Condizioni Generali della AlfaDocs GmbH 13/09/2017

1. Premessa
2. Oggetto contrattuale
3. Stipula del contratto
4. Diritti di utilizzo per il Cliente
5. Obblighi del Cliente
6. Osservanza delle leggi in materia fiscale
7. Diritti dell’Offerente
8. Condizioni di pagamento
9. Responsabilità civile
10. Tutela dei dati
11. Durata del contratto e disdetta
12. Varie

1. Premessa

Le parti contrattuali sono la AlfaDocs GmbH (consorzio di imprese a responsabilità limitata), Schleißheimerstraße 271, 80809 München (di seguito denominata “Offerente”), ed il relativo cliente di riferimento (di seguito denominato “Cliente“). L’Offerente è un cosiddetto “Offerente di siti web”. Ai fini della definizione del rapporto contrattuale in essere, per i partner commerciali viene applicato il diritto tedesco, fatta eccezione per il diritto commerciale delle Nazioni Unite. Non sono applicabili le Condizioni Generali del Cliente, salvo il caso in cui siano state concordate per iscritto condizioni diverse. La forma scritta è richiesta in maniera vincolante. La sede sociale dell’Offerente è a Monaco di Baviera.
Per quanto attiene al presente documento, si fa presente che trattasi meramente della traduzione il più possibile accurata dal tedesco in italiano delle Condizioni Generali dell’Offerente, per la quale quest’ultimo non si assume alcuna responsabilità. In caso di dubbio fa fede esclusivamente l’originale in lingua tedesca.

2. Oggetto contrattuale

L’oggetto contrattuale è costituito, oltre che dalle presenti Condizioni Generali dell’Offerente, dal Contratto Quadro (contratto d’affitto) di volta in volta stipulato fra l’Offerente ed il Cliente.

a) Descrizione del servizio e delle funzioni

L’Offerente concede al Cliente il diritto di godimento semplice, a tempo determinato e non cedibile di un software gestionale per ambulatori medici da adottarsi in studi medici e studi dentistici; tale software opera in modalità cloud come “Software as a Service” (“SaaS”) in combinazione con un abbonamento (“Abbonamento”) mediante il quale i medici/dentisti ed i pazienti possono di volta in volta registrarsi. Segnatamente, si acquisisce qui pertanto uno status di Membro, nell’ambito del quale sia i medici/dentisti che i pazienti dispongono di un proprio pannello dove effettuare il login nel quale medico e paziente intrattengono uno scambio di comunicazioni flessibile e di alto livello (“Colloquio con il paziente”) a cui farà poi seguito il trattamento medico finale. Inoltre anche altri gruppi di utenti che collaborano con i medici/dentisti hanno la possibilità di registrarsi come clienti. L’Offerente non offre alcuna soluzione medica e/o terapeutica: solitamente la diagnosi ed il trattamento medico vengono definite fra il medico/dentista ed il paziente nel corso di un colloquio personale sulla base di un contratto separato. I medici/dentisti devono disporre della qualificazione professionale prevista e soddisfare tutti i relativi prerequisiti giuridici (abilitazione all’esercizio della professione) allo scopo di poter offrire un servizio medico di livello adeguato.
Nel proprio studio medico i medici/dentisti hanno a disposizione svariate funzioni e possibilità di inserire diverse informazioni (ad esempio l’orario di apertura dello studio) che l’Offerente può gestire secondo le proprie esigenze al fine di ottimizzare il servizio di Supporto e Vendita (si fa tuttavia presente che sono compresi i dati relativi alle modalità di utilizzo del software).

b) Altri tipi di servizio (da concordarsi)

Fondamentalmente l’abbonamento comprende il Supporto dell’Offerente (telefono, chat, e-mail): è tuttavia possibile che quest’ultimo debba incaricare terzi (ad esempio un tecnico esterno) o anche un proprio tecnico interno per il Supporto - previa consultazione con e/o previo coinvolgimento diretto del Cliente. A tale proposito si fa presente che, in caso di problemi tecnici, se questi non sono attribuibili all’Offerente, potranno sorgere costi aggiuntivi che verranno addebitati al cliente. A tale riguardo la decisione in merito alla quantificazione dei costi sarà a discrezione dell’Offerente, laddove non potranno in ogni caso venir addebitati più di € 100,00 all’ora.

c) Premesse tecniche e server

L’Offerente mette a disposizione almeno 5 GB di memoria per ogni account dello studio medico. Nel caso in cui fosse necessario mettere a disposizione (molta) più memoria, l’Offerente si riserva tuttavia la facoltà di addebitare una tariffa proporzionalmente più elevata - previa consultazione con il Cliente.
Inoltre l’Offerente effettua giornalmente il backup dell’intera banca dati e garantisce una disponibilità di server annuale del 99,9 %. Il medico/dentista in qualità di cliente ha la possibilità di effettuare un proprio backup contenente i dati principali, backup che tuttavia non sarà riproducibile. Il download verrà messo a disposizione in un formato universale. L’Offerente ospiterà i dati dei Clienti presso il gestore Wavecon GmbH, che a sua volta utilizzerà il centro di calcolo della noris network AG. Una parte dei dati verrà salvata - in modalità cifrata - su vari server di Amazon (AWS), tutti posizionati in territorio UE.

d) Pannello login del medico/dentista

Il medico/dentista regolarmente registrato può inserire i dati del proprio studio medico: in questo caso diviene il titolare dei dati dello studio e detiene pertanto i diritti di controllo sui dati stessi. Egli ha inoltre anche la possibilità di invitare altri Utenti nel proprio studio.

e) Abbonamento e modalità di pagamento

Per ogni studio medico è possibile acquistare un abbonamento, che dà diritto ad utilizzare il software. Se non viene acquistato alcun abbonamento, vi potranno essere delle limitazioni di utilizzo sotto l’aspetto della durata o del volume. La modalità di pagamento per ogni abbonamento potrà venir concordata su base mensile, trimestrale o annuale. L’abbonamento base ha un costo di € 59,00 mensili (corrispettivo) e dà diritto ad un accesso (canale d’accesso), laddove con “Accesso” si intende la possibilità di accedere simultaneamente a vari apparecchi e/o browser. Si possono richiedere Accessi aggiuntivi, in tal caso è previsto il pagamento di un’ulteriore quota, che potrà subire variazioni proporzionali (in base al numero di Accessi aggiuntivi richiesti).

3. Stipula del contratto

Il contratto fra l’Offerente ed i Clienti (medico/dentista o paziente) entra in vigore mediante la registrazione valida a tutti gli effetti da attivarsi sul sito web dell’Offerente (https://www.alfadocs.com).

a) Registrazione regolarmente valida

Con la registrazione l’utente (medico/dentista o paziente) accetta le presenti Condizioni Generali dell’Offerente e diviene assegnatario di un Conto Socio. Con l’acquisto di un abbonamento l’Offerente mette a disposizione del medico/dentista in qualità di Cliente a titolo oneroso ed al paziente in qualità di Cliente a titolo gratuito i servizi offerti. Ai fini di una registrazione regolarmente valida a tutti gli effetti è necessario che i dati personali dell’utente risultino corretti e completi. In caso di dati errati l’Offerente si riserva di adire a tutte le vie legali previste. La possibilità di utilizzo da parte del Cliente comprese tutte le funzioni qui descritte sussiste solo in caso di regolare registrazione a tutti gli effetti valida.

b) Offerta

L’offerta dell’Offerente si intende senza impegno. Egli si riserva eventuali minimi scostamenti (tecnici) rispetto all’offerta dopo che questa sarà stata accettata. L’Offerente si riserva inoltre di sostituire determinate Features o cancellarle del tutto dall’offerta. Ci si riserva inoltre eventuali errori, errori ortografici, scostamenti nelle immagini o modifiche tecniche. Non viene fornita alcuna garanzia in merito alla correttezza ed alla completezza del contenuto del sito web.

4. Diritti di utilizzo per il Cliente

Al momento dell’acquisto di un abbonamento al Cliente viene concesso per tutta la durata del contratto il diritto semplice e non esclusivo di utilizzare il software in oggetto su Cloud, con tutte le relative funzioni offerte. Il Cliente non ha diritto di utilizzare il software oltre la durata di utilizzo prescritta né di farlo utilizzare a terzi né di renderlo accessibile a terzi. Inoltre il Cliente non è autorizzato a riprodurlo o venderlo. Il diritto di utilizzo non è cedibile.

5. Obblighi del Cliente

a) Dati personali di accesso e login/logout

Il Cliente è tenuto a mantenere segreti i propri dati personali d’accesso (username e password) e proteggerli dall’accesso di terzi non autorizzati - inoltre essi non possono venire inoltrati a terzi. La configurazione dei dati di accesso dev’essere modificata ad intervalli regolari per poter garantire una sufficiente protezione. In generale il Cliente è tenuto ad effettuare sempre un regolare logout a fronte di un regolare login iniziale.

b) Divieto di effettuare operazioni proibite

In generale il Cliente è tenuto a non divulgare nel cloud attraverso il software contenuti vietati per legge, immorali o illeciti e comunque illegali in quanto potrebbero violare diritti di terzi. In particolare va posta la dovuta attenzione soprattutto a diritti relativi a marchi, brevetti, nomi o altri diritti di protezione commerciale nonché ai diritti personali.

c) Avviso di guasti e problemi tecnici

Il Cliente è tenuto anche ad avvisare immediatamente l’Offerente in caso di guasti e problemi tecnici e collaborare con lui nelle operazioni volte ad eliminare tali problemi. Nel caso in cui il Cliente abbia effettuato una segnalazione di un guasto obiettivamente ingiustificata, ovvero errata, quest’ultimo dovrà assumersi i relativi costi qualora avesse potuto agevolmente riconoscerlo attraverso una ricerca guasti effettuabile autonomamente.

6. Osservanza delle leggi in materia fiscale

Il Cliente registrato garantisce che rispetterà le disposizioni di legge in materia fiscale in vigore nel proprio Paese e che fatturerà i propri servizi sottoponendoli regolarmente alla tassazione prevista. Tutte le violazioni a tale riguardo potranno comportare conseguenze penali di ordine fiscale, con pene pecuniarie o detentive che comporteranno l’annullamento del contratto (cfr. Paragrafo 11, Punto c).

7. Diritti dell’Offerente

a) Blocco o cancellazione della piattaforma

In caso di utilizzo non autorizzato o manipolazione da parte del Cliente (ad es. hacking, bots, spam, fakes o esagerato sovraccarico del server), di violazione delle presenti Condizioni Generali da parte del Cliente, di violazione di diritti spettanti a terzi o di violazione delle disposizioni di legge, l’Offerente avrà la facoltà di bloccare o cancellare il Conto Socio del Cliente in questione – inoltre potrà anche bloccare l’account se il medico/dentista supererà esageratamente rispetto all’uso standard lo spazio di memoria disponibile o qualora dovesse sussistere un motivo grave. Se un Conto Socio è stato cancellato definitivamente è probabile che non sia più possibile riattivarlo.

c) Ritardi nel pagamento

In caso di ritardo nei pagamenti da parte del Cliente l’Offerente potrà inoltre bloccare il suo accesso - sicché quest’ultimo non potrà pertanto avere accesso ai propri dati.

d) Rapporto di sub concessione contrattuale

L’Offerente ha la facoltà di affidare incarichi a terzi mediante un contratto di subappalto, fermi restando i suoi obblighi di ottemperare alle condizioni contrattuali ed alle presenti Condizioni Generali.

8. Condizioni di pagamento

a) Prezzi

I prezzi indicati (corrispettivo per la prestazioni rese e per eventuali ulteriori oneri che dovessero sorgere) si intendono come prezzi netti a cui andranno aggiunte le imposte di legge. Il conteggio avverrà applicando la modalità di pagamento scelta dal Cliente (cfr. Paragrafo 2, Punto e). Nel caso in cui venissero concordati ulteriori servizi verranno messi in conto i relativi corrispettivi aggiuntivi. L’importo della fattura va pagato sul conto dell’Offerente entro il termine di pagamento indicato in fattura ed in ogni caso al più tardi entro dieci giorni dall’avvenuto ricevimento della fattura stessa. Può venire concordato anche un addebito diretto SEPA sul conto.
Gli importi mensili vanno pagati proporzionalmente a partire dal primo giorno di registrazione: va considerata tale data come primo giorno di riferimento per l’intero mese restante.
Di norma gli importi vanno pagati in anticipo e vengono in ogni caso calcolati su base proporzionale.

b) Ritardo nei pagamenti

Se un Cliente risulta in ritardo con i pagamenti l’Offerente può recedere dal rapporto contrattuale con un preavviso di 14 giorni e/o bloccargli l’accesso (Paragrafo 7, Punto c), qualora non sia nel frattempo pervenuto alcun pagamento. L’Offerente si riserva la facoltà di far valere ulteriori diritti a causa di ritardi nei pagamenti.

c) Diritto di addebito e di trattenuta

Al Cliente spetta un eventuale diritto di addebito o di trattenuta solo nel caso in cui il credito da lui preteso sia stato riconosciuto per legge o giudicato inconfutabilmente giustificato e valido.

9. Responsabilità civile

a) Ambito di applicazione della responsabilità civile

L’Offerente o un proprio incaricato in sua vece sono soggetti all’obbligo illimitato di responsabilità civile in caso di comportamento od omissione intenzionale e/o di colpa grave. In caso di danni derivanti da lesioni alla vita, all'integrità fisica e alla salute, l’Offerente risponderà illimitatamente anche in caso di accertata colpa lieve.
Di norma l’Offerente risponderà anche in caso di colpa lieve solo nel caso in cui l’osservanza regolare degli obblighi contrattuali risulti impossibile o se la loro violazione metta a rischio in maniera rilevante il raggiungimento dell’oggetto contrattuale.

b) Legge sulla responsabilità civile per i prodotti (ProdHaftG)

La responsabilità civile ai sensi della Legge sulla responsabilità civile sui prodotti continua a rimanere applicabile in maniera invariata.

c) Limitazione della responsabilità civile

In caso di violazione di un obbligo primario a cui l’Offerente è soggetto la responsabilità civile per il danno tipicamente prevedibile in ambito contrattuale è limitata: ciò vale anche per tutti i danni conseguenti, quale ad esempio il mancato guadagno.

d) Esclusione dall’obbligo di responsabilità civile

L’Offerente non risponde per danni che siano stati causati da terzi o dal Cliente stesso, in particolare per perdite di dati o errori provocati da hardware o software non di proprietà dell’Offerente, causati a loro volta da un utilizzo errato, dall’applicazione di software dannosi o da altri errori di sistema provocati dal Cliente o da terzi.
L’Offerente non si assume alcuna responsabilità per le prestazioni mediche o per gli esiti delle terapie adottate dal medico/dentista. Egli non risponde per comportamenti del medico/dentista motivati ai fini di un risarcimento danni o per altre violazioni contrattuali venutesi a creare nell’ambito del rapporto contrattuale medico/dentista-paziente. La stessa disposizione vale anche per informazioni fornite dal medico/dentista al paziente. Inoltre l’Offerente non si assume alcuna responsabilità per la documentazione messa a disposizione dal medico/dentista (ad es. fogli informativi per determinati trattamenti odontoiatrici) che il medico/dentista farà firmare al paziente nell’ambito del rapporto contrattuale di trattamento medico in essere fra lui ed il paziente stesso.
Si esclude una responsabilità indipendente da colpa a carico dell’Offerente che dia diritto ad un risarcimento danni per difetti riscontrati al momento della conclusione del contratto.

e) Statistiche

L’Offerente non si assume inoltre alcuna responsabilità per la correttezza di una statistica (anche in materia sanitaria), tanto più considerando il fatto che il medico/dentista che ha preso in carico il trattamento di un paziente è comunque tenuto a verificare la plausibilità e la correttezza di tali statistiche in base alla sua esperienza professionale in campo medico.

f) Esclusione di responsabilità in caso di illeciti penali (di tipo fiscale)

L’Offerente non si assume alcuna responsabilità per illeciti penali (di tipo fiscale) tentati o portati a termine e dovuti a colpa imputabile al Cliente. Sarà esclusivamente quest’ultimo a dover rispondere del proprio comportamento contrario alle disposizioni contrattuali ed alle norme di legge. In particolare l’Offerente non si assume alcuna responsabilità se il Cliente dovesse manipolare o tentare di manipolare la piattaforma messa a disposizione e i dati in essa salvati ai fini un’evasione fiscale o di illeciti penali simili. Si è in presenza di una manipolazione quando il Cliente fa uso illecito delle funzioni previste contrattualmente per ottenere propri vantaggi finanziari o illeciti vantaggi. In questi casi l’Offerente si riserva di comunicare tale circostanza alle autorità competenti.

10. Tutela dei dati

a) Legge Federale sulla tutela dei dati (BDSG)

L’Offerente rileva, elabora ed utilizza i dati personali (qui di seguito chiamati “dati”) nell’ambito dell’applicazione delle disposizioni di legge previste dalla Legge Federale sulla tutela dei dati. A tale riguardo si intendono specialmente i particolari tipi di dati personali ai sensi dell’Art. 3, Par. 9 della Legge Federale sulla tutela dei dati (dati sensibili) nell’ambito dei quali rientrano anche i dati sanitari del Cliente. L’Offerente ha la facoltà di utilizzare i dati nell’ambito delle presenti disposizioni e del contratto.
Si applica esclusivamente la Legge tedesca sulla Tutela dei Dati (BDSG).

b) Trasmissione e salvataggio dei dati

Tutte le trasmissioni di dati avvengono in modalità cifrata (SSL/TLS).
Nell’ambito dell’utilizzo di funzioni che sottostanno all’invio di messaggi e-mail e SMS i dati possono essere trasmessi in modalità non cifrata. Per l’invio di SMS l’Offerente si avvale del servizio di terzi.

c) Importazione di dati

Se un medico/dentista in qualità di Cliente sostituisce il proprio fornitore di servizi per passare all’Offerente ed intende importare i dati dal suo vecchio software, il medico/dentista dovrà autorizzare l’importazione di dati garantendo che tutti i (vecchi) dati sono stati importati in maniera corretta e che i propri collaboratori sono stati informati al riguardo. Nell’ambito dell’importazione di dati l’Offerente si riserva il diritto di non effettuare tale operazione se tecnicamente una conversione di dati o un’operazione analoga su software vecchi non fosse possibile sì da rendere impossibile l’importazione di dati stessa. Lo stesso vale anche nel caso in cui l’importazione di dati comporterebbe per l’Offerente una spesa esageratamente alta.

d) Cancellazione dei dati

Nell’ambito della cancellazione dei dati è possibile che questi vengano soltanto segnati come cancellati: questo perché a seguito della formazione di singoli blocchi di dati potrebbe esservi la necessità che questi ultimi debbano continuare a fungere da riferimento ai corrispondenti dati da cancellare o perché sono in stretta connessione con essi. Alla conclusione del contratto l’Offerente non avrà più la facoltà di utilizzare i dati. Altrimenti, una volta scaduto il periodo di custodia dei dati previsto per legge, i dati ed i dati di accesso verranno cancellati.

e) Accordo sull‘elaborazione dei dati relativi all’incarico

L'Accordo sull'elaborazione dei dati relativi all'incarico ai sensi dell'Art. 11 della Legge tedesca sulla tutela dei dati (BDSG) diventa parte integrante delle presenti Condizioni Generali e del Contratto stipulato fra l’Offerente e gli utenti (ad es. i medici). Cliccando sul campo “Confermo di aver letto e di accettare l’Accordo sull’elaborazione dei dati relativi all’incarico ai sensi dell’Art. 11 della Legge tedesca sulla tutela dei dati (BDSG )” l’utente, al momento della registrazione, conferma di aderire al contenuto dell’Accordo stesso. Tramite un apposito link avrà la possibilità di prendere visione del relativo testo.

f) Referente in materia di tutela dei dati

Per domande e chiarimenti in materia di tutela dei dati nell’ambito del presente contratto gli utenti possono contattare il referente Dr. Jörg Kümmerlen in materia incaricato dall’Offerente all’indirizzo web: https://secopan.de/ueber-secopan/.

11. Durata del contratto e disdetta

a) Durata del contratto

La durata del contratto è di per sé sostanzialmente illimitata.

b) Disdetta da parte del Cliente

Il Cliente può disdire il rapporto contrattuale previo preavviso di 14 giorni per iscritto o in forma di testo (e-mail da inviare a: supporto@alfadocs.com). La disdetta va indirizzata all’Offerente. In caso di variazione delle presenti Condizioni Generali il Cliente ha la facoltà di disdire il contratto entro due settimane dal ricevimento della comunicazione. Fatta salva questa condizione, la modifica si intende accettata.

c) Disdetta da parte dell’Offerente

L’Offerente ha la facoltà di disdire il rapporto contrattuale con un preavviso di 14 giorni per iscritto o in forma di testo (ad esempio per e-mail).
Inoltre l’Offerente ha la facoltà di disdire il rapporto contrattuale anche nel caso in cui non fosse stato pagato il corrispettivo in base a regolare presentazione di fattura ed una volta scaduto il termine previsto per il relativo pagamento, al più tardi in ogni caso dopo il secondo sollecito.

Fatto salvo quanto sopra, rimane invariato il diritto di disdetta per motivi gravi. In particolare si è in presenza di un motivo grave se il Cliente ha commesso gravi illeciti penali di tipo fiscale quali ad esempio l’evasione fiscale (cfr. Paragrafo 6.).
Con la disdetta inviata al Cliente si estinguono anche tutti i diritti di utilizzo del software nella cloud ed il Conto Socio viene bloccato.

12. Varie

a) Modifica alle Condizioni Generali

L’Offerente ha la facoltà di modificare le presenti Condizioni Generali in ogni momento per iscritto senza essere tenuto ad indicarne i motivi, semplicemente informandone per iscritto (ad esempio per e-mail) il Cliente due settimane prima dell’entrata in vigore della condizione che si intende modificare.

b) Clausola di riserva

Nel caso in cui singole disposizioni previste dalle presenti Condizioni Generali siano diventate inefficaci, la validità delle altre condizioni rimane invariata.

c) Foro competente

Il foro competente è quello della sede legale dell’Offerente (Monaco di Baviera).