi esperti in sicurezza informatica, è consigliabile scegliere una password di almeno 12 caratteri per gli account. AlfaDocs è in continuo aggiornamento e ti garantisce sempre la massima sicurezza: ci siamo quindi adattati a questa nuova raccomandazione. 

Non ti sarà più richiesto di scegliere una password con maiuscole o caratteri speciali poiché sconsigliato, ma sarà necessario che abbia almeno 12 caratteri.

Adeguamento GDPR

Come azienda, per garantirti l’utilizzo della nostra piattaforma in totale rispetto delle norme GDPR, abbiamo smesso di utilizzare Google Analytics. Da ora, ci serviremo di Mamoto, una piattaforma con le stesse funzionalità ma GDPR compliant.

  • Miglioramenti nell’anamnesi digitale.
  • Abbiamo velocizzato il caricamento dei documenti digitali.
  • Abbiamo apportato miglioramenti sulla pagina di prenotazione online.

 

 

Aggiornamenti Dicembre 2022 

Firma remota tramite WhatsApp

Come puoi già fare con SMS e Email, da oggi potrai condividere i documenti con i tuoi pazienti e richiedervi una firma da remoto anche tramite WhatsApp, il canale più immediato per la comunicazione con loro.

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Aggiunta di un firmatario da remoto

Abbiamo aggiunto la possibilità di firmare documenti per terzi (come nel caso di minori) anche da remoto. Se il genitore o il tutore di un paziente prenota un appuntamento per lui, potrà procedere con la firma da remoto di tutti i documenti necessari dichiarandosi come firmatario pre-impostato in autonomia. Questo permette allo studio e al paziente di risparmiare tempo e dimezzare i processi in accettazione.

Aggiornamento automatico dello schema parodontale

Adesso lo schema parodontale del paziente si aggiorna automaticamente in base al contenuto del suo stato dentale. In mancanza di uno o più denti, per esempio, anche dalla cartella parodontale risulteranno assenti. Questa totale sincronizzazione ti permetterà di ottimizzare i processi di lavoro.

Firma da remoto: adesso il paziente può scaricare i suoi documenti

Da oggi i pazienti potranno fare il download dei loro documenti firmati da remoto.

  • Abbiamo migliorato la sezione analisi.

  • Abbiamo ottimizzato ulteriormente il processo di richiesta firma.

  • Abbiamo perfezionato la visualizzazione dell'agenda.

 

 
 

Aggiornamenti Novembre 2022 

Prendi il pieno controllo del tuo studio: scopri le fasi di prestazione


Lavorare tanto e bene non significa sempre avere il quadro completo della situazione. Essere a bordo di una grande nave che attraversa l’oceano potrebbe essere pericoloso se non sappiamo dove ci troviamo. 

La novità di questo mese è pensata proprio per aumentare il controllo sul lavoro svolto in studio, grazie alle nuove fasi di cura (e di produzione). 

Adesso è possibile ripartire ogni prestazione eseguita dallo studio in diverse fasi, e assegnare a ciascuna di esse le corrette percentuali in termini di prezzo e tempo rispetto alla prestazione completa. 

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Impostare in questo modo le diverse fasi di cura per ogni prestazione è importante soprattutto per il corretto calcolo dei compensi per gli operatori. 

AlfaDocs ti permette anche di monitorare lo svolgimento della prestazione, spesso effettuata in più appuntamenti, dall’inizio alla fine: 

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Una volta completata l’intera prestazione, potrai visualizzarla in Produzione

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E in tutte le altre sezioni di Analisi.

Qual è il vantaggio?

  • Calcolo dei compensi più facile. AlfaDocs calcolerà in automatico i compensi degli operatori in base alle fasi di cura eseguite e alla percentuale che spetta loro. Puoi sempre scegliere se calcolare il compenso al netto dei costi della prestazione o meno. 

  • Analisi potenziate. Impostare le varie fasi di cura per ogni prestazione ti richiederà di calcolare l’importanza di ciascuna di esse rispetto alla prestazione, quanto tempo richiedono e qual è il loro valore. Si tratta di un processo necessario una tantum che ti fornirà più controllo sulla produzione del tuo studio. 

  • Maggior controllo sul lavoro dello studio. Grazie alle fasi adesso puoi monitorare come procedono i tuoi piani di cura e controllare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento delle prestazioni.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Ti consigliamo di impostare tutte le prestazioni del tuo studio dividendole nelle loro fasi di produzione. Prendiamo ad esempio una prestazione X, ponendo il caso che una delle sue fasi sia Y. 

  • Calcola quanto tempo occorre all’operatore per svolgere Y rispetto alla durata totale di X (in percentuale).

  • Considerando il prezzo dell’intera prestazione X, calcola qual è il prezzo adeguato della fase Y.

Anagrafica pazienti

Adesso puoi impostare come obbligatorie alcune proprietà nell’anagrafica che verranno richieste ad ogni utente di AlfaDocs quando aggiunge un nuovo paziente. Non solo avrai informazioni più complete, senza il rischio che qualcuno si dimentichi di inserirle, ma potrai anche utilizzare queste proprietà come campi di ricerca quando vuoi trovare uno o più pazienti. 

 

Prescrizioni

Abbiamo aggiunto la possibilità di scorrere pagina per pagina la prescrizione direttamente dall'anteprima, senza la necessitá di doverla scaricare.

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Invio al SDI

Da oggi, quando invii un pacchetto di fatture elettroniche al SDI, AlfaDocs ti segnalerà in anteprima se al suo interno ci sono fatture con errori. Non dovrai più aprire il pacchetto per scoprirlo.

 

  • Abbiamo ottimizzato i filtri nella sezione piani di cura

  • Adesso puoi scegliere l’ordine con cui visualizzare la lista pazienti 

  • Da ora la condivisione delle prescrizioni è molto più veloce. Abbiamo ridotto i tempi di caricamento.

  • Abbiamo apportato alcuni miglioramenti alla sezione per aggiungere nuovi pazienti.



 

 
 

Aggiornamenti Ottobre 2022 

Nuovo diario clinico: lavora in modo più intuitivo e veloce

 

L’importanza dello storico paziente è ben nota a chiunque lavori in uno studio medico-odontoiatrico. Per questo abbiamo aggiornato la sezione Note di AlfaDocs, integrandola con il diario clinico. 

Adesso è ancora più semplice consultare lo storico paziente ed aggiornarlo: trovi tutte le informazioni in un punto solo e puoi decidere quali visualizzare grazie ai filtri.

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Qual è il vantaggio?

  • Completezza dell’informazione. Nel diario clinico visualizzerai tutte le note riguardanti il paziente, i suoi piani di cura, le prestazioni e, ovviamente, la sua storia clinica. 

  • Comodità di utilizzo. Puoi aggiungere le note sul diario del paziente da diverse sezioni di AlfaDocs: la bacheca paziente, il diario stesso, ma anche direttamente dal piano di cura. 

  • Velocità nel lavoro. Grazie all’immediatezza nel consultare le note, cosa che puoi fare direttamente anche dall’agenda cliccando sull’appuntamento del paziente, renderai più veloce il lavoro in studio.

  • Controllo più rapido. Puoi filtrare le note per tipologia e visualizzare subito quelle di tuo interesse.

Puoi scegliere quali tuoi collaboratori avranno l’autorizzazione necessaria per poter aggiungere note cliniche sul diario. Queste ultime, infatti, una volta aggiunte non potranno essere rimosse. Anche se eliminate, rimarranno visibili sullo storico paziente, per completezza dell’informazione. 

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Anamnesi digitale ancora più funzionale

Adesso puoi impostare come obbligatorie determinate risposte nell’anamnesi digitale. Per completare l’anamnesi è necessario che il paziente risponda a tutte le domande impostate come tali. Puoi scegliere anche il tipo di risposta da inserire (solo affermativa e negativa, o con testo). 

 

Condivisione documenti ottimizzata

Quando condividi il link del documento tramite SMS, Email o WhatsApp, il suo URL sarà molto più breve. Così la comunicazione risulterà più intuitiva per i pazienti e ti permetterà di risparmiare caratteri nell’invio di SMS. 

 

Processo di firma documenti più intuitivo

Il tasto “COMPLETA” verrà evidenziato quando il paziente avrà apposto tutte le firme richieste su un documento.

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  • Abbiamo aggiunto la riga “bollo” nel file XML di invio al Sistema TS per una corretta trasmissione delle fatture. 

  • Miglioramenti del portale di Prenotazione Online per una maggior visibilità della pagina. 

  • Miglioramento del funzionamento del filtro “importo da pagare” nelle fatture in entrata.

  • Miglioramenti tecnici nella gestione degli elementi nei piani di cura.  


 

 
 
 

Aggiornamenti Settembre 2022 

Ottieni la vera visibilità online grazie ai tuoi pazienti


Esserci online non basta. Per una presenza digitale utile a te e ai pazienti, devi farti trovare e farti conoscere. Il servizio di Prenotazione Online di AlfaDocs te ne dà l’opportunità. Da oggi, sul portale saranno visibili anche le opinioni sul tuo studio lasciate dai pazienti. 

Abbiamo infatti deciso di rendere pubbliche le opinioni ricevute tramite il sistema Soddisfazione Pazienti, integrato nella sezione Marketing in AlfaDocs. Questo permetterà a nuovi e vecchi pazienti di trovarti più facilmente in rete: più recensioni avrai, più il profilo del tuo studio risulterà visibile a chi sta cercando un dottore nella tua città. 

Tutte le opinioni sono anonime e verranno pubblicate solo se non contengono dati personali dei pazienti. 

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Utilizzi già il questionario di soddisfazione pazienti? Si tratta di uno strumento fondamentale anche per la crescita interna dello studio. Sapere cosa pensano i pazienti di te e il tuo staff ti permette di capire quali sono i tuoi punti di forza e cosa puoi migliorare per salire di livello. 

Qual è il vantaggio?

  • Ottieni nuovi pazienti. Avendo una maggior presenza online, sarà più facile che il tuo studio venga notato da pazienti che stanno cercando un medico in zona e ancora non ti conoscono. 

  • Guadagni affidabilità. Grazie alle opinioni pubbliche, chi guarderà la scheda del tuo studio sul portale di Prenotazione Online avrà un indicatore aggiuntivo per affidarsi alla tua struttura. 

  • Aumenti il passaparola positivo online. L’84% delle persone ritiene le recensioni online affidabili quanto i consigli di amici o parenti!

  • Fidelizza i pazienti esistenti. A differenza degli altri servizi di prenotazione online, quello di AlfaDocs non ti promette solo di ottenere nuovi pazienti, ma anche di fidelizzare meglio quelli già esistenti. Potendo prenotare comodamente online e avendo una panoramica delle opinioni lasciate da altri, i tuoi pazienti torneranno in studio più facilmente.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Grazie ad AlfaDocs e alle recensioni dei tuoi pazienti, puoi anche raggiungere i primi posti nei risultati di ricerca su Google: 

  • Abilita il Questionario di Soddisfazione Pazienti per il tuo studio, così da raccogliere feedback dei pazienti e avere recensioni sulla pagina di Prenotazione Online, guadagnando visibilità.

  • Imposta un Workflow affinché tutti i pazienti del tuo studio ricevano un SMS o un’email da parte tua a visita o piano di cura terminati. In questo modo, potrai chiedere loro di aggiungere una recensione sulla scheda Google My Business del tuo studio. 

  • L’algoritmo di Google mostra come primi risultati di ricerca le schede Google My Business con un alto numero di recensioni: senza muovere un dito, potrai assicurarti centinaia di recensioni autentiche da parte dei tuoi pazienti e aumentare la tua visibilità sul motore di ricerca più utilizzato dai tuoi pazienti. 

  • Integrando il nostro sistema di Prenotazione Online con la tua scheda Google My Business, i pazienti potranno cercarti, trovarti e prenotare un appuntamento nel tuo studio in pochi clic. 

 

Attiva la Prenotazione Online e aumenta la visibilità del tuo studio

ATTIVA LA PRENOTAZIONE ONLINE
 
 

Controlla velocemente la data di consegna delle fatture al SDI

Adesso, quando scarichi il file CSV delle fatture del tuo studio, visualizzerai anche la colonna con la data di consegna della fattura al Sistema di Interscambio. Così, controllare questa informazione sarà molto più veloce che dover accedere al cassetto del SDI.

 

Condividi rapidamente i documenti firmati su WhatsApp

Qualora vengano firmate più versioni di un dato documento (come nel caso di un preventivo modificato nel corso del tempo) sarà possibile decidere quale di queste condividere via WhatsApp con il paziente. Per condividere il documento ti basterà entrare nella sezione Documenti nella cartella paziente, visualizzarne le versioni e condividere quella scelta:

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Calcola i compensi per gli operatori tenendo conto dei costi variabili

Per garantirti un calcolo dei compensi degli operatori piú flessibile e personalizzabile, adesso AlfaDocs ti permette di decidere se includere o escludere i costi variabili (materiali, laboratorio, ecc) sostenuti dallo studio per una prestazione o piano di cura dal calcolo del compenso di ogni operatore.

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  • Abbiamo apportato diversi miglioramenti alla pagina di Prenotazione Online.

  • Abbiamo ottimizzato la condivisione di documenti via WhatsApp

  • Adesso AlfaDocs mostra l'IVA delle fatture per clienti esteri.

  • Miglioramenti nella condivisione delle prescrizioni. 

 

 
 

Aggiornamenti Luglio 2022 

Anamnesi digitale: elimina definitivamente la carta e le attese in studio


Da oggi la trasformazione in studio 100% digitale è facile. Ora puoi far compilare ai pazienti l’anamnesi utilizzando la Firma On-Click Automatica di AlfaDocs. Il paziente può completarla e firmarla da remoto (ovviamente in maniera digitale!) o su un tablet in studio, snellendo i processi di lavoro in segreteria. 

Basta impostare l’anamnesi come documento obbligatorio per l’accettazione. Lo studio potrà condividerla al paziente tramite Email o SMS prima della visita.

Impostazioni > Studio > Anamnesi

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Dall'Agenda, è possibile far firmare l'anamnesi al paziente da remoto o sul dispositivo in studio.

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L’anamnesi può essere firmata digitalmente tramite Firma On- Click Automatica anche in studio. Basta un tablet in reception da prestare al paziente affinché la compili. Eliminando la carta il processo di accettazione sarà più veloce, economico e a prova di GDPR (regolamento europeo sulla privacy).

L'anamnesi digitale:

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Qual è il vantaggio?

  • Risparmio di tempo. Grazie alla compilazione da remoto dell’anamnesi e degli altri documenti, la reception risparmia fino a 600 ore di lavoro all’anno*. La firma tramite tablet in studio permette di completare più velocemente i campi richiesti ed evitare operazioni come la stampa o l’archiviazione cartacea dei documenti. Il tuo staff potrà concentrarsi sull’accoglienza dei pazienti in studio. 

  • Pazienti più soddisfatti. Dimezzando il tempo richiesto per l’accettazione, risparmi anche quello dei tuoi pazienti. La comodità di poter firmare tutto da casa ne aumenterà il livello di soddisfazione. Potersi recare in studio senza rischiare lunghe attese è importante per il paziente, che avrà a sua disposizione personale più disponibile. 

  • Taglio dei costi. Passare completamente al digitale può garantire allo studio un risparmio di migliaia di euro all’anno, grazie all’eliminazione dei costi di stampa, archiviazione e carta.

  • Maggior rispetto della privacy. Il cartaceo non assicura la stessa sicurezza del digitale: i documenti rischiano di venire persi, dimenticati o di rimanere accidentalmente visibili a terze parti.

  • Scelta ecologica. Il digitale permette di avere uno studio green, evitando gli sprechi della carta.

* Normalmente uno studio medio perde 20 minuti per il check-in e il check-out di ogni paziente. Significa 200 minuti per una media di 10 pazienti al giorno. Moltiplicando il calcolo per le ore di apertura annuali dello studio, otteniamo 800 ore perse in accettazione. Con la Firma On Click Automatica, i passaggi in reception si dimezzano e diventano più veloci, arrivando ad occupare solo ¼ del tempo. 

 

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Categorizzazione delle imprese per fatture e pagamenti

Abbiamo aggiunto la possibilità di assegnare una categoria alle imprese con cui lo studio collabora (Gestione > Imprese), per avere una suddivisione più chiara di pagamenti e fatture. Visualizzando tutte le imprese, ti sarà possibile filtrarle in base alla categoria. Anche registrando una nuova transazione (Prima Nota > Aggiungi movimento) sarà possibile assegnargliene una. In questo modo potrai sempre filtrare i pagamenti in base a questo criterio. 

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Nuove professioni per gli operatori

AlfaDocs è per tutti i lavoratori del sanitario. Abbiamo aggiunto diverse professioni tra quelle disponibili per gli operatori. Anche sulla pagina di Prenotazione Online dello studio nella sezione “I nostri operatori”, saranno visibili tutte le nuove professioni, se selezionate. 

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Natura della fattura elettronica in entrata: ora è modificabile 

Adesso, quando crei una nuova fattura in entrata potrai modificare il campo “natura” e “riferimento normativo” come per quelle in uscita.

  • Autofattura. Adesso, quando emetti autofattura da AlfaDocs, il Sistema di Interscambio non segnalerà più errori. 

  • Agenda. Abbiamo apportato diversi miglioramenti all’Agenda di AlfaDocs e alla visualizzazione degli appuntamenti ricorrenti nella cartella paziente. 

  • Piani di Cura. Abbiamo migliorato la condivisione dei Piani di Cura


 

 
 

Aggiornamenti Giugno 2022 

Disdetta dell’appuntamento: da oggi è un’opportunità per il tuo studio


AlfaDocs ti permette di ottenere più appuntamenti e riempire l’agenda anche nei periodi più sgonfi. Da oggi è disponibile anche un nuovo sistema per gestire al meglio la disdetta online degli appuntamenti. 

Adesso puoi decidere se dare la possibilità ai pazienti di cancellarlo direttamente online e decidere fino a quanto tempo prima della visita possono farlo.

Inoltre, potrai aggiungere informazioni per il paziente mettendolo a conoscenza di come vengono gestite le disdette nel tuo studio. Qui di seguito le impostazioni da configurare da Impostazioni → Studio → Prenotazione online → Disdetta appuntamenti:

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La nuova disdetta per gli appuntamenti è valida anche per quelli prenotati telefonicamente, e il paziente può accedervi tramite: 

  • Prenotazione online: se il paziente prenota l’appuntamento online, al termine dell’operazione riceverà un messaggio di conferma completo del link appuntamento per permettergli di disdire in autonomia.
  • Promemoria: se l'appuntamento viene preso in studio o al telefono, basta aggiungere nell’ SMS o nell’email di promemoria la variabile [[LINK_APPUNTAMENTO]]. Il messaggio comprenderà il link alla prenotazione per disdirla se necessario. Guarda come fare
  • Whatsapp: lo studio può impostare il messaggio Whatsapp di default inserendo la variabile [[LINK_APPUNTAMENTO]], per dare ai pazienti la possibilità di cancellare l’appuntamento online. Guarda come fare
  • App paziente: accedendovi i pazienti hanno la possibilità di vedere tutti gli appuntamenti confermati con lo studio, e possono eventualmente prenotarne di nuovi o disdire quelli futuri.

In caso di cancellazione lo studio verrà avvisato in automatico via email e con notifica in Agenda. 

Qual è il vantaggio?

  • Riduci gli appuntamenti saltati senza preavviso. Inserendo nei promemoria (via email e SMS) il link per permettere ai tuoi pazienti di cancellare l’appuntamento se non possono presentarsi, avrai il preavviso necessario e non sprecherai risorse a causa di imprevisti.

  • Riduci le chiamate in segreteria. Il paziente non avrà bisogno di chiamare in studio per disdire, potrà avvisarti con un clic.

  • Pieno controllo nella gestione degli appuntamenti, anche di quelli cancellati. Puoi infatti decidere di non rendere disponibile la disdetta appuntamento per i tuoi pazienti, o di renderla disponibile solo entro un certo limite di tempo dalla data/ora dell’appuntamento stesso. Così avrai il tempo di organizzarti in caso di cancellazione.

  • Maggior personalizzazione. Adesso, puoi personalizzare il messaggio da mostrare ai pazienti riguardo la politica di disdetta appuntamenti nel tuo studio. Spiega loro come vengono gestite le cancellazioni ed evita brutte sorprese.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Quando imposti le specifiche per la disdetta degli appuntamenti nel tuo studio, fissa un tempo massimo entro il quale il paziente può cancellare la visita. Deve essere abbastanza ampio affinché tu possa riempire lo slot libero e non avere buchi in agenda. 

Indica cosa deve fare il paziente nel caso in cui l’appuntamento da cancellare sia troppo vicino (per esempio: avvisare subito lo studio con una chiamate in reception). Potresti anche decidere di far pagare al paziente un indennizzo allo studio in caso di cancellazione oltre i tempi prestabiliti, per coprire i costi fissi della poltrona che rimarrà vuota e ridurre il danno.

 

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Invito per i nuovi utenti

Quando aggiungi una nuova utenza nel tuo studio su AlfaDocs mandando un invito all’utente, la piattaforma gli richiederà il numero di telefono, il suo ruolo all’interno dello studio e se collabora o meno con altri studi. In questo modo, avrai informazioni più complete e sempre sincronizzate sul tuo team, per una collaborazione più semplice ed efficace.

 

Notifica per pazienti nuovi  

Quando un nuovo paziente prenota un appuntamento online, in agenda riceverai una notifica che ti indica che il paziente non è ancora in anagrafica. 

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Condivisione Documenti ottimizzata

Quando condividi un documento con un paziente da AlfaDocs tramite email o SMS, da oggi la tipologia di documenti (fattura, preventivo, immagine…) verrà indicata nell’oggetto (dell’email) e nel corpo del messaggio. In questo modo, al paziente sarà chiara l’importanza della comunicazione non appena la riceve, senza che debba prima aprire l’allegato per scoprire di cosa si tratta.

  • Analisi > Report. Abbiamo ottimizzato la creazione dei report mensili. 

  • Prenotazione Online. Adesso il caricamento degli slot orari sulla pagina di Prenotazione Online dello studio è ancora più veloce. 

  • Magazzino. Abbiamo migliorato e velocizzato il caricamento degli articoli sotto scorta. 


 

 
 

Aggiornamenti Maggio 2022 

Firma Elettronica: adesso il check-in è automatico anche per i minori


Con la FOCA (Firma On Click Automatica) di AlfaDocs, i tempi per il lavoro in segreteria si dimezzano: il paziente arriva in studio con tutti i documenti per l’accettazione già archiviati.

Il check-in diventa automatico, da oggi anche in caso di pazienti minori o accompagnati. 

Adesso è immediato richiedere la firma di un tutore sui documenti o impostarne uno direttamente dalla cartella paziente: 

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Se il firmatario non è ancora stato aggiunto, puoi impostarlo prima della firma dei documenti.

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Qual è il vantaggio?

  • Velocità e semplicità nei processi. I documenti vengono firmati con un solo clic, anche da remoto e per minori o pazienti accompagnati.
  • Meno lavoro in segreteria. Non c’è più bisogno di stampare, maneggiare e archiviare fogli di carta. 
  • Risparmio di tempo e di denaro. Considerando una media di 15 minuti per il check-in e il check-out di ogni paziente, le ore risparmiate annualmente grazie alla FOCA sono circa 600. L’eliminazione della carta garantisce inoltre un risparmio di circa 10.000 euro ogni anno. 
  • Maggior sicurezza. I documenti firmati con la Firma Elettronica, inviati e archiviati digitalmente sono al sicuro da smarrimenti e violazioni del GDPR. 

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Quando aggiungi in anagrafica un nuovo paziente (minore o accompagnato), imposta subito uno o più firmatari che faranno le sue veci. In questo modo, per la firma dei successivi documenti sarà tutto già pronto. Puoi anche impostare un firmatario predefinito per velocizzare ulteriormente le operazioni successive.

 

Attiva la FOCA per il check-in automatico dei pazienti

PRENOTA UNA CONSULENZA
 
 

Studio grande? Comunica ai pazienti in quale sala dovranno dirigersi  

Per i promemoria automatici degli appuntamenti, abbiamo aggiunto una nuova variabile digitale: il numero della poltrona su cui si svolgerà la visita. Se la inserisci nel messaggio, il sistema invierà automaticamente il numero di poltrona nell’SMS o nell’Email di reminder. In questo modo, una volta giunto in studio, il paziente saprà già in che sala dirigersi.

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Cartella Paziente 

Abbiamo migliorato l’aspetto dell’interfaccia nella cartella paziente. Adesso è molto più semplice e ordinata:

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ora è così:

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Workflow

Abbiamo aggiunto nuove funzionalità per i workflow e apportato dei miglioramenti.  Con i nuovi filtri aggiunti, potrai targetizzare più precisamente i pazienti da contattare sulla base dello stato del piano di cura: 

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  • Prenotazione Online. Abbiamo reso il caricamento degli slot orari immediato sulla pagina di Prenotazione dello studio. 

  • Cartella Paziente. Oltre ad aver reso l’interfaccia delle anagrafiche più pulita e ordinata, abbiamo aumentato la velocità di caricamento dei file sulla cartella.

  • Fatturazione. Nell’export del file XML per una nota di credito, non troverai più numeri negativi. Adesso il valore visualizzato è quello per la corretta lettura del file, dunque sempre positivo. 

 

 
 

Aggiornamenti Aprile 2022 

Potenzia la segreteria del tuo studio con il nuovo servizio di Prenotazione e Documenti sull’App Paziente


Immagina di poter avere la segreteria dello studio operativa 7 giorni su 7, 24h su 24, senza che aumenti il carico di lavoro. Se hai un servizio di Prenotazione Online sai già cosa significa: i pazienti possono prenotare con pochi clic in qualsiasi momento della giornata, anche quando lo studio è chiuso, senza che tu perda il controllo sulla tua agenda. Decidi tu quando, cosa e con quale operatore il paziente può prenotare online.

Abbiamo aggiornato l’area di Prenotazione Online e dei Documenti all’interno dell’App per i tuoi pazienti rendendola ancora più intuitiva e veloce. Adesso dall’App Paziente non solo potranno visualizzare i prossimi appuntamenti e prenotarne uno nuovo in pochi clic, ma avranno anche la possibilità di firmare da remoto tutti i documenti necessari per l’accettazione e di ricondividerli con la segreteria ancor prima di arrivare in studio per la visita.

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Qual è il vantaggio?

  • Faciliti la prenotazione ai tuoi pazienti. Con la prenotazione online, elimini il rischio che il paziente non riesca a fissare una visita tramite chiamata per via della linea occupata o degli orari di chiusura dello studio.
  • Riduci le chiamate in studio. Se permetti ai tuoi pazienti di fissare appuntamenti senza bisogno di telefonare in segreteria, puoi ridurre le chiamate del 30% e oltre. Inoltre, l’area della reception sarà più silenziosa. 
  • Risparmi tempo. Il processo di accettazione in studio (check-in e check-out) richiede in media 15 minuti a persona. Ma dall’App Paziente di AlfaDocs, i pazienti potranno visualizzare quali documenti rimangono da compilare e firmali da remoto. Grazie alla sincronizzazione immediata dei dati con quelli dello studio, saranno archiviati  in automatico a norma di legge e la tua  reception non dovrà più muovere un dito, dimezzando i processi di accettazione con la massima sicurezza legale in materia di privacy. 
  • Migliori il servizio offerto ai pazienti e aumenti la loro soddisfazione. Non solo darai modo al paziente di prenotare e compilare i documenti direttamente dall’App dedicata a lui, ma il personale dello Studio potrà anche dedicargli più tempo per le questioni davvero importanti ed evitare che aspetti a lungo in sala d’attesa.
    Il paziente avrà un luogo sicuro ed organizzato per consultare in qualsiasi momento tutti i documenti che il tuo Studio ha condiviso con lui.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Invitando il tuo paziente ad utilizzare l’App Paziente (direttamente dalla sua anagrafica > Bacheca o Comunicazione; o da Marketing > Comunicazione) a fissare i prossimi appuntamenti direttamente da lì, la tua segreteria non dovrà muovere un dito per la prenotazione, l’accettazione in studio e l’archiviazione dei documenti: è tutto automatizzato. Anche dopo la visita, potrai condividere con il paziente preventivi, fatture ed eventuali documenti clinici che lui visualizzerà nell’App.

 

Hai già completato la configurazione per la Prenotazione Online del tuo studio?

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App Paziente

Se hai mandato l’invito ad un paziente per l’utilizzo dell’App Paziente ma non l’ha ancora accettato, da oggi potrai rinviarglielo direttamente dalla sua anagrafica. È quindi possibile correggere eventuali indirizzi email errati e ri-chiedere ai pazienti la creazione dell’account sull’App ed evitare che non abilitino l’App per una dimenticanza.

Gestione > Appuntamenti

Adesso, se scarichi il report degli appuntamenti dello studio per un dato periodo di tempo, nel file formato CSV o PDF vedrai anche lo Stato e la Descrizione per ogni appuntamento. In questo modo avrai una panoramica completa dell’attività dello studio.

Comunicazione > Promemoria Appuntamenti

Ricorda l’appuntamento ai tuoi pazienti grazie ai promemoria email intelligenti. Come per i promemoria SMS, adesso AlfaDocs non invierà più un doppio messaggio di reminder allo stesso paziente per più di un appuntamento nella stessa giornata. Il paziente ne riceverà solo uno, per una comunicazione essenziale e più efficace.

Prenotazione Online

Abbiamo migliorato l’integrazione con Google Maps sulla pagina del tuo studio sul portale di Prenotazione Online. Adesso chi visita la pagina visualizzerà il tuo studio nelle Mappe più chiaramente e senza le altre attività commerciali sul territorio.

Studio Rossi (1)

 

  • Da oggi, quando crei una nuova utenza per un membro dello staff dello studio, avrà la possibilità di creare note cliniche per default. 

  • Abbiamo ottimizzato la risoluzione delle immagini su AlfaDocs per fornirti la miglior esperienza di utilizzo. 

 

 
 

Aggiornamenti Marzo 2022 

Aumenta il controllo sul fatturato con report più veloci


Con AlfaDocs puoi monitorare in qualsiasi momento tutta la contabilità dello studio. Adesso è ancora più immediato ottenere il resoconto giornaliero e mensile delle fatture in entrata e in uscita. Velocizza le analisi di produzione: non è più necessario impostare un filtro avanzato per trovare i dati del periodo corrente, basta un clic.

In Contabilità > Fatturazione, apri il menù a tendina in alto a sinistra. Infondo alla pagina troverai il totale aggregato del periodo che stai considerando (oggi in entrata, oggi in uscita, questo mese in entrata, questo mese in uscita).

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Qual è il vantaggio?

  • Risparmi tempo. Con i nuovi filtri, la visualizzazione dei report del giorno e del mese diventa istantanea. 
  • Massimizzi il controllo. Adesso puoi vedere quotidianamente il totale di fatture in entrata e in uscita, ed esaminare l’andamento in contabilità del mese in corso. 
  • Eviti dimenticanze. Visualizza quanto hai fatturato, pagato e quanto ancora resta da pagare, su base giornaliera e mensile.
  • Lavori con maggior flessibilità. I report delle fatture sono scaricabili in diversi formati (xml, csv e pdf), facilmente utilizzabili anche su altri software. 

Tieni sotto controllo tutta la contabilità dello studio

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Prenotazione Online

  • La Prenotazione Online è ancora più veloce. Quando un paziente prenota un appuntamento sulla pagina del tuo studio, se il prossimo slot orario libero è tra diverse settimane, il sistema mosterà un messaggio indicando la prima data disponibile. Il paziente non dovrà più scorrere diverse settimane sul calendario, ma potrà saltare direttamente al giorno disponibile.

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  • Per i pagamenti online durante la fase di prenotazione online, a pagamento avvenuto il paziente visualizzerà un messaggio di conferma e riceverà un’email per la transazione eseguita, così da avere un’ulteriore conferma dell’avvenuto pagamento..

Contabilità

  • Adesso, nel file .csv della Prima Nota che puoi scaricare, sono presenti anche i Codici Fiscali dei pazienti. In questo modo, durante gli import su eventuali altri software contabili, non sarà più necessario controllare che la lista di pagamenti corrisponda a quella delle fatture. Sulla Prima Nota potrai infatti visualizzare sia le fatture sia l’identità di chi ha effettuato i pagamenti, tramite Codice Fiscale.

  • Le Fatture Elettroniche in entrata da oggi avranno anche il campo “Data consegna al SdI”, utilizzabile anche per ordinarle o fare ricerche con i filtri avanzati, per una maggior precisione nella gestione della contabilità, anche per il commercialista.

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  • Da oggi è possibile inserire la quota pagata da assicurazioni o convenzioni del paziente nelle voci della fattura, anche se essa non fa parte di un piano di cura.

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Comunicazione pazienti

Lo studio con AlfaDocs è ancora più GDPR compliant, cioè in ottemperanza al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati. Abbiamo aggiunto la checkbox per il consenso al ricevimento delle comunicazioni di Marketing nella cartella del paziente. È quindi ora possibile distinguere tra il consenso del paziente alle comunicazioni SMS e Email per i promemoria degli appuntamenti e quello per comunicazioni di Marketing pubblicitario da parte dello Studio.

  • Abbiamo migliorato la funzione di creazione delle fatture a saldo.

  • La funzione di duplicazione dei Piani di Cura è stata migliorata e resa più performante. 

  • La ricerca dei pazienti con i filtri avanzati è stata ulteriormente ottimizzata, per trovarli più velocemente.
 
 

Aggiornamenti Febbraio 2022 - Parte II

Migliora le comunicazioni dello studio con i reminder “intelligenti”: invia un solo SMS ai pazienti con più appuntamenti nello stesso giorno


I promemoria riducono gli appuntamenti saltati del 77%. Utilizzarli è fondamentale per lo studio, e con AlfaDocs puoi inviarli in automatico senza scrivere il messaggio ogni volta. Da oggi sono ancora più efficienti: se il paziente ha più appuntamenti nello stesso giorno, riceverà un solo promemoria. 

Può capitare che vengano fissate più prestazioni per lo stesso paziente in un’unica giornata, una dopo l’altra. In questo caso, basterà un solo reminder per non dimenticarsene: non c’è bisogno che parta anche il secondo SMS automatico. AlfaDocs lo disabilita di default. 

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Qual è il vantaggio?

  • La comunicazione con i pazienti è ottimizzata e più efficiente: lo studio invierà solo i promemoria necessari, senza disturbare il paziente. 
  • Non sprecherai SMS: un promemoria è sufficiente per più appuntamenti nello stesso giorno. Risparmi i crediti SMS per comunicazioni ad alto valore aggiunto.
  • Eviterai sviste: AlfaDocs disabilita i promemoria doppi di default, senza che debba ricordartene tu. 

Hai già attivato i promemoria nel tuo studio?

Scrivi una sola volta il messaggio SMS o Email predefinito che vuoi che i pazienti ricevano. Imposta la frequenza con la quale preferisci che vengano inviati (esempio: 24 ore prima, qualche giorno prima, poche ore prima, più volte, ecc). 

Ridurrai del 77% gli appuntamenti saltati senza preavviso e il tempo speso in segreteria per chiamare e mandare messaggi ai pazienti. 

Riduci il rischio di appuntamenti saltati del 77% risparmiando tempo in segreteria

ATTIVA I PROMEMORIA PER I TUOI PAZIENTI
 

Fatturazione - Piani di Cura e Preventivi

Adesso puoi fare valutazioni ancora più efficaci dei compensi degli operatori. È infatti possibile scegliere se calcolare il compenso dell’operatore che esegue  una prestazione sulla  tariffa prima o dopo aver applicato un eventuale sconto.

Sistema TS

Abbiamo reso ancora più pratico e veloce l’invio dei dati. Quando emetti una nuova fattura, è ora possibile selezionare direttamente nel processo di fatturazione il tipo di spesa per l’invio al Sistema TS per ogni singolo pagamento. Guarda come fare.
  • Abbiamo ottimizzato ulteriormente la gestione dei documenti: quelli che non presentano il campo “firma” non verranno più contrassegnati come documenti con firma mancante.
  • È stata ottimizzata e migliorata l’interfaccia utente nella Prenotazione Online.
 
 

Aggiornamenti Febbraio 2022

Comunica più velocemente con i pazienti grazie ai messaggi predefiniti di WhatsApp


Adesso puoi impostare messaggi WhatsApp predefiniti per rendere più immediate le comunicazioni con i pazienti. 

Dopo aver fissato un appuntamento sarà possibile inviare al paziente un messaggio di conferma su WhatsApp con tutte le informazioni utili (documentazione con cui presentarsi, indicazioni su come raggiungere lo studio, link all’App paziente o alla gestione dell’appuntamento ecc). 

Il messaggio, totalmente personalizzabile, si completerà automaticamente con i dati del paziente e dell’appuntamento.

 

Come impostare il messaggio predefinito

 

Qual è il vantaggio?

  • Lo studio risparmierà tempo grazie alle informazioni contenute nel messaggio predefinito, che eviteranno dimenticanze e dubbi al paziente. 
  • La reception potrà gestire più conversazioni contemporaneamente risparmiando il tempo perso in chiamate. L’utilizzo di WhatsApp permette al paziente di rispondere direttamente in caso di dubbi, ricevendo una risposta pressoché istantanea.
  • Su WhatsApp è possibile verificare che il paziente abbia letto o meno il messaggio e instaurare, se necessario, una comunicazione telefonica.
  • Basterà scrivere un solo messaggio, utilizzabile per tutti i pazienti e gli appuntamenti. Le variabili inseribili nel corpo del messaggio, come [[NOME]] o [[ORARIO_APPUNTAMENTO]] si autocompilano con le informazioni corrispondenti di caso in caso. 
  • Prima dell’invio, il messaggio WhatsApp può essere ulteriormente personalizzato qualora ce ne fosse bisogno. È infatti sempre visualizzabile e modificabile.

 

Velocizza le comunicazioni con i tuoi pazienti

SCOPRI L'INTEGRAZIONE CON WHATSAPP
 

Analisi - Produzione

  • È ora possibile il download dei report della sezione Analisi > Produzione in formato .csv, per scaricare tutti i dati. Questo formato è più adatto a documenti con molti dati e parametri e alla loro lettura su diversi programmi.  
  • Usando i nuovi “Filtri avanzati”, adesso puoi filtrare i dati di Produzione in base al listino, alla branca o alla prestazione cui si riferiscono (Associato a listino, Associato a branca, Associato a prestazione).

Prenotazione Online

Abbiamo rafforzato il metodo di riconoscimento dei pazienti già esistenti in Anagrafica: è ora necessario che oltre al nome e al cognome combaci anche il numero di telefono. Viceversa, verrà richiesta una seconda verifica al personale di studio direttamente sull’agenda e nel campanellino “Notifiche” in alto a destra di AlfaDocs.
  • Ottimizzazione del riconoscimento del numero di telefono nell’integrazione con WhatsApp. 

  • Ottimizzazione della funzione “Appuntamenti Ricorrenti”.

 
 

Aggiornamenti Gennaio 2022

Condividi rapidamente documenti e informazioni con i tuoi pazienti tramite WhatsApp e direttamente dal gestionale.

L’ultimo aggiornamento è pensato per rendere l’invio dei documenti ai clienti ancora più rapido, facile e sicuro, grazie all’integrazione della funzionalità invio dei dati tramite WhatsApp.

Infatti all’icona di condivisione dei documenti è stata aggiunta la voce “condividi via WhatsApp” che permette rapidamente di inviare il documento al paziente.

Per abilitare la condivisione tramite WhatsApp è sufficiente che il nostro paziente abbia fornito un numero di cellulare e l’autorizzazione all’utilizzo del canale WhatsApp.

 




Qual è il vantaggio?

  • puoi condividere rapidamente documenti, informazioni e comunicazioni con i tuoi pazienti.
  • non devi più cambiare dispositivo, accedi a WhatsApp direttamente dal gestionale.
  • Mai più perdite di tempo cercando il paziente giusto in rubrica, il link di WhatsApp è integrato in tutte le anagrafiche e in tutti i documenti condivisibili.
  • condividi i documenti con la massima sicurezza, senza preoccuparti di non essere conforme al GDPR. Attenzione: bisogna ovviamente tenere conto che nel rispetto della normativa sulla Privacy è fatto divieto inviare dati sensibili dei pazienti tramite messaggi e-mail e WhatsApp. Consigliamo quindi di ricordare che l’integrazione di WhatsApp nel gestionale è pensata per velocizzare i tempi di trasmissione di tutti quei dati, documenti e informazioni che in genere fanno sprecare molto tempo in segreteria, aumentando così la produttività dello studio.

WhatsApp è inoltre ora lo strumento più utilizzato dai pazienti che lo preferiscono ad email e telefonate classiche perché permette di risparmiare tempo e avere a portata di mano documenti e informazioni.

 

Ottimizza la condivisione dei documenti tramite il nostro modulo WhatsApp! 

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FATTURAZIONE  

  • qualora parte del pagamento venga effettuato da un ente (come un’assicurazione) la relativa voce di pagamento verrà inserita in automatico tra le “scadenze” e non tra i “pagamenti”. Questa funzione aiuta a tenere sotto controllo i pagamenti in sospeso ancora più facilmente. Scopri come gestire la fatturazione con ente grazie al nostro tutorial.
  • Adesso è possibile scegliere se addebitare il bollo all’ente o al paziente, rendendo così più facile la corretta contabilizzazione delle fatture.




PRENOTAZIONE ONLINE

Ora quando un paziente sceglie un operatore presente all’interno di uno studio tramite lo strumento di prenotazione Online gli vengono mostrati solo ed esclusivamente i giorni e orari in cui è possibile prenotare un con quell'operatore.

 
 

Aggiornamenti Novembre 2021

Gestisci gruppi di operatori con efficacia

L’ultimo aggiornamento è pensato per offrire allo studio un maggior risparmio di tempo, più chiarezza e ordine in agenda e una più ampia personalizzazione dei gruppi di operatori in base alle categorie.

Infatti è stato aggiunto un filtro Dropdown nell’agenda che permette di raggruppare gli operatori in due modi diversi, adattandosi alle esigenze di ogni studio. I filtri sono due e sono divisi così:

Visualizzazione raggruppata:  che permette di dividere gli operatori in base alla posizione professionale ricoperta (per esempio ora possiamo selezionare singoli gruppi come “chirurghi”, “igienisti”, “assistenti alla poltrona”). Questo permette di avere una visione ordinata di tutti gli operatori presenti in ogni singola categoria, rendendo più facile ed intuitivo il lavoro sull’agenda dato che ci permette di escludere/includere velocemente singoli operatori o interi gruppi.

Visualizzazione distinta: pensata per studi in cui lavorano molti professionisti (e quindi probabilmente molte categorie professionali diverse) è invece un utilissimo filtro che ci permette di vedere solo le categorie di professionisti presenti nel nostro studio e di visualizzare i singoli operatori di ogni categoria solo quando viene cliccato il gruppo desiderato, evitando di dover scrollare la pagina alla ricerca dell’operatore giusto.

Qual è quindi il beneficio di avere questi due filtri?

Mentre il filtro visualizzazione raggruppata permette di trovare subito il professionista ricercato dato che le categorie saranno convenientemente ordinate e separate, il filtro visualizzazione distinta.

La sapiente combinazione dei filtri in base alle necessità permette allo studio di utilizzare l’agenda con una rapidità senza precedenti e senza possibilità di perdersi alcun appuntamento.

 

Scopri subito come gestire i gruppi di operatori con efficacia tramite AlfaDocs 

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FATTURAZIONE ELETTRONICA 

  • aggiunta la possibilità di aggiungere alle fatture un prefisso alla linea di fatturazione, permettendo così l’assegnazione, l’archiviazione e l’individuazione rapida (per esempio a scopo di analisi) di categorie specifiche di fatture.



PRENOTAZIONE ONLINE

Adesso ogni volta che viene visualizzata la pagina di un operatore, sarà possibile consultare correttamente tutti i motivi di appuntamento assegnati e disponibili per quel specifico operatore.

 
 

Aggiornamenti Ottobre 2021

Associare uno o più appuntamenti a prestazioni da listino senza dover aprire un piano di cura

AlfaDocs ha semplificato ancora di più l’organizzazione degli appuntamenti, permettendo di legarli ad una prestazione senza dover accedere necessariamente ai piani di cura. Una funzione utilissima qualora ci sia la necessità di fissare più appuntamenti per una singola prestazione legata a un paziente che dovrà tornare in studio più volte per la stessa identica ragione (e non quindi per più trattamenti diversi).

Questa permette di risparmiare ancora più tempo: Basta inserire in agenda un appuntamento, legarlo ad una o più prestazioni e salvarlo. Sarà poi sufficiente riaprire l’appuntamento e tramite l’icona “copia” (vedi screenshot) copiare i dettagli dell’appuntamento e incollarlo direttamente su tutti gli altri giorni in cui quella prestazione verrà eseguita. 

Questa funzione permette quindi di ridurre ulteriormente i tempi di organizzazione e comunicazione degli appuntamenti.

 

Ecco nel dettaglio i principali benefici apportati con l’aggiornamento:

  • Snellita e resa ancora più rapida la creazione di appuntamenti in agenda.

  • Aggiunta la funzione che permette di copia-incollare in agenda  i dettagli di una prestazione che si deve replicare in più appuntamenti.

 

Inizia ora ad impostare lo strumento della Prenotazione Online!
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SISTEMA TS 

  • Sistema TS: Ora viene mostrato un alert se il documento fiscale presenta dei pagamenti non tracciabili ma impostati manualmente su tutti i pagamenti tracciati.
FATTURAZIONE

  • Risolto un bug in cui in certi casi un trattamento già fatturato e pagato veniva inserito nuovamente in una nuova fattura.
  • Risolto un bug in cui qualche volta, dopo aver cancellato una fattura, essa causava errori nell’interfaccia grafica.
 
 

Aggiornamenti Settembre 2021

Firma Elettronica Avanzata

Grazie allo strumento della Firma Elettronica Avanzata di AlfaDocs il processo di gestione dei documenti è davvero facile, veloce, sicuro al 100% e automatico. Con questo aggiornamento sono state apportate delle ottimizzazioni aggiuntive, rendendolo ancora più semplice e veloce la firma di tutti i documenti da remoto e la loro gestione in modo totalmente digitale.

Ecco le principali novità

  • Abbiamo aumentato la sicurezza dei dati nel gestionale durante il processo della firma da parte del paziente. Ora la Firma Elettronica Avanzata richiede un PIN al paziente, nel momento in cui attiva la funzionalità per la prima volta. Questo PIN permette ai pazienti di muoversi esclusivamente nell’area disposta per la firma e impedisce loro l’accesso ad altre parti del gestionale.
  • Per fornire immediatamente l’informazione di quanti siano i documenti firmati per ciascun piano di cura, grazie a questo aggiornamento ogni volta che viene aggiunto un piano di cura, l'indicatore dei documenti firmati si aggiorna automaticamente. Non serve quindi aggiornare manualmente la pagina del browser.

 

 

Inizia subito a digitalizzare la gestione dei documenti nel tuo studio!

 

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Gestione 

  • Pagina gestione appuntamenti: abbiamo aggiunto una funzionalità che ti permette, in modo facile e veloce, di individuare quegli appuntamenti che non hanno un paziente assegnato, ma fanno riferimento ad altri impegni (p.es. di natura amministrativa ecc.). Per utilizzarlo, basta accedere alla sezione “Gestione”, scegliere la voce “Appuntamenti” e cliccare sul menù a tendina con la dicitura “Paziente assegnato”. Seleziona l’opzione corretta tra "Sì" o “No”. Usando i filtri, potrai quindi individuare in un solo click quali sono gli appuntamenti con o senza un paziente assegnato.
  • Pagina gestione prescrizioni: abbiamo aggiunto un filtro avanzato che permette di selezionare velocemente l'elenco delle prescrizioni in base ad uno specifico Laboratorio. Per utilizzarlo, basta accedere alla sezione “Gestione”, scegliere la voce “Prescrizioni” e cliccare “Mostra filtri avanzati”.

  • Pagina gestione operatori: abbiamo aggiunto una serie di nuove professioni alla lista di quelle assegnabili ad ogni operatore. Per selezionarle, basta accedere alla sezione “Gestione”, scegliere la voce “Operatori” e cliccare su “Aggiungi operatore” oppure su “Modifica operatore”. Puoi quindi assegnare ad ogni operatore anche queste nuove professioni:
    • Osteopata 
    • Agopuntura 
    • Kinesiologo 
    • Posturologo
    • Ecografista 
    • Omotossicologo 

Sincronizzazione del Calendario

  • Gestione agenda: per una sincronizzazione di tutti i tuoi impegni ancora più efficace, abbiamo aggiunto la possibilità di sincronizzare il proprio account su “Google Calendar” con il cambio di appuntamento eseguito sull'agenda di AlfaDocs.

Analisi

  • Strumento di Analisi: per continuare ad offrire ai nostri dottori una gestione numerica facile ed efficace con statistiche ancora più precise, abbiamo solidificato tutti i calcoli della sezione “Analisi” di AlfaDocs.

Analisi

  • Abbiamo risolto la situazione che, in alcuni casi molto particolari, non permetteva l’analisi di alcuni dati nella voce “Produzione” all’interno della sezione “Analisi”. 

Punto di Pareggio

  • Abbiamo risolto la problematica che, in certe situazioni, non permetteva il corretto caricamento del “Punto di Pareggio” all’interno della sezione “Analisi”.
 
 

Aggiornamenti Agosto 2021

La Prenotazione Online: lo strumento più efficace per aumentare la visibilità dello studio

Il periodo estivo è il periodo migliore per sfruttare tutto il potenziale di uno strumento sempre più importante per gli studi medici, la Prenotazione Online.
Avere l’agenda disponibile 24/7 per la gestione automatica degli appuntamenti con i pazienti diventa l’opportunità migliore per riempirla. Lo strumento dà modo inoltre di creare un nuovo canale, che contribuisce ad aumentare la visibilità online dello studio e ad intercettare le ricerche sul web dei pazienti. 

Con questo nuovo aggiornamento AlfaDocs ha reso lo strumento ancora più potente e ha migliorato il processo di ottimizzazione della visibilità online dello studio, rendendolo ancora più semplice da completare in totale autonomia.

Leggi il tutorial completo sui primi passi con la Prenotazione Online

Ecco le principali novità

  • Scelta dell’operatore in automatico o manuale: hai la possibilità di decidere se far selezionare al paziente uno specifico operatore direttamente durante il processo di prenotazione dell’appuntamento.
    Se abiliti questa opzione, nella pagina di Prenotazione Online i tuoi pazienti possono selezionare direttamente un operatore con cui prenotare l'appuntamento. Inoltre, entrando nella pagina dell’operatore selezionato, sono disponibili solo le prestazioni eseguite da quello specifico operatore. Un processo ancora più facile e veloce per prenotare l'appuntamento.
    Non è però l’unico vantaggio: avendo più operatori e quindi più pagine per ciascun operatore associate allo studio, aumenta anche automaticamente la visibilità online dello studio.
  • Integrazione WHATSAPP! Sono stati fatti degli aggiornamenti che rendono la pagina pubblica di Prenotazione Online dello studio ancora più rilevante:
    • Abbiamo aggiunto il campo “Numero WhatsApp” nei dati dello studio.
    • Abbiamo reso cliccabile il pulsante di WhatsApp, grazie al quale i tuoi pazienti possono aprire direttamente l'App di messaggistica, per contattarti ancora più facilmente (leggi il tutorial).
    • Abbiamo inoltre inserito un pop-up con l’icona di WhatsApp in basso a destra, sempre in sovrimpressione sulla pagina.

      booking page

  • Indicatore dell'efficacia dello strumento per il tuo studio: infine, abbiamo ottimizzato il processo di ottimizzazione delle impostazioni per lo studio della Prenotazione Online, che può essere fatto in totale autonomia seguendo la lista di azioni da effettuare per raggiungere il 100% dell’efficacia dello strumento.

    dashboard booking
 

Inizia subito ad ottimizzare la presenza online del tuo studio!

 

GUARDA LA VIDEO GUIDA

 

Gestione 

  • Pagina gestione appuntamenti: abbiamo aggiunto una funzionalità che ti permette, in modo facile e veloce, di individuare quegli appuntamenti che non hanno un paziente assegnato, ma fanno riferimento ad altri impegni (p.es. di natura amministrativa ecc.). Per utilizzarlo, basta accedere alla sezione “Gestione”, scegliere la voce “Appuntamenti” e cliccare sul menù a tendina con la dicitura “Paziente assegnato”. Seleziona l’opzione corretta tra "Sì" o “No”. Usando i filtri, potrai quindi individuare in un solo click quali sono gli appuntamenti con o senza un paziente assegnato.
  • Pagina gestione prescrizioni: abbiamo aggiunto un filtro avanzato che permette di selezionare velocemente l'elenco delle prescrizioni in base ad uno specifico Laboratorio. Per utilizzarlo, basta accedere alla sezione “Gestione”, scegliere la voce “Prescrizioni” e cliccare “Mostra filtri avanzati”.

  • Pagina gestione operatori: abbiamo aggiunto una serie di nuove professioni alla lista di quelle assegnabili ad ogni operatore. Per selezionarle, basta accedere alla sezione “Gestione”, scegliere la voce “Operatori” e cliccare su “Aggiungi operatore” oppure su “Modifica operatore”. Puoi quindi assegnare ad ogni operatore anche queste nuove professioni:
    • Osteopata 
    • Agopuntura 
    • Kinesiologo 
    • Posturologo
    • Ecografista 
    • Omotossicologo 

Sincronizzazione del Calendario

  • Gestione agenda: per una sincronizzazione di tutti i tuoi impegni ancora più efficace, abbiamo aggiunto la possibilità di sincronizzare il proprio account su “Google Calendar” con il cambio di appuntamento eseguito sull'agenda di AlfaDocs.

Analisi

  • Strumento di Analisi: per continuare ad offrire ai nostri dottori una gestione numerica facile ed efficace con statistiche ancora più precise, abbiamo solidificato tutti i calcoli della sezione “Analisi” di AlfaDocs.

Analisi

  • Abbiamo risolto la situazione che, in alcuni casi molto particolari, non permetteva l’analisi di alcuni dati nella voce “Produzione” all’interno della sezione “Analisi”. 

Punto di Pareggio

  • Abbiamo risolto la problematica che, in certe situazioni, non permetteva il corretto caricamento del “Punto di Pareggio” all’interno della sezione “Analisi”.
 

Aggiornamenti Luglio 2021

La Fatturazione più semplice ed intuitiva

Siamo consapevoli di quanto i processi legati alla Fatturazione portino via tempo prezioso, sottraendolo ad altre attività importanti per la gestione dello studio. In particolare, la gestione delle Linee di Fatturazione è sempre stato un tema spinoso:

  • Quali usare?
  • Quante usarne?
  • Come inserirle in fattura?

Per semplificare le operazioni legate a questo aspetto della Fatturazione e rendere il processo davvero facile ed accessibile per chiunque, AlfaDocs ha lanciato questo nuovo aggiornamento: è ora possibile seguire la numerazione automatica di diverse linee di fatturazione precedentemente inserite e/o crearne di nuove, rendere le linee di fatturazione obbligatorie e/o sceglierne una predefinita.

Questa nuova versione rende davvero facile la compilazione delle fatture e abbatte i margini di errore per la creazione in modo semplice e veloce di Fatture perfette.

Leggi il tutorial completo sulle Linee di Fatturazione

Gestione delle Linee di Fatturazione in AlfaDocs

Come funziona - in breve

Per selezionare una linea di fatturazione ci basterà cliccare il Menù a tendina proposto nella sezione "Linea di fatturazione" per trovarci davanti alla scelta della numerazione da seguire con l'emissione della fattura.

Il sistema guida l’utente passo per passo in ogni passaggio e gli permette di:

  • Gestire delle linee di fatturazione in fase di creazione di fattura. 
  • Rendere la linea di fatturazione obbligatoria se necessario. 
  • Impostare una linea di fatturazione predefinita per l'assegnazione automatica del numero in fattura. 
 

Vuoi scoprire quant'è facile la Fatturazione con AlfaDocs?

 

VAI ALLA GUIDA COMPLETA

 

Impostazione Utenze

  • Diritto di utilizzo per pazienti associati a un singolo operatore: abbiamo aggiunto la possibilità di impostare un diritto di utilizzo per utenti che devono vedere solo i pazienti/appuntamenti/fatture ecc. assegnati a loro, in modo da limitare la visibilità dei dati pazienti agli altri operatori e salvaguardare ancora di più la loro Privacy (leggi il tutorial).

Prenotazione online

  • Stato appuntamento "Confermato": abbiamo aggiunto lo status dell'Appuntamento "Confermato", da selezionare manualmente una volta che la segreteria abbia ricevuto una conferma telefonica.
  • Selezione dei giorni di apertura dello studio durante le vacanze: abbiamo aggiunto l'opzione di segnalare in quali giorni festivi lo studio resta aperto, mentre prima il sistema li impostava automaticamente come giorni di chiusura. Basta accedere a Impostazioni > Studio > Agenda e segnalare i giorni di festività come giorni di apertura dello studio.
  • Richiesta dati di fatturazione: abbiamo aggiunto la richiesta dei dati di fatturazione da parte del sistema in automatico durante il processo di prenotazione online degli appuntamenti.
  • Selezione operatore per procedura eseguita: abbiamo eliminato la possibilità di prenotare un determinato appuntamento con un operatore che non aveva assegnata quella particolare procedura.

Compenso Operatore

  • Formato del file scaricabile: abbiamo aggiunto la possibilità di scaricare il compenso dell'operatore come file CSV, oltre che come PDF. Basta cliccare sull'icona di download che si trova a destra di ciascuna voce di compenso.
     Compenso operatore scaricabile anche in CSV

Piani di cura

  • Documenti firmati: abbiamo aggiunto una funzionalità che permette, ogni volta che viene aggiunto un piano di cura, l'aggiornamento automatico dell'indicatore dei documenti firmati, senza bisogno di aggiornare manualmente la pagina del browser.

Documenti modello

  • Abbiamo risolto il comportamento anomalo che non permetteva la corretta formattazione nei documenti "Modello".

Menù nel Pannello di Controllo

  • Abbiamo risolto la situazione che, in casi particolari, mostrava il Menù dello studio invece che quello dell'account nel Pannello di Controllo.
 
 

Aggiornamenti Giugno 2021

Nuovo Sistema Tessera Sanitaria 2021

L’invio al Sistema TS è cambiato ed è più difficile eseguirlo senza commettere errori. Se le due scadenze del 2021 sono semestrali - il 31 luglio e il 31 gennaio dell’anno prossimo -, nel 2022 l’invio diventerà mensile.

Per semplificare la burocrazia del nuovo Sistema Tessera Sanitaria 2021, abbiamo aggiornato il software con una nuova versione ancora più automatizzata del Sistema TS. Potete affrontare gli invii sempre più frequenti grazie alla gestione contabile semplificata, la generazione in automatico di tutti i documenti fiscali per l'invio, l'invio dei documenti corretti sempre entro le scadenze e nel pieno rispetto delle normative vigenti.

Questa nuova versione quindi è più automatizzata, di facile utilizzo per chiunque e rende davvero più semplice e veloce l’invio mensile al Sistema TS.

Come funziona?

Il sistema guida l’utente passo per passo in ogni passaggio e garantisce diversi vantaggi:

  • Impostazione della specifica del tipo di spesa Sistema TS direttamente in fattura (leggi tutorial).
  • Promemoria automatico che ricorda le date di scadenza ufficiali.
  • Pre-verifica automatica di tutti i documenti prima dell'invio effettivo.

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  • Avviso automatico con la descrizione chiara degli errori da correggere.

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  • Sistema sempre aggiornato e conforme alle normative attuali.
  • Sicurezza legale e contabile massimizzata. 

Ultime novità sulla tracciabilità dei pagamenti

Ricordiamo che, dal 1 giugno 2021, gli operatori sanitari hanno l'obbligo di trasmettere al Sistema TS tutti i dati delle spese sanitarie, indicando se la relativa spesa sia stata sostenuta con strumenti di pagamento tracciabili o non tracciabili.

Due avvisi automatici ci aiutano a chiarire ogni dubbio sulla correttezza o meno del nostro invio in tema di tracciabilità dei pagamenti:

  1. Il sistema lancia un avviso nel caso la tracciabilità indicata sul documento fiscale e quella indicata sulla fattura di pagamento siano in contrasto.
    Questo avviso ci chiede di correggere le informazioni di tracciabilità su uno dei due documenti.
  2. Il sistema lancia un avviso relativo alla presenza di pagamenti in contanti superiori ai 2.000€. Questi non sono più consentiti a seguito dell’introduzione del nuovo limite all’uso del contante, già stabilito dal decreto n. 124/2019 collegato alla Legge di Bilancio. Ricordiamo che la soglia del contante è destinata a scendere ancora dal 1° gennaio 2022, quando il limite sarà di 1.000 euro.
 

Vuoi fare l’invio mensile in 5 minuti?

 

GUARDA QUESTA BREVE VIDEO DEMO  

 

Fatturazione

  • Formato fatture: abbiamo aggiunto la possibilità di scaricare ogni singola fattura in formato PDF ed XML per permettere di utilizzare e condividere più facilmente i file nel formato desiderato.
  • Filtri avanzati: abbiamo arricchito i filtri avanzati di ricerca delle fatture, aggiungendo il campo "Linea di fatturazione", per cercare le fatture più velocemente tramite un prefisso usato per le linee di fatturazione.

Prenotazione online

  • Stato appuntamenti: il sistema di Prenotazione online ora considera lo Stato dell’appuntamento rendere l’individuazione degli slot di appuntamenti liberi ancora più accurata.
  • Disponibilità poltrone: abbiamo aggiunto l'opzione che permette di effettuare un controllo sulla disponibilità delle poltrone, per trovare ancora più facilmente e con maggiore accuratezza gli slot appuntamenti liberi (mettere la spunta seguendo il percorso “Impostazioni > Studio > Prenotazione online > Altro > Controlla la disponibilità poltrone per trovare gli slot appuntamenti liberi”).

Gestione Prescrizioni

  • Pagina prescrizioni: abbiamo arricchito il modulo per compilare una Prescrizione con la voce "Acquisizione Ottica" nell'elenco “Materiale impronta”.

Prenotazione online

  • Abbiamo risolto risolto il comportamento che mostrava solo gli slot liberi del primo operatore su AlfaDocs Booking in caso di deselezione dell’opzione "Permetti al paziente di scegliere l'operatore quando prenota".

Odontogramma

  • Abbiamo risolto la situazione che non mostrava i quadranti e le gengive nello schema dentale.
 

Aggiornamenti Maggio 2021 

Integrazione Radiografici Versione 2.0

Ascoltiamo i bisogni degli studi e abbiamo quindi sviluppato e migliorato notevolmente l'integrazione dei software e sistemi radiografici con la piattaforma 100% cloud AlfaDocs. Questa nuova integrazione nella versione 2.0 ha ancore più automazioni, è più  veloce e sicura:

  • Archivia in automatico e in totale sicurezza tutte le imagini (vecchie e nuove).
  • Semplifica l'infrastruttura locale (LAN/rete locale e server).
  • Accedi alle immagini ovunque e da ogni dispositivo (tablet, smartphone, computer, schermo touch).
  • Condividi facilmente le immagini con i pazienti, a norma di GDPR.
  • Gestisci tutte le immagini da un’unica piattaforma.

Come funziona?

Si tratta di un'integrazione diretta e sincronizzazione delle immagini / anagrafiche dei pazienti dai software radiografici con la piattaforma cloud AlfaDocs. Si procede alla semplice installazione del Cloud Connector e alla configurazione del software radiografico. Un nostro esperto del supporto tecnico ti assisterà.

In questo video un breve esempio di una integrazione esemplare di un software radiografico con la piattaforma AlfaDocs. Nota bene: la funzionalità dell'integrazione varia in base al software radiografico! Più avanzato il tuo software radiografico, maggiori e più avanzate le funzionalità che potrai sfruttare con l'integrazione AlfaDocs.

RICEVI PREVENTIVO SU MISURA  

Prenotazione online

  • WhatsApp: abbiamo abilitato il pulsante WhatsApp nella pagina di prenotazione pubblica del tuo studio. I tuoi pazienti possono cliccarlo ed aprire direttamente l'App di messaggistica, per contattarti ancora più facilmente (leggi il tutorial).

Agenda

  • Visualizzazione dell'ora in corso: abbiamo aggiunto una linea che attraversa verticalmente l'intera giornata, per vedere subito l'ora e la data attuale (leggi il tutorial).

Fatturazione

  • Nome file XML: abbiamo migliorato il nome del file XML quando viene scaricata la singola fattura per facilitare la lettura.
  • IVA al 5%: abbiamo aggiunto la voce IVA al 5% nelle fatture da usare per i beni che godono dell'IVA agevolata.

Compenso operatore

  • Abbiamo aggiunto calcoli avanzati in base a nuovi valori arricchendo il file di esportazione CSV dei compensi degli operatori.

Compenso operatore

  • Abbiamo risolto la situazione che si verificava in casi particolari con la presenza di sconti, dove il sistema calcolava in modo errato il compenso dell'operatore.

Prenotazione online

  • Abbiamo risolto l'assegnazione errata del numero annuale ai pazienti in arrivo dalla Prenotazione online.

Piani di cura

  • Abbiamo risolto la situazione particolare dove il sistema mostrava un prezzo scontato più basso del previsto quando applicato uno sconto sul piano.