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Allgemeine Geschäftsbedingungen der AlfaDocs GmbH Letztes Update: 28/03/2018

1. Vorbemerkung

Vertragspartner sind die AlfaDocs UG (haftungsbe-schränkt), Schleißheimerstraße 271, 80809 München (im Folgenden „Anbieter“), und der jeweilige Kunde (im Folgenden „Kunde“). Der Anbieter ist ein sog. Web-Site-Anbieter. Für die Vertragsbeziehung der Vertragspartner gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde. Es gilt das Schriftformerfordernis. Firmensitz des Anbieters ist München.

 

2. Vertragsgegenstand

Der Vertragsgegenstand ergibt sich neben den vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Anbieters aus den jeweiligen Rahmenvertrag (Mietvertrag) zwischen Anbieter und Kunde.

a) Beschreibung des Services und Funktionen

Der Anbieter räumt dem Kunden das einfache, zeitlich begrenzte, nicht übertragbare Nutzungsrecht einer Praxisverwaltungssoftware für Ärzte/Zahnärzte in der Cloud als Software as a Service („SaaS“) verbunden mit einem Abonnement („Abo“) ein. Ärzte/Zahnärzte und Patienten können sich als Kunden registrieren. Dabei handelt es sich um eine Mitgliedschaft, in deren Rahmen sowohl Ärzte/Zahnärzte als auch Patienten jeweils ein eigenes Login-Panel haben, in welchem ein flexibler, qualitativ hochwertiger Kommunikationsaustausch zwischen Arzt und Patient („Patientengespräch“) mit anschließender persönlicher Behandlung stattfindet. Der Anbieter bietet keine verbindliche medizinische bzw. therapeutische Lösung an. Die medizinische Diagnose und Behandlung erfolgt zwischen Arzt/Zahnarzt und Patient in der Regel im Rahmen eines persönlichen Patienten-gesprächs auf Basis eines gesonderten Vertrages. Die teilnehmenden Ärzte/Zahnärzte haben die notwendigen beruflichen Qualifikationen und rechtlichen Voraus-setzungen (Approbation), um eine angemessene, medizinische Dienstleistung anbieten zu können.

Dem Arzt/Zahnarzt stehen für seine Praxis verschiedene Funktionen und Einstellungen zur Verfügung (u. a. Öffnungszeiten festlegen), auf die der Anbieter zum Zweck der Optimierung von Support und Sales zugreifen kann, wobei Daten über das Nutzungsverhalten der Software mit inbegriffen sind.

b) Sonstiger Service (nach Absprache)

Im Abo grundsätzlich inkludiert ist der Support des Anbieters (Telefon, Chat, E-Mail). Allerdings ist es möglich, dass der Anbieter einen Dritten (z.B. externer Techniker) für den Support aus fachspezifischen Gründen - nach Absprache mit dem Kunden - beauftragen muss, wobei zusätzliche Kosten entstehen können und vom Kunden zu tragen sind, wenn die Fehlerursache nicht der Anbieter zu vertreten hat. Hierbei steht die Kostenentscheidung im Ermessen des Anbieters, wobei keinesfalls mehr als 100,00 € pro Stunde berechnet werden.

c) Technische Voraussetzungen und Server

Vom Anbieter werden mindestens 5 GB Speicherplatz pro Praxis-Account zur Verfügung gestellt. Bei (weitaus) höherem Speicherplatzbedarf behält sich der Anbieter jedoch vor, eine entsprechend höhere Vergütung zu verlangen.

Des Weiteren führt der Anbieter täglich Backups der Gesamtdatenbank durch und stellt eine Serververfüg-barkeit von 99,9 % p.a. sicher. Der Arzt/Zahnarzt als Kunde hat die Möglichkeit, ein eigenes Backup herunterzuladen, das die wichtigsten Daten enthält, jedoch nicht wiederherstellbar ist. Der Download wird in einem universellen Format zur Verfügung gestellt. Der Anbieter hostet die Daten der Kunden bei dem Dienstleister Wavecon GmbH, der das Rechenzentrum der noris network AG nutzt. Ein Teil der Daten werden verschlüsselt auf Servern von Amazon (AWS) gespeichert, welche sich innerhalb der EU befinden.

d) Login-Panel des Arztes/Zahnarztes

Der registrierte Arzt/Zahnarzt kann eine Praxis anlegen. In diesem Fall ist er Inhaber der Praxisdaten und hat folglich die Kontrollrechte über die Praxisdaten. Er hat ferner die Möglichkeit, weitere Ärzte zu seiner Praxis einzuladen.

e) Abonnement und Zahlungsweise

Pro Praxis kann ein Abo mit den entsprechenden Nutzungsmöglichkeiten der Software gekauft werden. Wenn kein Abo gekauft wird, kann es zu Nutzungseinschränkungen kommen, die die Zeit oder den Umfang betreffen. Die Zahlungsweise pro Abo kann als monatliche, quartalsweise oder jährliche Zahlungsweise vereinbart werden. Das Grund-Abo kostet 59,00 Euro pro Monat (Vergütung) und hat einen Access (Zugangskanal), wobei Access gleichzeitiger Zugriff von verschiedenen Geräten bzw. Browsern bedeutet. Es besteht die Möglichkeit zusätzlicher Accesses. In diesem Fall fällt eine Zusatzgebühr, die variieren kann, an.


3. Vertragsschluss

Der Vertrag zwischen Anbieter und dem jeweiligen Kunden (Arzt/Zahnarzt oder Patient) kommt mit einer wirksamen Registrierung auf der Website des Anbieters (https://www.alfadocs.com) zustande.

a) Wirksame Registrierung

Mit der Registrierung stimmt der Benutzer (Arzt/Zahnarzt oder Patient) den vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbe-dingungen des Anbieters zu und erhält ein Mitgliedskonto. Der Anbieter stellt die angebotenen Dienste dem Arzt/Zahnarzt als Kunden beim Kauf eines Abonnements kostenpflichtig und dem Patienten als Kunden kostenlos zur Verfügung. Für eine wirksame Registrierung sind die korrekten und vollständigen persönlichen Angaben des Benutzers erforderlich. Im Fall einer falschen Angabe behält sich der Anbieter sämtliche rechtliche Schritte vor. Die Nutzungsmöglichkeit des Kunden mit allen beschriebenen Funktionen besteht nur bei einer wirksamen Registrierung.

b) Angebot

Das Angebot des Anbieters ist freibleibend. Geringfügige (technische) Abweichungen vom Angebot nach der Angebotsannahme behält sich der Anbieter vor. Außerdem behält sich der Anbieter vor, bestimmte Features zu ersetzen oder ganz aus dem Angebot zu streichen. Irrtum, Schreibfehler, Abweichung von Abbildungen, technische Änderungen und werden vorbehalten. Es wird keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit für den Inhalt auf der Website übernommen.


4. Nutzungsrechte des Kunden

Beim Kauf eines Abonnements erhält der Kunde während der Vertragslaufzeit das einfache, nicht ausschließliche Recht, die vertragsgegenständliche Software in der Cloud mit allen angebotenen Funktionen zu nutzen. Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software über diese erlaubte Nutzung hinaus zu nutzen oder von Dritten nutzen zu lassen oder Dritten zugänglich zu machen. Ferner ist der Kunde nicht berechtigt, die Software zu vervielfältigen oder zu veräußern. Das Nutzungsrecht ist nicht übertragbar.


5. Obliegenheiten des Kunden

a) Zugangskennung und Login/Logout

Der Kunde hat die persönlichen Zugangsdaten (Kenn- und Passwort) geheim zu halten vor dem Zugriff unberechtigter Dritten zu schützen; diese dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Die Zugangskennung muss in regelmäßigen Abständen geändert werden, um ausreichenden Schutz zu gewährleisten. Im Übrigen ist der Kunde angehalten, sich nach einem erfolgreichen Login ordnungsgemäß auszuloggen

b) Keine verbotenen Handlungen

Generell ist der Kunde verpflichtet, keine gesetzlich verbotenen, sittenwidrigen oder sonst rechtswidrige Inhalte über die Software in der Cloud zu verbreiten, die die Rechte Dritter verletzen. Insbesondere sind Urheber-, Marken-, Patent-, Namens- oder sonstige gewerbliche Schutzrechte sowie Persönlichkeitsrechte Dritter zu beachten.

c) Störungsmeldung

Des Weiteren ist der Kunde verpflichtet, bei einer Störung den Anbieter unverzüglich zu benachrichtigen und bei dessen Fehlerbehebungsmaßnahmen zu unterstützen. Bei einer objektiv falschen Fehlermeldung durch den Kunden hat dieser die dadurch entstandenen Kosten zu tragen, wenn er dies bei einer ihm zumutbaren Fehlersuche hätte  erkennen können.


6. Beachtung der Steuergesetze

Der registrierte Kunde versichert, die geltenden steuerrechtlichen Gesetzesvorgaben des jeweiligen Landes zu beachten und seine Dienstleistungen ordnungsgemäß abzurechnen und zu versteuern. Verstöße hiergegen können (steuer-) strafrechtliche Konsequenzen mit Geld- bzw. Freiheitsstrafen sowie die Vertragskündigung (vgl. 11. lit. c)b) nach sich ziehen.


7. Rechte des Anbieters

a) Sperrung oder Löschung der Plattform

Der Anbieter ist berechtigt, im Fall eines Missbrauchs bzw. Manipulation durch den Kunden (z.B. Hacking, Bots, Spam, Fakes, übertriebene Serverbelastung), bei einem Verstoß gegen die vorliegenden Allgemeinen Geschäfts-bedingungen durch den Kunden, bei Verletzung Rechter Dritter oder gesetzlichen Verstößen das Mitgliedskonto zu sperren oder zu löschen. Außerdem kann der Anbieter den Account sperren, wenn der Arzt/Zahnarzt die übliche Größe des Speicherplatzes übermäßig überschreitet oder wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Ist ein Mitgliedskonto endgültig gelöscht worden, ist es u. U. nicht mehr möglich, das Mitgliedskonto wiederherzustellen.

c) Zahlungsverzug

Ferner kann der Anbieter bei Zahlungsverzug des Kunden dessen Zugang sperren, so dass der Kunde nicht mehr auf seine Daten zugreifen kann.

d) Unterauftragsverhältnis

Der Anbieter ist berechtigt, unter Einhaltung seiner vertraglichen Verpflichtungen und im Rahmen der vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen einen Dritten als Unterauftragnehmer zu beauftragen.


8. Zahlungsbedingungen

a) Preise

Die angegebenen Preise (Vergütung und evtl. anfallende zusätzliche Kosten) sind Nettopreise zuzüglich gesetz-licher Steuern. Die Abrechnung erfolgt in der vom Kunden gewählten Zahlungsweise (vgl. 2. Lit. e). Sonstige Kosten können auf Grund zusätzlich vereinbarter Leistungen anfallen. Der in der Rechnung angegebene Rechnungs-betrag ist innerhalb der angegebenen Zahlungsfrist auf das Konto des Anbieters, spätestens jedoch zehn Tage nach Zugang der Rechnung zu zahlen. Es kann auch ein SEPA-Lastschriftverfahren vereinbart werden.

Monatliche Preise sind mit dem Tag der wirksamen Registrierung beginnend für den Rest des Monats anteilig zu zahlen. Grundsätzlich sind die Preise im Voraus zu zahlen und werden gegebenenfalls anteilig berechnet.

b) Zahlungsverzug

Kommt der Kunde in Zahlungsverzug, so kann der Anbieter das Vertragsverhältnis nach einer Frist von 14 Tagen kündigen bzw. den Zugang sperren (vgl. 7 lit. c), sofern kein Zahlungseingang erfolgte. Die Geltend-machung weiterer Ansprüche des Anbieters wegen Zahlungsverzugs bleibt vorbehalten.

c) Aufrechnung und Zurückbehaltung

Dem Kunden steht ein etwaiges Aufrechnungs- bzw. Zurückbehaltungsrecht nur zu, wenn seine Gegen-forderung rechtskräftig festgestellt oder unbestritten ist.


9. Haftung

a) Haftungsumfang

Für vorsätzliches und grob fahrlässiges Handeln bzw. Unterlassen haftet der Anbieter oder sein Erfüllungsgehilfe unbeschränkt. Bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit haftet der Anbieter auch bei leichter Fahrlässigkeit unbeschränkt.

Im Übrigen haftet der Anbieter bei leichter Fahrlässigkeit nur, soweit die ordnungsgemäße Erfüllung der Vertrags-pflichten unmöglich ist bzw. deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks nicht nur geringfügig gefährdet.

b) Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG)

Die Haftung nach den Bestimmungen des Produkt-haftungsgesetzes bleibt unberührt.

c) Haftungsbeschränkung

Im Fall der Verletzung einer Hauptpflicht des Anbieters ist die Haftung auf den vertragstypischen vorhersehbaren Schaden begrenzt. Dies gilt auch für alle Folgeschäden wie dem entgangenen Gewinn.

d) Haftungsausschluss

Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die durch Dritte oder durch den Kunden selbst verursacht wurden, insbesondere für Datenverluste, anbieterfremde Hard- oder Software-fehler, welche durch fehlerhafte Bedienung, Schad-software oder anderen Systemstörungen seitens des Kunden bzw. Dritte hervorgerufen wurden.

Der Anbieter übernimmt keine Haftung für die medizini-sche Leistung oder den Behandlungserfolg des Arztes/Zahnarztes. Er haftet nicht für schadensersatz-begründetes Verhalten des Arztes/Zahnarztes oder sonstige Vertragsverletzungen im Rahmen des Behandlungsvertrages zwischen Arzt/Zahnarzt und Patient. Gleiches gilt für Informationen, die vom Arzt/Zahnarzt dem Patienten bereitgestellt werden. Außerdem übernimmt der Anbieter keine Haftung für dem Arzt/Zahnarzt zur Verfügung gestellte Dokumente (z.B. Informationsblatt für bestimmte Zahnarztbehandlung), die der Arzt/Zahnarzt im Rahmen des Behandlungsvertrages zwischen ihm und dem Patienten vom Patienten unterschreiben lässt.

Eine verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters auf Schadensersatz für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel ist ausgeschlossen.

e) Statistiken

Ferner übernimmt der Anbieter keine Haftung für die Richtigkeit einer (Gesundheits-)Statistik, zumal der behandelnde Arzt/Zahnarzt diese schon auf Grund seines ärztlichen Wissens auf deren Plausibilität und Richtigkeit zu überprüfen hat.

f) Keine Haftung bei (Steuer-)Straftaten

Der Anbieter übernimmt keine Haftung bei versuchten oder vollendeten (Steuer-)Straftaten durch eigenes Verschulden des Kunden. Der Kunde hat sein vertrags- und gesetzwidriges Verhalten allein zu vertreten. Insbesondere haftet der Anbieter nicht, wenn der Kunde die bereit-gestellte Plattform und die darin gespeicherten Daten zum Zweck der Steuerhinterziehung oder ähnlicher Straftaten manipuliert bzw. zu manipulieren versucht. Eine Manipulation liegt u.a. vor, wenn der Kunde die vertragsgemäßen Funktionen für eigene finanzielle oder verbotene Vorteile missbraucht. In diesen Fällen behält sich der Anbieter vor, den Vorfall den zuständigen Behörden mitzuteilen.


10. Datenschutz

a) Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Der Anbieter erhebt, verarbeitet und nutzt die personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen des BDSG. Dabei werden insbesondere die besonderen Arten personenbezogener Daten im Sinne des § 3 Abs. 9 BDSG (sensible Daten) berücksichtigt, zu den die Gesundheits-daten der Kunden gehören. Der Anbieter ist berechtigt, die Daten im Rahmen der vorliegenden Bestimmungen und des Vertrages zu nutzen.

b) Datenübermittlung und Datenspeicherung

Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt (SSL/TLS).

Bei der Nutzung von Funktionen, die E-Mails oder SMS versenden, werden Daten ggf. nicht verschlüsselt übertragen. Für den SMS-Versand bedient sich der Anbieter eines Drittanbieters.

c) Datenimport

Wechselt ein Arzt/Zahnarzt als Kunde zum Anbieter und möchte die Daten aus seiner alten Software importieren, hat der betreffende Arzt/Zahnarzt dem Datenimport zuzustimmen und zu versichern, dass alle (alten) Daten korrekt importiert sind und seine Mitarbeiter informiert wurden. Beim Datenimport bleibt dem Anbieter das Recht vorbehalten, im Fall einer technisch unmöglichen Datenkonvertierung oder dgl. von alter Software auf die des Anbieters den Datenimport nicht durchzuführen. Gleiches gilt beim Datenimport im Fall eines unverhältnismäßigen Aufwands seitens des Anbieters.

d) Datenlöschung

Beim Löschen von Daten kann es vorkommen, dass die Daten als gelöscht markiert werden, da es u.U. wegen einzelner Datensätze erforderlich sein kann, dass diese weiterhin auf die zu löschende Daten verweisen oder sonst in Beziehung zu ihnen stehen. Nach Beendigung des Vertrages ist der Anbieter nicht weiter berechtigt, die Daten zu nutzen. Ansonsten werden die Daten und Zugangskennungen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gelöscht.


11. Vertragslaufzeit und Kündigung

a) Vertragslaufzeit

Die Vertragslaufzeit ist grundsätzlich unbefristet.

b) Kündigung durch den Kunden

Der Kunde kann das Vertragsverhältnis mit einer Frist von 14 Tagen schriftlich oder in Textform (E-Mail an: supporto@alfadocs.com) kündigen. Die Kündigung ist an den Anbieter zu adressieren. Im Fall der Änderung der vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen kann der Kunde den Vertrag innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Mitteilung kündigen. Ansonsten gilt die Änderung als akzeptiert.

c) Kündigung durch den Anbieter

Der Anbieter kann das Vertragsverhältnis mit einer Frist von 14 Tagen schriftlich oder in Textform (z.B. E-Mail) kündigen.

Des Weiteren ist der Anbieter berechtigt, das Vertrags-verhältnis bei Nichtzahlung der Vergütung nach Rechnungsstellung und Ablauf der Zahlungsfrist, spätestens jedoch nach der 2. Mahnung zu kündigen.

Darüber hinaus bleibt die Kündigung aus wichtigem Grund unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Kunde (steuer-)strafrechtliche Gesetzesverstöße  wie Steuerhinterziehung begangen hat (vgl. 6.).

Mit der dem Kunden zugegangenen Kündigung erlöschen sämtliche Nutzungsrechte der Software in der Cloud und das Mitgliedskonto wird gesperrt.


12. Sonstiges

a) Änderung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Der Anbieter kann die vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen jederzeit schriftlich ohne Angabe von Gründen ändern, indem er den Kunden mindestens zwei Wochen vor Inkrafttreten der geänderten Be-dingungen schriftlich informiert (z.B. E-Mail).

b) Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen der vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam sein, wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.

c) Gerichtsstand

Gerichtsstand ist der Firmensitz des Anbieters (München).