Firma On-Click Automatica: ora puoi firmare più documenti in un colpo solo

Il sistema di Firma On-Click Automatica di AlfaDocs permette di firmare digitalmente i documenti necessari allo studio senza spreco di carta e di tempo prezioso.

Il paziente può completare l’accettazione da remoto, firmando i documenti condivisi con lui via email, SMS o WhatsApp. Questo sistema non solo permette allo studio di risparmiare sul costo della carta, ma comporta un grande vantaggio in termini di tempo evitando processi manuali. Inoltre, la gestione digitale dei documenti, al contrario di quella cartacea, assicura il massimo livello di sicurezza e privacy, anche secondo le norme GDPR.

Da oggi, se un paziente deve firmare più documenti può scegliere di farlo in un colpo solo. Dopo aver visionato tutti i documenti in un unico PDF e averli compilati, riceverà un solo SMS con codice OTP per completare l’operazione.

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Il codice OTP garantisce la sicurezza dell’operazione in quanto codice di verifica per il paziente, identificandolo come unico soggetto in grado di poter apporre la firma in questione.

Per la ricezione degli SMS contenenti il codice, tuttavia, occorre qualche secondo. Dover completare documento dopo documento può diventare dispendioso in termini di tempo: da adesso non sarà più necessario.

Se i documenti vengono firmati insieme, basterà un unico OTP.

Qual è il vantaggio?

Risparmio di tempo. Niente attese in segreteria o processi da ripetere: basterà inserire un solo codice per tutti i documenti.
Processi semplificati. Per il tuo paziente, firmare digitalmente sarà ancora più immediato.
Pazienti più soddisfatti. Firmare digitalmente è un grande vantaggio per i pazienti: renderlo ancora più semplice aumenterà la loro soddisfazione.

Aggiungi la foto del paziente in anagrafica direttamente dalla webcam

Quando un nuovo paziente inserisce i suoi dati anagrafici per completare la prenotazione online dell’appuntamento, da oggi avrà la possibilità di aggiungere anche una foto profilo direttamente dalla webcam o dalla fotocamera integrata.

In questo modo, lo studio potrà raccogliere più dati possibili su di lui ancor prima che si presenti in studio. Inoltre, avere la possibilità di vedere il paziente grazie all’immagine caricata facilita il suo riconoscimento. Lo stesso vale per quando la registrazione di un nuovo paziente avviene direttamente in studio, o quando quest’ultimo invia al paziente dei documenti da firmare da remoto.

Condividi facilmente più documenti in un'unica comunicazione

Abbiamo aggiunto la possibilità di copiare il collegamento ai documenti da condividere con il paziente. Adesso è ancora più immediato condividere più documenti in un’unica comunicazione (email, SMS, WhatsApp ecc), inserendo al suo interno tutti i link ai file necessari

Adesso puoi rendere obbligatorio il completamento di tutti i campi nell'anagrafica paziente

AlfaDocs permette di inserire nell’anagrafica paziente campi default (nome, cognome, nazione ecc) e personalizzati, cioè creati dallo studio (consensi, eventuale presenza di patologie specifiche, ecc). Da oggi, potrai impostare quali campi sono obbligatori per il completamento dell’anagrafica. In questo modo, durante la registrazione di un nuovo paziente, chiunque lo registri non potrà dimenticarsi di inserirli. Lo stesso vale se il paziente inserisce autonomamente i suoi dati.

Verifica i risultati delle tue campagne di marketing in produzione

Adesso, da Analisi > Produzione puoi filtrare le prestazioni eseguite anche in base alla fonte dei pazienti. In questo modo potrai controllare quante prestazioni hai eseguito, per esempio, su pazienti provenienti dalle tue campagne Facebook.

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Agenda più intuitiva

Adesso puoi decidere se visualizzare l’agenda dello studio con colori alternati per le fasce orarie, di cui puoi scegliere la durata (10, 20, 30, 60 minuti). In questo modo potrai scegliere qual è il modo più comodo per te di vedere gli appuntamenti.

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Trova più facilmente gli articoli nel magazzino

Adesso puoi cercare gli articoli con codici a barre all’interno della sezione magazzino anche tramite la scansione del codice con l’apposita pistola. Basterá aggiungere il Codice Identificativo nell’apposito campo durante la registrazione di un nuovo articolo. In seguito potrai ricercare rapidamente l’articolo inserito tramite tale codice. Questo può velocizzare di molto l’operazione.

Abbiamo apportato miglioramenti alla condivisione documenti tramite WhatsApp.
Abbiamo migliorato la visualizzazione della cartella parodontale.
Abbiamo apportato miglioramenti all’agenda
Abbiamo reso più veloce il caricamento della cartella paziente.

Prenotazione online per le videovisite

Abbiamo potenziato la prenotazione online. Da ora, i tuoi pazienti potranno prenotare online non solo gli appuntamenti in presenza, ma anche le videovisite.

Ricerca automatica degli slot disponibili in agenda

Adesso AlfaDocs cercherà per te le fasce orarie disponibili in agenda quando devi fissare un appuntamento per il paziente. Basta impostare i filtri necessari (durata, operatore, poltrona) e il sistema ti indicherà le date ancora libere per la visita.

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Visualizza l'importo ancora da eseguire nei piani di cura

Adesso nei piani di cura accettati visualizzerai anche l’importo totale ancora da eseguire, per avere sempre chiaro a che punto della terapia si trova il paziente e quanto ancora rimane da incassare allo studio, rispetto al preventivo iniziale.

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Aggiungi campi personalizzati nell'anagrafica paziente

Ora puoi aggiungere nuove proprietà oltre a quelle già presenti di default nell’anagrafica paziente. Informazioni come l’origine del paziente (cioè come è venuto a conoscenza del tuo studio) potrebbero essere fondamentali per attività di analisi e marketing. Potrai inoltre scegliere l’ordine con il quale questi campi vengono visualizzati nell’anagrafica paziente e rendere obbligatori da compilare sia quelli già presenti sia quelli aggiunti da te, per essere certo che tutte le informazioni necessarie vengano sempre inserite.

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Filtro "oggi" in Prima Nota

Adesso, nella sezione Prima Nota in Contabilità potrai visualizzare tutti i movimenti odierni con il nuovo filtro “oggi”.

Integrazione con Team System

Adesso l’export dei dati contabili di AlfaDocs è compatibile con il gestionale Team System per piccole e medie imprese.

Abbiamo reso il caricamente dell’agenda più veloce.
Miglioramenti nella visualizzazione dell’anamnesi.
Abbiamo apportato miglioramenti alla funzionalità Firma On Click Automatica.
Miglioramenti nell’operazione di caricamento documenti su AlfaDocs.

Firma On-Click Automatica: adesso anche l'anamnesi può essere compilata da remoto

Immagina di poter avere un assistente digitale pronto a svolgere per te più della metà del lavoro, sempre in maniera veloce ed efficiente.

Per la segreteria del tuo studio è già realtà: grazie alla Firma On-Click Automatica, puoi digitalizzare l’intera gestione dei documenti e dimezzare i processi nell’accettazione pazienti.

Che si tratti di documenti per l’accettazione, preventivi per piani di cura o anamnesi da compilare, non avrai più bisogno di utilizzare carta. Il paziente può completarli e firmarli in digitale, da qualsiasi dispositivo, in studio o comodamente da remoto.

Se firma da remoto, il paziente arriva in studio avendo completato tutti i passaggi dell’accettazione, già pronto per la visita. I documenti sono archiviati sull’account AlfaDocs e sempre reperibili.

Eliminare la carta e i processi manuali non solo ti permetterà di risparmiare migliaia di euro ogni anno, ma renderà il tuo studio molto più sicuro dal punto di vista legale e della privacy.

Il digitale garantisce un livello di riservatezza e sicurezza delle informazioni molto più elevato: solo chi avrà accesso ai documenti potrà visualizzarli, e non correrai mai il rischio di perderli.

E per minori o anziani? E’ possibile aggiungere un terzo firmatario per minorenni e persone accompagnate da tutori. Se il paziente ha poca dimestichezza con il digitale e preferisce firmare su carta, puoi sempre stampare i documenti necessari.

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Da oggi, anche l'anamnesi è condivisibile con il paziente da remoto.

Qual è il vantaggio?

Risparmio di tempo. Per il check-in e il check-out di ogni paziente, la segreteria impiega in media 15 minuti del suo tempo. La Firma On-Click Automatica permette allo studio di svolgere l’accettazione in qualche clic, risparmiando centinaia di ore lavorative all’anno. Se il paziente sceglie la firma da remoto, inoltre, si presenterà in studio avendo già completato tutti i passaggi richiesti.
Abbattimento dei costi. Secondo uno studio del Politecnico di Milano, la dematerializzazione dei documenti garantsice allo studio un risparmio che può arrivare a superare l’80% dei costi per la gestione cartacea. Si tratta di migliaia di euro risparmiati ogni anno.
Massima sicurezza. La Firma On-Click Automatica è sicura dal punto di vista legale grazie al sistema OTP (One Time Password), che manda al paziente un codice univoco via SMS, lo stesso sistema che usano alcune app delle Banche. Inoltre, la condivisione e l’archiviazione dei documenti sono sempre ad alta sicurezza ein linea con il regolamento GDPR.
Maggior flessibilità. Lo studio senza carta non ha i limiti imposti dal materiale: anche lo staff potrà firmare ovunque e da qualsiasi dispositivo. La possibilità di compilare la documentazione comodamente dal proprio divano, è un grande vantaggio per i pazienti.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Attivando la Prenotazione Online per il tuo studio, aumenterai ulteriormente il livello di automazione del tuo studio. Il paziente può fissare l’appuntamento online, firmare tutti i documenti impostati dallo studio come necessari per il check-in, e ricondividerli con la segreteria per l’archiviazione.

In tutto questo processo, la tua reception non dovrà muovere un dito.

Messaggi predefiniti su WhatsApp

Abbiamo aggiunto nuovi modelli per i messaggi preimpostati di WhatsApp (messaggio default di condivisione piano di cura, messaggio default di condivisione documenti e messaggio default di condivisione fatture). Questo ti permetterà di risparmiare tempo nella modifica del messaggio, che potrai personalizzare come preferisci a seconda del suo utilizzo senza bisogno di cambiarlo di volta in volta.

Inoltre, adesso la variabile [[LINK_DOCUMENTO]] nel modello preimpostato ti permetterà di inviare al paziente il link del documento automaticamente, senza bisogno di inserirlo manualmente.

Nuovi filtri per la ricerca pazienti

Adesso potrai filtrare i pazienti in base alla loro professione o a chi ha abilitato l’App Pazienti.

Sicurezza dei sistemi

Secondo diversi esperti in sicurezza informatica, è consigliabile scegliere una password di almeno 12 caratteri per gli account. AlfaDocs è in continuo aggiornamento e ti garantisce sempre la massima sicurezza: ci siamo quindi adattati a questa nuova raccomandazione.

Non ti sarà più richiesto di scegliere una password con maiuscole o caratteri speciali poiché sconsigliato, ma sarà necessario che abbia almeno 12 caratteri.

Adeguamento GDPR

Come azienda, per garantirti l’utilizzo della nostra piattaforma in totale rispetto delle norme GDPR, abbiamo smesso di utilizzare Google Analytics. Da ora, ci serviremo di Mamoto, una piattaforma con le stesse funzionalità ma GDPR compliant.

Miglioramenti nell’anamnesi digitale.
Abbiamo velocizzato il caricamento dei documenti digitali.
Abbiamo apportato miglioramenti sulla pagina di prenotazione online.

Firma remota tramite WhatsApp

Come puoi già fare con SMS e Email, da oggi potrai condividere i documenti con i tuoi pazienti e richiedervi una firma da remoto anche tramite WhatsApp, il canale più immediato per la comunicazione con loro.

Aggiunta di un firmatario da remoto

Abbiamo aggiunto la possibilità di firmare documenti per terzi (come nel caso di minori) anche da remoto. Se il genitore o il tutore di un paziente prenota un appuntamento per lui, potrà procedere con la firma da remoto di tutti i documenti necessari dichiarandosi come firmatario pre-impostato in autonomia. Questo permette allo studio e al paziente di risparmiare tempo e dimezzare i processi in accettazione.

Aggiornamento automatico dello schema parodontale

Adesso lo schema parodontale del paziente si aggiorna automaticamente in base al contenuto del suo stato dentale. In mancanza di uno o più denti, per esempio, anche dalla cartella parodontale risulteranno assenti. Questa totale sincronizzazione ti permetterà di ottimizzare i processi di lavoro.

Firma da remoto: adesso il paziente può scaricare i suoi documenti

Da oggi i pazienti potranno fare il download dei loro documenti firmati da remoto.

Abbiamo migliorato la sezione analisi.
Abbiamo ottimizzato ulteriormente il processo di richiesta firma.
Abbiamo perfezionato la visualizzazione dell'agenda.

Prendi il pieno controllo del tuo studio: scopri le fasi di prestazione

Lavorare tanto e bene non significa sempre avere il quadro completo della situazione. Essere a bordo di una grande nave che attraversa l’oceano potrebbe essere pericoloso se non sappiamo dove ci troviamo.

La novità di questo mese è pensata proprio per aumentare il controllo sul lavoro svolto in studio, grazie alle nuove fasi di cura (e di produzione).

Adesso è possibile ripartire ogni prestazione eseguita dallo studio in diverse fasi, e assegnare a ciascuna di esse le corrette percentuali in termini di prezzo e tempo rispetto alla prestazione completa.

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Impostare in questo modo le diverse fasi di cura per ogni prestazione è importante soprattutto per il corretto calcolo dei compensi per gli operatori.

AlfaDocs ti permette anche di monitorare lo svolgimento della prestazione, spesso effettuata in più appuntamenti, dall’inizio alla fine:

Una volta completata l’intera prestazione, potrai visualizzarla in Produzione

E in tutte le altre sezioni di Analisi.

Qual è il vantaggio?

Calcolo dei compensi più facile. AlfaDocs calcolerà in automatico i compensi degli operatori in base alle fasi di cura eseguite e alla percentuale che spetta loro. Puoi sempre scegliere se calcolare il compenso al netto dei costi della prestazione o meno.

Analisi potenziate. Impostare le varie fasi di cura per ogni prestazione ti richiederà di calcolare l’importanza di ciascuna di esse rispetto alla prestazione, quanto tempo richiedono e qual è il loro valore. Si tratta di un processo necessario una tantum che ti fornirà più controllo sulla produzione del tuo studio.

Maggior controllo sul lavoro dello studio. Grazie alle fasi adesso puoi monitorare come procedono i tuoi piani di cura e controllare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento delle prestazioni.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Ti consigliamo di impostare tutte le prestazioni del tuo studio dividendole nelle loro fasi di produzione. Prendiamo ad esempio una prestazione X, ponendo il caso che una delle sue fasi sia Y.

Calcola quanto tempo occorre all’operatore per svolgere Y rispetto alla durata totale di X (in percentuale).
Considerando il prezzo dell’intera prestazione X, calcola qual è il prezzo adeguato della fase Y.

Anagrafica pazienti

Adesso puoi impostare come obbligatorie alcune proprietà nell’anagrafica che verranno richieste ad ogni utente di AlfaDocs quando aggiunge un nuovo paziente. Non solo avrai informazioni più complete, senza il rischio che qualcuno si dimentichi di inserirle, ma potrai anche utilizzare queste proprietà come campi di ricerca quando vuoi trovare uno o più pazienti.

Prescrizioni

Abbiamo aggiunto la possibilità di scorrere pagina per pagina la prescrizione direttamente dall'anteprima, senza la necessitá di doverla scaricare.

Invio al SDI

Da oggi, quando invii un pacchetto di fatture elettroniche al SDI, AlfaDocs ti segnalerà in anteprima se al suo interno ci sono fatture con errori. Non dovrai più aprire il pacchetto per scoprirlo.

Abbiamo ottimizzato i filtri nella sezione piani di cura
Adesso puoi scegliere l’ordine con cui visualizzare la lista pazienti
Da ora la condivisione delle prescrizioni è molto più veloce. Abbiamo ridotto i tempi di caricamento.
Abbiamo apportato alcuni miglioramenti alla sezione per aggiungere nuovi pazienti.

Nuovo diario clinico: lavora in modo più intuitivo e veloce

L’importanza dello storico paziente è ben nota a chiunque lavori in uno studio medico-odontoiatrico. Per questo abbiamo aggiornato la sezione Note di AlfaDocs, integrandola con il diario clinico.

Adesso è ancora più semplice consultare lo storico paziente ed aggiornarlo: trovi tutte le informazioni in un punto solo e puoi decidere quali visualizzare grazie ai filtri.

Qual è il vantaggio?

Completezza dell’informazione. Nel diario clinico visualizzerai tutte le note riguardanti il paziente, i suoi piani di cura, le prestazioni e, ovviamente, la sua storia clinica.
Comodità di utilizzo. Puoi aggiungere le note sul diario del paziente da diverse sezioni di AlfaDocs: la bacheca paziente, il diario stesso, ma anche direttamente dal piano di cura.
Velocità nel lavoro. Grazie all’immediatezza nel consultare le note, cosa che puoi fare direttamente anche dall’agenda cliccando sull’appuntamento del paziente, renderai più veloce il lavoro in studio.
Controllo più rapido. Puoi filtrare le note per tipologia e visualizzare subito quelle di tuo interesse.

Puoi scegliere quali tuoi collaboratori avranno l’autorizzazione necessaria per poter aggiungere note cliniche sul diario. Queste ultime, infatti, una volta aggiunte non potranno essere rimosse. Anche se eliminate, rimarranno visibili sullo storico paziente, per completezza dell’informazione.

Anamnesi digitale ancora più funzionale

Adesso puoi impostare come obbligatorie determinate risposte nell’anamnesi digitale. Per completare l’anamnesi è necessario che il paziente risponda a tutte le domande impostate come tali. Puoi scegliere anche il tipo di risposta da inserire (solo affermativa e negativa, o con testo).

Condivisione documenti ottimizzata

Quando condividi il link del documento tramite SMS, Email o WhatsApp, il suo URL sarà molto più breve. Così la comunicazione risulterà più intuitiva per i pazienti e ti permetterà di risparmiare caratteri nell’invio di SMS.

Processo di firma documenti più intuitivo

Il tasto “COMPLETA” verrà evidenziato quando il paziente avrà apposto tutte le firme richieste su un documento.

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Abbiamo aggiunto la riga “bollo” nel file XML di invio al Sistema TS per una corretta trasmissione delle fatture.
Miglioramenti del portale di Prenotazione Online per una maggior visibilità della pagina.
Miglioramento del funzionamento del filtro “importo da pagare” nelle fatture in entrata.
Miglioramenti tecnici nella gestione degli elementi nei piani di cura.

Ottieni la vera visibilità online grazie ai tuoi pazienti

Esserci online non basta. Per una presenza digitale utile a te e ai pazienti, devi farti trovare e farti conoscere. Il servizio di Prenotazione Online di AlfaDocs te ne dà l’opportunità. Da oggi, sul portale saranno visibili anche le opinioni sul tuo studio lasciate dai pazienti.

Abbiamo infatti deciso di rendere pubbliche le opinioni ricevute tramite il sistema Soddisfazione Pazienti, integrato nella sezione Marketing in AlfaDocs. Questo permetterà a nuovi e vecchi pazienti di trovarti più facilmente in rete: più recensioni avrai, più il profilo del tuo studio risulterà visibile a chi sta cercando un dottore nella tua città.

Tutte le opinioni sono anonime e verranno pubblicate solo se non contengono dati personali dei pazienti.

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Utilizzi già il questionario di soddisfazione pazienti? Si tratta di uno strumento fondamentale anche per la crescita interna dello studio. Sapere cosa pensano i pazienti di te e il tuo staff ti permette di capire quali sono i tuoi punti di forza e cosa puoi migliorare per salire di livello.

Qual è il vantaggio?

Ottieni nuovi pazienti. Avendo una maggior presenza online, sarà più facile che il tuo studio venga notato da pazienti che stanno cercando un medico in zona e ancora non ti conoscono.
Guadagni affidabilità. Grazie alle opinioni pubbliche, chi guarderà la scheda del tuo studio sul portale di Prenotazione Online avrà un indicatore aggiuntivo per affidarsi alla tua struttura.
Aumenti il passaparola positivo online. L’84% delle persone ritiene le recensioni online affidabili quanto i consigli di amici o parenti!
Fidelizza i pazienti esistenti. A differenza degli altri servizi di prenotazione online, quello di AlfaDocs non ti promette solo di ottenere nuovi pazienti, ma anche di fidelizzare meglio quelli già esistenti. Potendo prenotare comodamente online e avendo una panoramica delle opinioni lasciate da altri, i tuoi pazienti torneranno in studio più facilmente.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Grazie ad AlfaDocs e alle recensioni dei tuoi pazienti, puoi anche raggiungere i primi posti nei risultati di ricerca su Google:

Abilita il Questionario di Soddisfazione Pazienti per il tuo studio, così da raccogliere feedback dei pazienti e avere recensioni sulla pagina di Prenotazione Online, guadagnando visibilità.
Imposta un Workflow affinché tutti i pazienti del tuo studio ricevano un SMS o un’email da parte tua a visita o piano di cura terminati. In questo modo, potrai chiedere loro di aggiungere una recensione sulla scheda Google My Business del tuo studio.
L’algoritmo di Google mostra come primi risultati di ricerca le schede Google My Business con un alto numero di recensioni: senza muovere un dito, potrai assicurarti centinaia di recensioni autentiche da parte dei tuoi pazienti e aumentare la tua visibilità sul motore di ricerca più utilizzato dai tuoi pazienti.
Integrando il nostro sistema di Prenotazione Online con la tua scheda Google My Business, i pazienti potranno cercarti, trovarti e prenotare un appuntamento nel tuo studio in pochi clic.

Attiva la Prenotazione Online e aumenta la visibilità del tuo studio

Controlla velocemente la data di consegna delle fatture al SDI

Adesso, quando scarichi il file CSV delle fatture del tuo studio, visualizzerai anche la colonna con la data di consegna della fattura al Sistema di Interscambio. Così, controllare questa informazione sarà molto più veloce che dover accedere al cassetto del SDI.

Condividi rapidamente i documenti firmati su WhatsApp

Qualora vengano firmate più versioni di un dato documento (come nel caso di un preventivo modificato nel corso del tempo) sarà possibile decidere quale di queste condividere via WhatsApp con il paziente. Per condividere il documento ti basterà entrare nella sezione Documenti nella cartella paziente, visualizzarne le versioni e condividere quella scelta:

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Calcola i compensi per gli operatori tenendo conto dei costi variabili

Per garantirti un calcolo dei compensi degli operatori piú flessibile e personalizzabile, adesso AlfaDocs ti permette di decidere se includere o escludere i costi variabili (materiali, laboratorio, ecc) sostenuti dallo studio per una prestazione o piano di cura dal calcolo del compenso di ogni operatore.

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Abbiamo apportato diversi miglioramenti alla pagina di Prenotazione Online.
Abbiamo ottimizzato la condivisione di documenti via WhatsApp.
Adesso AlfaDocs mostra l'IVA delle fatture per clienti esteri.
Miglioramenti nella condivisione delle prescrizioni.

Anamnesi digitale: elimina definitivamente la carta e le attese in studio

Da oggi la trasformazione in studio 100% digitale è facile. Ora puoi far compilare ai pazienti l’anamnesi utilizzando la Firma On-Click Automatica di AlfaDocs. Il paziente può completarla e firmarla da remoto (ovviamente in maniera digitale!) o su un tablet in studio, snellendo i processi di lavoro in segreteria.

Basta impostare l’anamnesi come documento obbligatorio per l’accettazione. Lo studio potrà condividerla al paziente tramite Email o SMS prima della visita.

Impostazioni > Studio > Anamnesi

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Dall'Agenda, è possibile far firmare l'anamnesi al paziente da remoto o sul dispositivo in studio.

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L’anamnesi può essere firmata digitalmente tramite Firma On- Click Automatica anche in studio. Basta un tablet in reception da prestare al paziente affinché la compili. Eliminando la carta il processo di accettazione sarà più veloce, economico e a prova di GDPR (regolamento europeo sulla privacy).

L'anamnesi digitale:

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Qual è il vantaggio?

Risparmio di tempo. Grazie alla compilazione da remoto dell’anamnesi e degli altri documenti, la reception risparmia fino a 600 ore di lavoro all’anno*. La firma tramite tablet in studio permette di completare più velocemente i campi richiesti ed evitare operazioni come la stampa o l’archiviazione cartacea dei documenti. Il tuo staff potrà concentrarsi sull’accoglienza dei pazienti in studio.
Pazienti più soddisfatti. Dimezzando il tempo richiesto per l’accettazione, risparmi anche quello dei tuoi pazienti. La comodità di poter firmare tutto da casa ne aumenterà il livello di soddisfazione. Potersi recare in studio senza rischiare lunghe attese è importante per il paziente, che avrà a sua disposizione personale più disponibile.
Taglio dei costi. Passare completamente al digitale può garantire allo studio un risparmio di migliaia di euro all’anno, grazie all’eliminazione dei costi di stampa, archiviazione e carta.
Maggior rispetto della privacy. Il cartaceo non assicura la stessa sicurezza del digitale: i documenti rischiano di venire persi, dimenticati o di rimanere accidentalmente visibili a terze parti.
Scelta ecologica. Il digitale permette di avere uno studio green, evitando gli sprechi della carta.

* Normalmente uno studio medio perde 20 minuti per il check-in e il check-out di ogni paziente. Significa 200 minuti per una media di 10 pazienti al giorno. Moltiplicando il calcolo per le ore di apertura annuali dello studio, otteniamo 800 ore perse in accettazione. Con la Firma On Click Automatica, i passaggi in reception si dimezzano e diventano più veloci, arrivando ad occupare solo ¼ del tempo.

Ottieni il massimo da questa e altre novità per il tuo studio

Categorizzazione delle imprese per fatture e pagamenti

Abbiamo aggiunto la possibilità di assegnare una categoria alle imprese con cui lo studio collabora (Gestione > Imprese), per avere una suddivisione più chiara di pagamenti e fatture. Visualizzando tutte le imprese, ti sarà possibile filtrarle in base alla categoria. Anche registrando una nuova transazione (Prima Nota > Aggiungi movimento) sarà possibile assegnargliene una. In questo modo potrai sempre filtrare i pagamenti in base a questo criterio.

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Nuove professioni per gli operatori

AlfaDocs è per tutti i lavoratori del sanitario. Abbiamo aggiunto diverse professioni tra quelle disponibili per gli operatori. Anche sulla pagina di Prenotazione Online dello studio nella sezione “I nostri operatori”, saranno visibili tutte le nuove professioni, se selezionate.

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Natura della fattura elettronica in entrata: ora è modificabile

Adesso, quando crei una nuova fattura in entrata potrai modificare il campo “natura” e “riferimento normativo” come per quelle in uscita.

Autofattura. Adesso, quando emetti autofattura da AlfaDocs, il Sistema di Interscambio non segnalerà più errori.
Agenda. Abbiamo apportato diversi miglioramenti all’Agenda di AlfaDocs e alla visualizzazione degli appuntamenti ricorrenti nella cartella paziente.
Piani di Cura. Abbiamo migliorato la condivisione dei Piani di Cura

Disdetta dell’appuntamento: da oggi è un’opportunità per il tuo studio

AlfaDocs ti permette di ottenere più appuntamenti e riempire l’agenda anche nei periodi più sgonfi. Da oggi è disponibile anche un nuovo sistema per gestire al meglio la disdetta online degli appuntamenti.

Adesso puoi decidere se dare la possibilità ai pazienti di cancellarlo direttamente online e decidere fino a quanto tempo prima della visita possono farlo.

Inoltre, potrai aggiungere informazioni per il paziente mettendolo a conoscenza di come vengono gestite le disdette nel tuo studio. Qui di seguito le impostazioni da configurare da Impostazioni → Studio → Prenotazione online → Disdetta appuntamenti:

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La nuova disdetta per gli appuntamenti è valida anche per quelli prenotati telefonicamente, e il paziente può accedervi tramite:

Prenotazione online: se il paziente prenota l’appuntamento online, al termine dell’operazione riceverà un messaggio di conferma completo del link appuntamento per permettergli di disdire in autonomia.
Promemoria: se l'appuntamento viene preso in studio o al telefono, basta aggiungere nell’ SMS o nell’email di promemoria la variabile [[LINK_APPUNTAMENTO]]. Il messaggio comprenderà il link alla prenotazione per disdirla se necessario. Guarda come fare.
Whatsapp: lo studio può impostare il messaggio Whatsapp di default inserendo la variabile [[LINK_APPUNTAMENTO]], per dare ai pazienti la possibilità di cancellare l’appuntamento online. Guarda come fare.
App paziente: accedendovi i pazienti hanno la possibilità di vedere tutti gli appuntamenti confermati con lo studio, e possono eventualmente prenotarne di nuovi o disdire quelli futuri.

In caso di cancellazione lo studio verrà avvisato in automatico via email e con notifica in Agenda.

Qual è il vantaggio?

Riduci gli appuntamenti saltati senza preavviso. Inserendo nei promemoria (via email e SMS) il link per permettere ai tuoi pazienti di cancellare l’appuntamento se non possono presentarsi, avrai il preavviso necessario e non sprecherai risorse a causa di imprevisti.
Riduci le chiamate in segreteria. Il paziente non avrà bisogno di chiamare in studio per disdire, potrà avvisarti con un clic.
Pieno controllo nella gestione degli appuntamenti, anche di quelli cancellati. Puoi infatti decidere di non rendere disponibile la disdetta appuntamento per i tuoi pazienti, o di renderla disponibile solo entro un certo limite di tempo dalla data/ora dell’appuntamento stesso. Così avrai il tempo di organizzarti in caso di cancellazione.
Maggior personalizzazione. Adesso, puoi personalizzare il messaggio da mostrare ai pazienti riguardo la politica di disdetta appuntamenti nel tuo studio. Spiega loro come vengono gestite le cancellazioni ed evita brutte sorprese.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Quando imposti le specifiche per la disdetta degli appuntamenti nel tuo studio, fissa un tempo massimo entro il quale il paziente può cancellare la visita. Deve essere abbastanza ampio affinché tu possa riempire lo slot libero e non avere buchi in agenda.

Indica cosa deve fare il paziente nel caso in cui l’appuntamento da cancellare sia troppo vicino (per esempio: avvisare subito lo studio con una chiamate in reception). Potresti anche decidere di far pagare al paziente un indennizzo allo studio in caso di cancellazione oltre i tempi prestabiliti, per coprire i costi fissi della poltrona che rimarrà vuota e ridurre il danno.

Ottieni il massimo da questa e altre novità per il tuo studio

Invito per i nuovi utenti

Quando aggiungi una nuova utenza nel tuo studio su AlfaDocs mandando un invito all’utente, la piattaforma gli richiederà il numero di telefono, il suo ruolo all’interno dello studio e se collabora o meno con altri studi. In questo modo, avrai informazioni più complete e sempre sincronizzate sul tuo team, per una collaborazione più semplice ed efficace.

Notifica per pazienti nuovi

Quando un nuovo paziente prenota un appuntamento online, in agenda riceverai una notifica che ti indica che il paziente non è ancora in anagrafica.

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Condivisione Documenti ottimizzata

Quando condividi un documento con un paziente da AlfaDocs tramite email o SMS, da oggi la tipologia di documenti (fattura, preventivo, immagine…) verrà indicata nell’oggetto (dell’email) e nel corpo del messaggio. In questo modo, al paziente sarà chiara l’importanza della comunicazione non appena la riceve, senza che debba prima aprire l’allegato per scoprire di cosa si tratta.

Analisi > Report. Abbiamo ottimizzato la creazione dei report mensili.
Prenotazione Online. Adesso il caricamento degli slot orari sulla pagina di Prenotazione Online dello studio è ancora più veloce.
Magazzino. Abbiamo migliorato e velocizzato il caricamento degli articoli sotto scorta.

Firma Elettronica: adesso il check-in è automatico anche per i minori

Con la FOCA (Firma On Click Automatica) di AlfaDocs, i tempi per il lavoro in segreteria si dimezzano: il paziente arriva in studio con tutti i documenti per l’accettazione già archiviati.

Il check-in diventa automatico, da oggi anche in caso di pazienti minori o accompagnati.

Adesso è immediato richiedere la firma di un tutore sui documenti o impostarne uno direttamente dalla cartella paziente:

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Se il firmatario non è ancora stato aggiunto, puoi impostarlo prima della firma dei documenti.

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Qual è il vantaggio?

Velocità e semplicità nei processi. I documenti vengono firmati con un solo clic, anche da remoto e per minori o pazienti accompagnati.

Meno lavoro in segreteria. Non c’è più bisogno di stampare, maneggiare e archiviare fogli di carta.

Risparmio di tempo e di denaro. Considerando una media di 15 minuti per il check-in e il check-out di ogni paziente, le ore risparmiate annualmente grazie alla FOCA sono circa 600. L’eliminazione della carta garantisce inoltre un risparmio di circa 10.000 euro ogni anno.

Maggior sicurezza. I documenti firmati con la Firma Elettronica, inviati e archiviati digitalmente sono al sicuro da smarrimenti e violazioni del GDPR.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Quando aggiungi in anagrafica un nuovo paziente (minore o accompagnato), imposta subito uno o più firmatari che faranno le sue veci. In questo modo, per la firma dei successivi documenti sarà tutto già pronto. Puoi anche impostare un firmatario predefinito per velocizzare ulteriormente le operazioni successive.

Attiva la FOCA per il check-in automatico dei pazienti

Studio grande? Comunica ai pazienti in quale sala dovranno dirigersi

Per i promemoria automatici degli appuntamenti, abbiamo aggiunto una nuova variabile digitale: il numero della poltrona su cui si svolgerà la visita. Se la inserisci nel messaggio, il sistema invierà automaticamente il numero di poltrona nell’SMS o nell’Email di reminder. In questo modo, una volta giunto in studio, il paziente saprà già in che sala dirigersi.

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Cartella Paziente

Abbiamo migliorato l’aspetto dell’interfaccia nella cartella paziente. Adesso è molto più semplice e ordinata:

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ora è così:

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Workflow

Abbiamo aggiunto nuove funzionalità per i workflow e apportato dei miglioramenti. Con i nuovi filtri aggiunti, potrai targetizzare più precisamente i pazienti da contattare sulla base dello stato del piano di cura:

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Prenotazione Online. Abbiamo reso il caricamento degli slot orari immediato sulla pagina di Prenotazione dello studio.
Cartella Paziente. Oltre ad aver reso l’interfaccia delle anagrafiche più pulita e ordinata, abbiamo aumentato la velocità di caricamento dei file sulla cartella.
Fatturazione. Nell’export del file XML per una nota di credito, non troverai più numeri negativi. Adesso il valore visualizzato è quello per la corretta lettura del file, dunque sempre positivo.

Potenzia la segreteria del tuo studio con il nuovo servizio di Prenotazione e Documenti sull’App Paziente

Immagina di poter avere la segreteria dello studio operativa 7 giorni su 7, 24h su 24, senza che aumenti il carico di lavoro. Se hai un servizio di Prenotazione Online sai già cosa significa: i pazienti possono prenotare con pochi clic in qualsiasi momento della giornata, anche quando lo studio è chiuso, senza che tu perda il controllo sulla tua agenda. Decidi tu quando, cosa e con quale operatore il paziente può prenotare online.

Abbiamo aggiornato l’area di Prenotazione Online e dei Documenti all’interno dell’App per i tuoi pazienti rendendola ancora più intuitiva e veloce. Adesso dall’App Paziente non solo potranno visualizzare i prossimi appuntamenti e prenotarne uno nuovo in pochi clic, ma avranno anche la possibilità di firmare da remoto tutti i documenti necessari per l’accettazione e di ricondividerli con la segreteria ancor prima di arrivare in studio per la visita.

Studio Rossi

Qual è il vantaggio?

Faciliti la prenotazione ai tuoi pazienti. Con la prenotazione online, elimini il rischio che il paziente non riesca a fissare una visita tramite chiamata per via della linea occupata o degli orari di chiusura dello studio.
Riduci le chiamate in studio. Se permetti ai tuoi pazienti di fissare appuntamenti senza bisogno di telefonare in segreteria, puoi ridurre le chiamate del 30% e oltre. Inoltre, l’area della reception sarà più silenziosa.
Risparmi tempo. Il processo di accettazione in studio (check-in e check-out) richiede in media 15 minuti a persona. Ma dall’App Paziente di AlfaDocs, i pazienti potranno visualizzare quali documenti rimangono da compilare e firmali da remoto. Grazie alla sincronizzazione immediata dei dati con quelli dello studio, saranno archiviati in automatico a norma di legge e la tua reception non dovrà più muovere un dito, dimezzando i processi di accettazione con la massima sicurezza legale in materia di privacy.
Migliori il servizio offerto ai pazienti e aumenti la loro soddisfazione. Non solo darai modo al paziente di prenotare e compilare i documenti direttamente dall’App dedicata a lui, ma il personale dello Studio potrà anche dedicargli più tempo per le questioni davvero importanti ed evitare che aspetti a lungo in sala d’attesa.
Il paziente avrà un luogo sicuro ed organizzato per consultare in qualsiasi momento tutti i documenti che il tuo Studio ha condiviso con lui.

Suggerimenti di utilizzo di questa novità

Invitando il tuo paziente ad utilizzare l’App Paziente (direttamente dalla sua anagrafica > Bacheca o Comunicazione; o da Marketing > Comunicazione) a fissare i prossimi appuntamenti direttamente da lì, la tua segreteria non dovrà muovere un dito per la prenotazione, l’accettazione in studio e l’archiviazione dei documenti: è tutto automatizzato. Anche dopo la visita, potrai condividere con il paziente preventivi, fatture ed eventuali documenti clinici che lui visualizzerà nell’App.

Hai già completato la configurazione per la Prenotazione Online del tuo studio?

Offerta valida ancora per poco!

App Paziente

Se hai mandato l’invito ad un paziente per l’utilizzo dell’App Paziente ma non l’ha ancora accettato, da oggi potrai rinviarglielo direttamente dalla sua anagrafica. È quindi possibile correggere eventuali indirizzi email errati e ri-chiedere ai pazienti la creazione dell’account sull’App ed evitare che non abilitino l’App per una dimenticanza.

Gestione > Appuntamenti

Adesso, se scarichi il report degli appuntamenti dello studio per un dato periodo di tempo, nel file formato CSV o PDF vedrai anche lo Stato e la Descrizione per ogni appuntamento. In questo modo avrai una panoramica completa dell’attività dello studio.

Comunicazione > Promemoria Appuntamenti

Ricorda l’appuntamento ai tuoi pazienti grazie ai promemoria email intelligenti. Come per i promemoria SMS, adesso AlfaDocs non invierà più un doppio messaggio di reminder allo stesso paziente per più di un appuntamento nella stessa giornata. Il paziente ne riceverà solo uno, per una comunicazione essenziale e più efficace.

Prenotazione Online

Abbiamo migliorato l’integrazione con Google Maps sulla pagina del tuo studio sul portale di Prenotazione Online. Adesso chi visita la pagina visualizzerà il tuo studio nelle Mappe più chiaramente e senza le altre attività commerciali sul territorio.

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Da oggi, quando crei una nuova utenza per un membro dello staff dello studio, avrà la possibilità di creare note cliniche per default.
Abbiamo ottimizzato la risoluzione delle immagini su AlfaDocs per fornirti la miglior esperienza di utilizzo.

Aumenta il controllo sul fatturato con report più veloci

Con AlfaDocs puoi monitorare in qualsiasi momento tutta la contabilità dello studio. Adesso è ancora più immediato ottenere il resoconto giornaliero e mensile delle fatture in entrata e in uscita. Velocizza le analisi di produzione: non è più necessario impostare un filtro avanzato per trovare i dati del periodo corrente, basta un clic.

In Contabilità > Fatturazione, apri il menù a tendina in alto a sinistra. Infondo alla pagina troverai il totale aggregato del periodo che stai considerando (oggi in entrata, oggi in uscita, questo mese in entrata, questo mese in uscita).

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Qual è il vantaggio?

Risparmi tempo. Con i nuovi filtri, la visualizzazione dei report del giorno e del mese diventa istantanea.
Massimizzi il controllo. Adesso puoi vedere quotidianamente il totale di fatture in entrata e in uscita, ed esaminare l’andamento in contabilità del mese in corso.
Eviti dimenticanze. Visualizza quanto hai fatturato, pagato e quanto ancora resta da pagare, su base giornaliera e mensile.
Lavori con maggior flessibilità. I report delle fatture sono scaricabili in diversi formati (xml, csv e pdf), facilmente utilizzabili anche su altri software.

Tieni sotto controllo tutta la contabilità dello studio

Prenotazione Online

La Prenotazione Online è ancora più veloce. Quando un paziente prenota un appuntamento sulla pagina del tuo studio, se il prossimo slot orario libero è tra diverse settimane, il sistema mosterà un messaggio indicando la prima data disponibile. Il paziente non dovrà più scorrere diverse settimane sul calendario, ma potrà saltare direttamente al giorno disponibile.
Per i pagamenti online durante la fase di prenotazione online, a pagamento avvenuto il paziente visualizzerà un messaggio di conferma e riceverà un’email per la transazione eseguita, così da avere un’ulteriore conferma dell’avvenuto pagamento..

Contabilità

Adesso, nel file .csv della Prima Nota che puoi scaricare, sono presenti anche i Codici Fiscali dei pazienti. In questo modo, durante gli import su eventuali altri software contabili, non sarà più necessario controllare che la lista di pagamenti corrisponda a quella delle fatture. Sulla Prima Nota potrai infatti visualizzare sia le fatture sia l’identità di chi ha effettuato i pagamenti, tramite Codice Fiscale.
Le Fatture Elettroniche in entrata da oggi avranno anche il campo “Data consegna al SdI”, utilizzabile anche per ordinarle o fare ricerche con i filtri avanzati, per una maggior precisione nella gestione della contabilità, anche per il commercialista.
Da oggi è possibile inserire la quota pagata da assicurazioni o convenzioni del paziente nelle voci della fattura, anche se essa non fa parte di un piano di cura.

Comunicazione pazienti

Lo studio con AlfaDocs è ancora più GDPR compliant, cioè in ottemperanza al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati. Abbiamo aggiunto la checkbox per il consenso al ricevimento delle comunicazioni di Marketing nella cartella del paziente. È quindi ora possibile distinguere tra il consenso del paziente alle comunicazioni SMS e Email per i promemoria degli appuntamenti e quello per comunicazioni di Marketing pubblicitario da parte dello Studio.

Abbiamo migliorato la funzione di creazione delle fatture a saldo.
La funzione di duplicazione dei Piani di Cura è stata migliorata e resa più performante.
La ricerca dei pazienti con i filtri avanzati è stata ulteriormente ottimizzata, per trovarli più velocemente.

Migliora le comunicazioni dello studio con i reminder “intelligenti”: invia un solo SMS ai pazienti con più appuntamenti nello stesso giorno

I promemoria riducono gli appuntamenti saltati del 77%. Utilizzarli è fondamentale per lo studio, e con AlfaDocs puoi inviarli in automatico senza scrivere il messaggio ogni volta. Da oggi sono ancora più efficienti: se il paziente ha più appuntamenti nello stesso giorno, riceverà un solo promemoria.

Può capitare che vengano fissate più prestazioni per lo stesso paziente in un’unica giornata, una dopo l’altra. In questo caso, basterà un solo reminder per non dimenticarsene: non c’è bisogno che parta anche il secondo SMS automatico. AlfaDocs lo disabilita di default.

Qual è il vantaggio?

La comunicazione con i pazienti è ottimizzata e più efficiente: lo studio invierà solo i promemoria necessari, senza disturbare il paziente.
Non sprecherai SMS: un promemoria è sufficiente per più appuntamenti nello stesso giorno. Risparmi i crediti SMS per comunicazioni ad alto valore aggiunto.
Eviterai sviste: AlfaDocs disabilita i promemoria doppi di default, senza che debba ricordartene tu.

Hai già attivato i promemoria nel tuo studio?

Scrivi una sola volta il messaggio SMS o Email predefinito che vuoi che i pazienti ricevano. Imposta la frequenza con la quale preferisci che vengano inviati (esempio: 24 ore prima, qualche giorno prima, poche ore prima, più volte, ecc).

Ridurrai del 77% gli appuntamenti saltati senza preavviso e il tempo speso in segreteria per chiamare e mandare messaggi ai pazienti.

Riduci il rischio di appuntamenti saltati del 77% risparmiando tempo in segreteria

Fatturazione - Piani di Cura e Preventivi

Adesso puoi fare valutazioni ancora più efficaci dei compensi degli operatori. È infatti possibile scegliere se calcolare il compenso dell’operatore che esegue una prestazione sulla tariffa prima o dopo aver applicato un eventuale sconto.

Sistema TS

Abbiamo reso ancora più pratico e veloce l’invio dei dati. Quando emetti una nuova fattura, è ora possibile selezionare direttamente nel processo di fatturazione il tipo di spesa per l’invio al Sistema TS per ogni singolo pagamento. Guarda come fare.

Abbiamo ottimizzato ulteriormente la gestione dei documenti: quelli che non presentano il campo “firma” non verranno più contrassegnati come documenti con firma mancante.
È stata ottimizzata e migliorata l’interfaccia utente nella Prenotazione Online.

Comunica più velocemente con i pazienti grazie ai messaggi predefiniti di WhatsApp

Adesso puoi impostare messaggi WhatsApp predefiniti per rendere più immediate le comunicazioni con i pazienti.

Dopo aver fissato un appuntamento sarà possibile inviare al paziente un messaggio di conferma su WhatsApp con tutte le informazioni utili (documentazione con cui presentarsi, indicazioni su come raggiungere lo studio, link all’App paziente o alla gestione dell’appuntamento ecc).

Il messaggio, totalmente personalizzabile, si completerà automaticamente con i dati del paziente e dell’appuntamento.

Come impostare il messaggio predefinito

Qual è il vantaggio?

Lo studio risparmierà tempo grazie alle informazioni contenute nel messaggio predefinito, che eviteranno dimenticanze e dubbi al paziente.
La reception potrà gestire più conversazioni contemporaneamente risparmiando il tempo perso in chiamate. L’utilizzo di WhatsApp permette al paziente di rispondere direttamente in caso di dubbi, ricevendo una risposta pressoché istantanea.
Su WhatsApp è possibile verificare che il paziente abbia letto o meno il messaggio e instaurare, se necessario, una comunicazione telefonica.
Basterà scrivere un solo messaggio, utilizzabile per tutti i pazienti e gli appuntamenti. Le variabili inseribili nel corpo del messaggio, come [[NOME]] o [[ORARIO_APPUNTAMENTO]] si autocompilano con le informazioni corrispondenti di caso in caso.
Prima dell’invio, il messaggio WhatsApp può essere ulteriormente personalizzato qualora ce ne fosse bisogno. È infatti sempre visualizzabile e modificabile.

Velocizza le comunicazioni con i tuoi pazienti

Analisi - Produzione

È ora possibile il download dei report della sezione Analisi > Produzione in formato .csv, per scaricare tutti i dati. Questo formato è più adatto a documenti con molti dati e parametri e alla loro lettura su diversi programmi.
Usando i nuovi “Filtri avanzati”, adesso puoi filtrare i dati di Produzione in base al listino, alla branca o alla prestazione cui si riferiscono (Associato a listino, Associato a branca, Associato a prestazione).

Prenotazione Online

Abbiamo rafforzato il metodo di riconoscimento dei pazienti già esistenti in Anagrafica: è ora necessario che oltre al nome e al cognome combaci anche il numero di telefono. Viceversa, verrà richiesta una seconda verifica al personale di studio direttamente sull’agenda e nel campanellino “Notifiche” in alto a destra di AlfaDocs.

Ottimizzazione del riconoscimento del numero di telefono nell’integrazione con WhatsApp.
Ottimizzazione della funzione “Appuntamenti Ricorrenti”.

Condividi rapidamente documenti e informazioni con i tuoi pazienti tramite WhatsApp e direttamente dal gestionale.

L’ultimo aggiornamento è pensato per rendere l’invio dei documenti ai clienti ancora più rapido, facile e sicuro, grazie all’integrazione della funzionalità invio dei dati tramite WhatsApp.

Infatti all’icona di condivisione dei documenti è stata aggiunta la voce “condividi via WhatsApp” che permette rapidamente di inviare il documento al paziente.

Per abilitare la condivisione tramite WhatsApp è sufficiente che il nostro paziente abbia fornito un numero di cellulare e l’autorizzazione all’utilizzo del canale WhatsApp.

Qual è il vantaggio?

puoi condividere rapidamente documenti, informazioni e comunicazioni con i tuoi pazienti.
non devi più cambiare dispositivo, accedi a WhatsApp direttamente dal gestionale.
Mai più perdite di tempo cercando il paziente giusto in rubrica, il link di WhatsApp è integrato in tutte le anagrafiche e in tutti i documenti condivisibili.
condividi i documenti con la massima sicurezza, senza preoccuparti di non essere conforme al GDPR. Attenzione: bisogna ovviamente tenere conto che nel rispetto della normativa sulla Privacy è fatto divieto inviare dati sensibili dei pazienti tramite messaggi e-mail e WhatsApp. Consigliamo quindi di ricordare che l’integrazione di WhatsApp nel gestionale è pensata per velocizzare i tempi di trasmissione di tutti quei dati, documenti e informazioni che in genere fanno sprecare molto tempo in segreteria, aumentando così la produttività dello studio.

WhatsApp è inoltre ora lo strumento più utilizzato dai pazienti che lo preferiscono ad email e telefonate classiche perché permette di risparmiare tempo e avere a portata di mano documenti e informazioni.

Ottimizza la condivisione dei documenti tramite il nostro modulo WhatsApp!

FATTURAZIONE

qualora parte del pagamento venga effettuato da un ente (come un’assicurazione) la relativa voce di pagamento verrà inserita in automatico tra le “scadenze” e non tra i “pagamenti”. Questa funzione aiuta a tenere sotto controllo i pagamenti in sospeso ancora più facilmente. Scopri come gestire la fatturazione con ente grazie al nostro tutorial.
Adesso è possibile scegliere se addebitare il bollo all’ente o al paziente, rendendo così più facile la corretta contabilizzazione delle fatture.

PRENOTAZIONE ONLINE

Ora quando un paziente sceglie un operatore presente all’interno di uno studio tramite lo strumento di prenotazione Online gli vengono mostrati solo ed esclusivamente i giorni e orari in cui è possibile prenotare un con quell'operatore.

Gestisci gruppi di operatori con efficacia

L’ultimo aggiornamento è pensato per offrire allo studio un maggior risparmio di tempo, più chiarezza e ordine in agenda e una più ampia personalizzazione dei gruppi di operatori in base alle categorie.

Infatti è stato aggiunto un filtro Dropdown nell’agenda che permette di raggruppare gli operatori in due modi diversi, adattandosi alle esigenze di ogni studio. I filtri sono due e sono divisi così:

Visualizzazione raggruppata: che permette di dividere gli operatori in base alla posizione professionale ricoperta (per esempio ora possiamo selezionare singoli gruppi come “chirurghi”, “igienisti”, “assistenti alla poltrona”). Questo permette di avere una visione ordinata di tutti gli operatori presenti in ogni singola categoria, rendendo più facile ed intuitivo il lavoro sull’agenda dato che ci permette di escludere/includere velocemente singoli operatori o interi gruppi.

Visualizzazione distinta: pensata per studi in cui lavorano molti professionisti (e quindi probabilmente molte categorie professionali diverse) è invece un utilissimo filtro che ci permette di vedere solo le categorie di professionisti presenti nel nostro studio e di visualizzare i singoli operatori di ogni categoria solo quando viene cliccato il gruppo desiderato, evitando di dover scrollare la pagina alla ricerca dell’operatore giusto.

Qual è quindi il beneficio di avere questi due filtri?

Mentre il filtro visualizzazione raggruppata permette di trovare subito il professionista ricercato dato che le categorie saranno convenientemente ordinate e separate, il filtro visualizzazione distinta.

La sapiente combinazione dei filtri in base alle necessità permette allo studio di utilizzare l’agenda con una rapidità senza precedenti e senza possibilità di perdersi alcun appuntamento.

Scopri subito come gestire i gruppi di operatori con efficacia tramite AlfaDocs

FATTURAZIONE ELETTRONICA

aggiunta la possibilità di aggiungere alle fatture un prefisso alla linea di fatturazione, permettendo così l’assegnazione, l’archiviazione e l’individuazione rapida (per esempio a scopo di analisi) di categorie specifiche di fatture.

PRENOTAZIONE ONLINE

Adesso ogni volta che viene visualizzata la pagina di un operatore, sarà possibile consultare correttamente tutti i motivi di appuntamento assegnati e disponibili per quel specifico operatore.

Associare uno o più appuntamenti a prestazioni da listino senza dover aprire un piano di cura

AlfaDocs ha semplificato ancora di più l’organizzazione degli appuntamenti, permettendo di legarli ad una prestazione senza dover accedere necessariamente ai piani di cura. Una funzione utilissima qualora ci sia la necessità di fissare più appuntamenti per una singola prestazione legata a un paziente che dovrà tornare in studio più volte per la stessa identica ragione (e non quindi per più trattamenti diversi).

Questa permette di risparmiare ancora più tempo: Basta inserire in agenda un appuntamento, legarlo ad una o più prestazioni e salvarlo. Sarà poi sufficiente riaprire l’appuntamento e tramite l’icona “copia” (vedi screenshot) copiare i dettagli dell’appuntamento e incollarlo direttamente su tutti gli altri giorni in cui quella prestazione verrà eseguita.

Questa funzione permette quindi di ridurre ulteriormente i tempi di organizzazione e comunicazione degli appuntamenti.

Ecco nel dettaglio i principali benefici apportati con l’aggiornamento:

Snellita e resa ancora più rapida la creazione di appuntamenti in agenda.
Aggiunta la funzione che permette di copia-incollare in agenda i dettagli di una prestazione che si deve replicare in più appuntamenti.

Inizia ora ad impostare lo strumento della Prenotazione Online!
Accedi subito ad AlfaDocs

SISTEMA TS

Sistema TS: Ora viene mostrato un alert se il documento fiscale presenta dei pagamenti non tracciabili ma impostati manualmente su tutti i pagamenti tracciati.

FATTURAZIONE

Risolto un bug in cui in certi casi un trattamento già fatturato e pagato veniva inserito nuovamente in una nuova fattura.
Risolto un bug in cui qualche volta, dopo aver cancellato una fattura, essa causava errori nell’interfaccia grafica.

Firma Elettronica Avanzata

Grazie allo strumento della Firma Elettronica Avanzata di AlfaDocs il processo di gestione dei documenti è davvero facile, veloce, sicuro al 100% e automatico. Con questo aggiornamento sono state apportate delle ottimizzazioni aggiuntive, rendendolo ancora più semplice e veloce la firma di tutti i documenti da remoto e la loro gestione in modo totalmente digitale.

Ecco le principali novità

Abbiamo aumentato la sicurezza dei dati nel gestionale durante il processo della firma da parte del paziente. Ora la Firma Elettronica Avanzata richiede un PIN al paziente, nel momento in cui attiva la funzionalità per la prima volta. Questo PIN permette ai pazienti di muoversi esclusivamente nell’area disposta per la firma e impedisce loro l’accesso ad altre parti del gestionale.
Per fornire immediatamente l’informazione di quanti siano i documenti firmati per ciascun piano di cura, grazie a questo aggiornamento ogni volta che viene aggiunto un piano di cura, l'indicatore dei documenti firmati si aggiorna automaticamente. Non serve quindi aggiornare manualmente la pagina del browser.

Inizia subito a digitalizzare la gestione dei documenti nel tuo studio!

Gestione

Pagina gestione appuntamenti: abbiamo aggiunto una funzionalità che ti permette, in modo facile e veloce, di individuare quegli appuntamenti che non hanno un paziente assegnato, ma fanno riferimento ad altri impegni (p.es. di natura amministrativa ecc.). Per utilizzarlo, basta accedere alla sezione “Gestione”, scegliere la voce “Appuntamenti” e cliccare sul menù a tendina con la dicitura “Paziente assegnato”. Seleziona l’opzione corretta tra "Sì" o “No”. Usando i filtri, potrai quindi individuare in un solo click quali sono gli appuntamenti con o senza un paziente assegnato.
Pagina gestione prescrizioni: abbiamo aggiunto un filtro avanzato che permette di selezionare velocemente l'elenco delle prescrizioni in base ad uno specifico Laboratorio. Per utilizzarlo, basta accedere alla sezione “Gestione”, scegliere la voce “Prescrizioni” e cliccare “Mostra filtri avanzati”.
Pagina gestione operatori: abbiamo aggiunto una serie di nuove professioni alla lista di quelle assegnabili ad ogni operatore. Per selezionarle, basta accedere alla sezione “Gestione”, scegliere la voce “Operatori” e cliccare su “Aggiungi operatore” oppure su “Modifica operatore”. Puoi quindi assegnare ad ogni operatore anche queste nuove professioni:

Osteopata
Agopuntura
Kinesiologo
Posturologo
Ecografista
Omotossicologo

Sincronizzazione del Calendario

Gestione agenda: per una sincronizzazione di tutti i tuoi impegni ancora più efficace, abbiamo aggiunto la possibilità di sincronizzare il proprio account su “Google Calendar” con il cambio di appuntamento eseguito sull'agenda di AlfaDocs.

Analisi

Strumento di Analisi: per continuare ad offrire ai nostri dottori una gestione numerica facile ed efficace con statistiche ancora più precise, abbiamo solidificato tutti i calcoli della sezione “Analisi” di AlfaDocs.

Analisi

Abbiamo risolto la situazione che, in alcuni casi molto particolari, non permetteva l’analisi di alcuni dati nella voce “Produzione” all’interno della sezione “Analisi”.

Punto di Pareggio

Abbiamo risolto la problematica che, in certe situazioni, non permetteva il corretto caricamento del “Punto di Pareggio” all’interno della sezione “Analisi”.

La Prenotazione Online: lo strumento più efficace per aumentare la visibilità dello studio

Il periodo estivo è il periodo migliore per sfruttare tutto il potenziale di uno strumento sempre più importante per gli studi medici, la Prenotazione Online.
Avere l’agenda disponibile 24/7 per la gestione automatica degli appuntamenti con i pazienti diventa l’opportunità migliore per riempirla. Lo strumento dà modo inoltre di creare un nuovo canale, che contribuisce ad aumentare la visibilità online dello studio e ad intercettare le ricerche sul web dei pazienti.

Con questo nuovo aggiornamento AlfaDocs ha reso lo strumento ancora più potente e ha migliorato il processo di ottimizzazione della visibilità online dello studio, rendendolo ancora più semplice da completare in totale autonomia.

Leggi il tutorial completo sui primi passi con la Prenotazione Online

Ecco le principali novità

Scelta dell’operatore in automatico o manuale: hai la possibilità di decidere se far selezionare al paziente uno specifico operatore direttamente durante il processo di prenotazione dell’appuntamento.
Se abiliti questa opzione, nella pagina di Prenotazione Online i tuoi pazienti possono selezionare direttamente un operatore con cui prenotare l'appuntamento. Inoltre, entrando nella pagina dell’operatore selezionato, sono disponibili solo le prestazioni eseguite da quello specifico operatore. Un processo ancora più facile e veloce per prenotare l'appuntamento.
Non è però l’unico vantaggio: avendo più operatori e quindi più pagine per ciascun operatore associate allo studio, aumenta anche automaticamente la visibilità online dello studio.

Integrazione WHATSAPP! Sono stati fatti degli aggiornamenti che rendono la pagina pubblica di Prenotazione Online dello studio ancora più rilevante:

Abbiamo aggiunto il campo “Numero WhatsApp” nei dati dello studio.
Abbiamo reso cliccabile il pulsante di WhatsApp, grazie al quale i tuoi pazienti possono aprire direttamente l'App di messaggistica, per contattarti ancora più facilmente (leggi il tutorial).
Abbiamo inoltre inserito un pop-up con l’icona di WhatsApp in basso a destra, sempre in sovrimpressione sulla pagina.

Indicatore dell'efficacia dello strumento per il tuo studio: infine, abbiamo ottimizzato il processo di ottimizzazione delle impostazioni per lo studio della Prenotazione Online, che può essere fatto in totale autonomia seguendo la lista di azioni da effettuare per raggiungere il 100% dell’efficacia dello strumento.

Inizia subito ad ottimizzare la presenza online del tuo studio!

Gestione

Pagina gestione appuntamenti: abbiamo aggiunto una funzionalità che ti permette, in modo facile e veloce, di individuare quegli appuntamenti che non hanno un paziente assegnato, ma fanno riferimento ad altri impegni (p.es. di natura amministrativa ecc.). Per utilizzarlo, basta accedere alla sezione “Gestione”, scegliere la voce “Appuntamenti” e cliccare sul menù a tendina con la dicitura “Paziente assegnato”. Seleziona l’opzione corretta tra "Sì" o “No”. Usando i filtri, potrai quindi individuare in un solo click quali sono gli appuntamenti con o senza un paziente assegnato.
Pagina gestione prescrizioni: abbiamo aggiunto un filtro avanzato che permette di selezionare velocemente l'elenco delle prescrizioni in base ad uno specifico Laboratorio. Per utilizzarlo, basta accedere alla sezione “Gestione”, scegliere la voce “Prescrizioni” e cliccare “Mostra filtri avanzati”.
Pagina gestione operatori: abbiamo aggiunto una serie di nuove professioni alla lista di quelle assegnabili ad ogni operatore. Per selezionarle, basta accedere alla sezione “Gestione”, scegliere la voce “Operatori” e cliccare su “Aggiungi operatore” oppure su “Modifica operatore”. Puoi quindi assegnare ad ogni operatore anche queste nuove professioni:

Osteopata
Agopuntura
Kinesiologo
Posturologo
Ecografista
Omotossicologo

Sincronizzazione del Calendario

Gestione agenda: per una sincronizzazione di tutti i tuoi impegni ancora più efficace, abbiamo aggiunto la possibilità di sincronizzare il proprio account su “Google Calendar” con il cambio di appuntamento eseguito sull'agenda di AlfaDocs.

Analisi

Strumento di Analisi: per continuare ad offrire ai nostri dottori una gestione numerica facile ed efficace con statistiche ancora più precise, abbiamo solidificato tutti i calcoli della sezione “Analisi” di AlfaDocs.

Analisi

Abbiamo risolto la situazione che, in alcuni casi molto particolari, non permetteva l’analisi di alcuni dati nella voce “Produzione” all’interno della sezione “Analisi”.

Punto di Pareggio

Abbiamo risolto la problematica che, in certe situazioni, non permetteva il corretto caricamento del “Punto di Pareggio” all’interno della sezione “Analisi”.

La Fatturazione più semplice ed intuitiva

Siamo consapevoli di quanto i processi legati alla Fatturazione portino via tempo prezioso, sottraendolo ad altre attività importanti per la gestione dello studio. In particolare, la gestione delle Linee di Fatturazione è sempre stato un tema spinoso:

Quali usare?
Quante usarne?
Come inserirle in fattura?

Per semplificare le operazioni legate a questo aspetto della Fatturazione e rendere il processo davvero facile ed accessibile per chiunque, AlfaDocs ha lanciato questo nuovo aggiornamento: è ora possibile seguire la numerazione automatica di diverse linee di fatturazione precedentemente inserite e/o crearne di nuove, rendere le linee di fatturazione obbligatorie e/o sceglierne una predefinita.

Questa nuova versione rende davvero facile la compilazione delle fatture e abbatte i margini di errore per la creazione in modo semplice e veloce di Fatture perfette.

Leggi il tutorial completo sulle Linee di Fatturazione

Gestione delle Linee di Fatturazione in AlfaDocs

Come funziona - in breve

Per selezionare una linea di fatturazione ci basterà cliccare il Menù a tendina proposto nella sezione "Linea di fatturazione" per trovarci davanti alla scelta della numerazione da seguire con l'emissione della fattura.

Il sistema guida l’utente passo per passo in ogni passaggio e gli permette di:

Gestire delle linee di fatturazione in fase di creazione di fattura.
Rendere la linea di fatturazione obbligatoria se necessario.
Impostare una linea di fatturazione predefinita per l'assegnazione automatica del numero in fattura.

Vuoi scoprire quant'è facile la Fatturazione con AlfaDocs?

Impostazione Utenze

Diritto di utilizzo per pazienti associati a un singolo operatore: abbiamo aggiunto la possibilità di impostare un diritto di utilizzo per utenti che devono vedere solo i pazienti/appuntamenti/fatture ecc. assegnati a loro, in modo da limitare la visibilità dei dati pazienti agli altri operatori e salvaguardare ancora di più la loro Privacy (leggi il tutorial).

Prenotazione online

Stato appuntamento "Confermato": abbiamo aggiunto lo status dell'Appuntamento "Confermato", da selezionare manualmente una volta che la segreteria abbia ricevuto una conferma telefonica.
Selezione dei giorni di apertura dello studio durante le vacanze: abbiamo aggiunto l'opzione di segnalare in quali giorni festivi lo studio resta aperto, mentre prima il sistema li impostava automaticamente come giorni di chiusura. Basta accedere a Impostazioni > Studio > Agenda e segnalare i giorni di festività come giorni di apertura dello studio.
Richiesta dati di fatturazione: abbiamo aggiunto la richiesta dei dati di fatturazione da parte del sistema in automatico durante il processo di prenotazione online degli appuntamenti.
Selezione operatore per procedura eseguita: abbiamo eliminato la possibilità di prenotare un determinato appuntamento con un operatore che non aveva assegnata quella particolare procedura.

Compenso Operatore

Formato del file scaricabile: abbiamo aggiunto la possibilità di scaricare il compenso dell'operatore come file CSV, oltre che come PDF. Basta cliccare sull'icona di download che si trova a destra di ciascuna voce di compenso.

Piani di cura

Documenti firmati: abbiamo aggiunto una funzionalità che permette, ogni volta che viene aggiunto un piano di cura, l'aggiornamento automatico dell'indicatore dei documenti firmati, senza bisogno di aggiornare manualmente la pagina del browser.

Documenti modello

Abbiamo risolto il comportamento anomalo che non permetteva la corretta formattazione nei documenti "Modello".

Menù nel Pannello di Controllo

Abbiamo risolto la situazione che, in casi particolari, mostrava il Menù dello studio invece che quello dell'account nel Pannello di Controllo.

Nuovo Sistema Tessera Sanitaria 2021

L’invio al Sistema TS è cambiato ed è più difficile eseguirlo senza commettere errori. Se le due scadenze del 2021 sono semestrali - il 31 luglio e il 31 gennaio dell’anno prossimo -, nel 2022 l’invio diventerà mensile.

Per semplificare la burocrazia del nuovo Sistema Tessera Sanitaria 2021, abbiamo aggiornato il software con una nuova versione ancora più automatizzata del Sistema TS. Potete affrontare gli invii sempre più frequenti grazie alla gestione contabile semplificata, la generazione in automatico di tutti i documenti fiscali per l'invio, l'invio dei documenti corretti sempre entro le scadenze e nel pieno rispetto delle normative vigenti.

Questa nuova versione quindi è più automatizzata, di facile utilizzo per chiunque e rende davvero più semplice e veloce l’invio mensile al Sistema TS.

Come funziona?

Il sistema guida l’utente passo per passo in ogni passaggio e garantisce diversi vantaggi:

Impostazione della specifica del tipo di spesa Sistema TS direttamente in fattura (leggi tutorial).
Promemoria automatico che ricorda le date di scadenza ufficiali.
Pre-verifica automatica di tutti i documenti prima dell'invio effettivo.

Avviso automatico con la descrizione chiara degli errori da correggere.

Sistema sempre aggiornato e conforme alle normative attuali.
Sicurezza legale e contabile massimizzata.

Ultime novità sulla tracciabilità dei pagamenti

Ricordiamo che, dal 1 giugno 2021, gli operatori sanitari hanno l'obbligo di trasmettere al Sistema TS tutti i dati delle spese sanitarie, indicando se la relativa spesa sia stata sostenuta con strumenti di pagamento tracciabili o non tracciabili.

Due avvisi automatici ci aiutano a chiarire ogni dubbio sulla correttezza o meno del nostro invio in tema di tracciabilità dei pagamenti:

Il sistema lancia un avviso nel caso la tracciabilità indicata sul documento fiscale e quella indicata sulla fattura di pagamento siano in contrasto.
Questo avviso ci chiede di correggere le informazioni di tracciabilità su uno dei due documenti.
Il sistema lancia un avviso relativo alla presenza di pagamenti in contanti superiori ai 2.000€. Questi non sono più consentiti a seguito dell’introduzione del nuovo limite all’uso del contante, già stabilito dal decreto n. 124/2019 collegato alla Legge di Bilancio. Ricordiamo che la soglia del contante è destinata a scendere ancora dal 1° gennaio 2022, quando il limite sarà di 1.000 euro.

Vuoi fare l’invio mensile in 5 minuti?

Fatturazione

Formato fatture: abbiamo aggiunto la possibilità di scaricare ogni singola fattura in formato PDF ed XML per permettere di utilizzare e condividere più facilmente i file nel formato desiderato.
Filtri avanzati: abbiamo arricchito i filtri avanzati di ricerca delle fatture, aggiungendo il campo "Linea di fatturazione", per cercare le fatture più velocemente tramite un prefisso usato per le linee di fatturazione.

Prenotazione online

Stato appuntamenti: il sistema di Prenotazione online ora considera lo Stato dell’appuntamento rendere l’individuazione degli slot di appuntamenti liberi ancora più accurata.
Disponibilità poltrone: abbiamo aggiunto l'opzione che permette di effettuare un controllo sulla disponibilità delle poltrone, per trovare ancora più facilmente e con maggiore accuratezza gli slot appuntamenti liberi (mettere la spunta seguendo il percorso “Impostazioni > Studio > Prenotazione online > Altro > Controlla la disponibilità poltrone per trovare gli slot appuntamenti liberi”).

Gestione Prescrizioni

Pagina prescrizioni: abbiamo arricchito il modulo per compilare una Prescrizione con la voce "Acquisizione Ottica" nell'elenco “Materiale impronta”.

Prenotazione online

Abbiamo risolto risolto il comportamento che mostrava solo gli slot liberi del primo operatore su AlfaDocs Booking in caso di deselezione dell’opzione "Permetti al paziente di scegliere l'operatore quando prenota".

Odontogramma

Abbiamo risolto la situazione che non mostrava i quadranti e le gengive nello schema dentale.

Integrazione Radiografici Versione 2.0

Ascoltiamo i bisogni degli studi e abbiamo quindi sviluppato e migliorato notevolmente l'integrazione dei software e sistemi radiografici con la piattaforma 100% cloud AlfaDocs. Questa nuova integrazione nella versione 2.0 ha ancore più automazioni, è più veloce e sicura:

Archivia in automatico e in totale sicurezza tutte le imagini (vecchie e nuove).
Semplifica l'infrastruttura locale (LAN/rete locale e server).
Accedi alle immagini ovunque e da ogni dispositivo (tablet, smartphone, computer, schermo touch).
Condividi facilmente le immagini con i pazienti, a norma di GDPR.
Gestisci tutte le immagini da un’unica piattaforma.

Come funziona?

Si tratta di un'integrazione diretta e sincronizzazione delle immagini / anagrafiche dei pazienti dai software radiografici con la piattaforma cloud AlfaDocs. Si procede alla semplice installazione del Cloud Connector e alla configurazione del software radiografico. Un nostro esperto del supporto tecnico ti assisterà.

In questo video un breve esempio di una integrazione esemplare di un software radiografico con la piattaforma AlfaDocs. Nota bene: la funzionalità dell'integrazione varia in base al software radiografico! Più avanzato il tuo software radiografico, maggiori e più avanzate le funzionalità che potrai sfruttare con l'integrazione AlfaDocs.

Prenotazione online

WhatsApp: abbiamo abilitato il pulsante WhatsApp nella pagina di prenotazione pubblica del tuo studio. I tuoi pazienti possono cliccarlo ed aprire direttamente l'App di messaggistica, per contattarti ancora più facilmente (leggi il tutorial).

Agenda

Visualizzazione dell'ora in corso: abbiamo aggiunto una linea che attraversa verticalmente l'intera giornata, per vedere subito l'ora e la data attuale (leggi il tutorial).

Fatturazione

Nome file XML: abbiamo migliorato il nome del file XML quando viene scaricata la singola fattura per facilitare la lettura.
IVA al 5%: abbiamo aggiunto la voce IVA al 5% nelle fatture da usare per i beni che godono dell'IVA agevolata.

Compenso operatore

Abbiamo aggiunto calcoli avanzati in base a nuovi valori arricchendo il file di esportazione CSV dei compensi degli operatori.

Compenso operatore

Abbiamo risolto la situazione che si verificava in casi particolari con la presenza di sconti, dove il sistema calcolava in modo errato il compenso dell'operatore.

Prenotazione online

Abbiamo risolto l'assegnazione errata del numero annuale ai pazienti in arrivo dalla Prenotazione online.

Piani di cura

Abbiamo risolto la situazione particolare dove il sistema mostrava un prezzo scontato più basso del previsto quando applicato uno sconto sul piano.