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INFORMATIVA SULLA PRIVACY

INFORMATIVA PRIVACY - PRENOTAZIONE ONLINE

 

Chi è il Titolare del trattamento dei dati personali?

Ai sensi dell’art. 4(7) del Regolamento (UE) n. 679/2016 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati personali, di seguito “RGPD”),  Titolare del trattamento dei dati personali è AlfaDocs GmbH, con sede in Dachauer Straße 17, 80335 Monaco di Baviera, Germania, iscritto nel Registro delle Imprese presso il Tribunale locale di Monaco di Baviera (Handelsregister Amtsgericht München) con il numero HRB 221109 (di seguito “Titolare”).

Chi è il Responsabile della Protezione Dati (Data Protection Officer - DPO)?

Ai sensi dell’art. 37(1) del RGPD, il Titolare ha nominato un Responsabile esterno per la Protezione dei Dati personali (di seguito “DPO”). Il DPO si identifica nel Sig. Jörg Kümmerleng, raggiungibile all’indirizzo e-mail datenschutz@secopan.de, o gdpr@alfadocs.com, oppure tramite l’indirizzo web www.secopan.de. È oltremodo possibile contattare il DPO tramite comunicazioni indirizzate al recapito postale del Titolare, ovvero a:

Secopan GmbH

Am Schönblick 14

D-71229 Leonberg, Baden-Württemberg, Germania

Le categorie di dati personali trattati dal Titolare

Il Titolare tratta i seguenti dati personali allo scopo di offrire il proprio Servizio di prenotazione appuntamenti durante il procedimento di richiesta della prenotazione stessa:

  • nome e cognome;
  • indirizzo e-mail;
  • numero di telefono;
  • dati sull’appuntamento (motivo, data, ora, luogo).

La finalità del trattamento dei dati personali raccolti

I dati personali vengono trattati dal Titolare al fine di permettere l’utilizzo della piattaforma di prenotazione online offerta da AlfaDocs, in particolare:

    • prenotare un appuntamento presso il Dottore scelto;
    • confermare l’appuntamento prenotato mediante l’immissione all’interno della piattaforma di un codice, appositamente ricevuto tramite SMS;
    • ricevere conferma dell’appuntamento mediante SMS e e-mail;
    • ricevere promemoria dell’appuntamento prenotato;
    • permettere al Dottore scelto di accedere ai dati inseriti nella piattaforma di prenotazione online offerta da AlfaDocs da parte dell’Utente, ai fini esclusivi dell’appuntamento.

Per le finalità di altri servizi offerti dal Sistema gestionale AlfaDocs, i quali non rientrano nel contesto di questa informativa privacy, l’Utente sarà tenuto a fornire il consenso esplicito per usufruirne.

Basi legali del trattamento dei dati personali

Il Titolare tratta i dati personali raccolti nel contesto dell’utilizzo del servizio di prenotazione online da parte dell’Utente, solo in seguito a esplicito consenso fornito dallo stesso (art. 6.1(a) RGPD). Per farlo, l’Utente deve necessariamente inserire i propri dati personali e fornire il consenso al trattamento di tali dati prima dell’invio di ogni richiesta di appuntamento.

Divulgazione dei dati personali - Chi riceve i dati raccolti dal Titolare?

Una volta che l’Utente abbia confermato l’appuntamento, i dati inviati al Titolare verranno trasmessi allo studio del medico presso cui l’Utente ha fissato tale appuntamento. Gli stessi dati divulgati potranno essere visibili a collaboratori del medico (ad es. assistenti sanitari, personale amministrativo), nel caso il medico lo dovesse ritenere necessario.

Il Titolare non ha accesso ai dati personali raccolti nel contesto di questa Informativa.

Tuttavia, un tecnico incaricato dal Titolare alla gestione della propria banca dati ha potenzialmente accesso a tali dati.

Il Titolare si riserva inoltre di divulgare i dati personali raccolti a soggetti terzi in relazione ai servizi da questi eventualmente prestati in favore del Titolare. Tali soggetti terzi possono appartenere alle seguenti categorie:

  • società di revisione e di audit;
  • studi legali;
  • fornitori di servizi IT, comprese le società che ospitano i servers utilizzati dal Titolare;
  • fornitori di servizi di messaggistica SMS automatica;
  • altri soggetti che hanno stipulato con il Titolare un contratto di servizi in outsourcing.

Trasferimento dei dati personali in territori al di fuori della UE

Il Titolare NON trasferisce dati personali raccolti nel contesto di questo servizio al di fuori del territorio di Paesi membri dell’Unione Europea.

Attività di profilazione compiute dal Titolare - I dati personali raccolti vengono usati per attività di profilazione?

Il Titolare si riserva il diritto di utilizzare dati ANONIMIZZATI, forniti dagli Utenti (files cookie, informazioni sul device utilizzato, localizzazione geografica ecc.) per migliorare il contenuto della piattaforma di prenotazione secondo le preferenze degli Utenti stessi, legalmente basato sul legittimo interesse del Titolare (art. 6.1(f) del RGPD). 

Tempi di ritenzione dei dati personali - Per quanto tempo vengono conservati i dati?

I dati personali raccolti dal Titolare vengono conservati fino ai seguenti momenti:

  • alla revoca del consenso al trattamento da parte dell’Utente;
  • nel caso tale consenso non venisse revocato da parte dell’interessato dei dati, fino al termine della durata del servizio di prenotazione online di AlfaDocs;
  • nel caso i dati venissero cancellati, fino al termine di prescrizione delle possibili forme di tutela dei diritti in sede giudiziaria, ai fini di prova.

 

Revoca al consenso - Come fa l’Utente a revocare il proprio consenso al trattamento dei dati personali?

L’Utente ha la possibilità di revocare il proprio consenso al trattamento dei dati personali raccolti dal Titolare, in qualsiasi momento, inviando richiesta esplicita in forma scritta via e-mail all’indirizzo info@alfadocs.com. Tale revoca non avrà effetto retroattivo, quindi non fa venir meno la legittimità dei trattamenti posti in essere dal Titolare prima della revoca stessa.

Cosa succede in caso di revoca del consenso in termini di utilizzo del servizio di prenotazione?

In questo caso, l’Utente non potrà usufruire della piattaforma di prenotazione online offerta da AlfaDocs, in quanto tale raccolta di dati personali è requisito necessario al fine della corretta prestazione del servizio.

I diritti dell’Utente sul trattamento dei propri dati personali

Oltre al diritto di revoca del consenso, illustrato qui sopra, l’Utente, in quanto interessato dei dati personali trattati dal Titolare, detiene i diritti riportati qui sotto.

  • Diritto di accesso - art. 15 RGPD: il diritto di ottenere dal Titolare una conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati relativo al soggetto interessato (l’Utente) stesso. In modo da poter fornire tale conferma senza violare i diritti altrui, il Titolare andrà a chiedere all’Utente informazioni aggiuntive al fine di verificare la sua identità. Nell’esercizio di questo diritto, i seguenti dati verranno resi disponibili:
    • i propri dati personali (in caso di richiesta, una copia di questi verrà recapitata all’Utente);
    • le informazioni riguardo le finalità del trattamento, le categorie di dati trattati, i destinatari o le categorie di destinatari di tali dati, il periodo di conservazione dei dati previsto o i criteri utilizzati per determinare tale periodo, l'esistenza degli altri diritti in capo al soggetto interessato previsti nel RGPD e il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente, la fonte dei dati eventualmente raccolti da fonti diverse dall'interessato, l'esistenza di processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, l'esistenza di garanzie adeguate in relazione all'eventuale trasferimento dei dati al di fuori dell'Unione Europea.
  • Diritto di rettifica - art. 16 RGPD: il diritto di ottenere dal Titolare la rettifica dei dati personali inesatti riguardanti il soggetto interessato (l’Utente). Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’Utente ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo dichiarazione integrativa.
  • Diritto di cancellazione (diritto all’oblio) - art. 17 RGPD: il diritto di ottenere la cancellazione di tutti o parte dei dati personali, nel caso sussistesse uno dei seguenti motivi:
    • revoca del consenso da parte dell’interessato, laddove la legittimità del trattamento dei dati personali si basi esclusivamente sul consenso stesso;
    • i dati personali non sono più necessari per le finalità per le quali sono stati trattati;
    • opposizione al trattamento ai sensi dell'art. 21 RGPD, laddove la legittimità del trattamento dei dati personali si basi sulle disposizioni di cui l’art. 6.1(e) (pubblico interesse) o (f) (interesse legittimo del Titolare o terza parte);
    • trattamento illecito dei dati personali;
    • obbligo previsto da norma di legge applicabile.

Nonostante l'esercizio del diritto alla cancellazione, il Titolare potrà continuare a trattare i dati personali raccolti ove ciò sia necessario per rimanere conforme a leggi cui il Titolare è soggetto (ad esempio di natura fiscale) o per esercitare il diritto di difesa in giudizio.

  • Diritto di limitazione del trattamento - art. 18 RGPD: il diritto di ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento dei propri dati personali. Tale diritto potrà essere esercitato dal soggetto interessato per le seguenti ipotesi:
    • contestazione dell'esattezza dei propri dati personali da parte del soggetto interessato; in tal caso il Titolare limiterà il trattamento per il periodo necessario alla verifica dell'esattezza di tali dati personali;
    • illecito trattamento, ove viene richiesto il limitato utilizzo dei dati personali in in previsione di richiederne la cancellazione;
    • terminata necessità di trattamento dei dati personali da parte del Titolare, ma rimangono necessari al soggetto interessato (Utente) per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un suo diritto in sede giudiziaria;
    • opposizione al trattamento ai sensi dell'art. 21(1) RGPD in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto agli interessi del soggetto interessato.
  • Diritto alla portabilità dei dati - art. 20 RGPD: il diritto di ricevere dal Titolare in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che riguardano il soggetto interessato (Utente) e di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento. Quindi, il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento a un altro, ove tecnicamente possibile.
  • Diritto di opposizione - art. 21 RGPD: il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali laddove il Titolare tratti tali dati sulla base di un interesse legittimo (Art. 6.1(f) GDPR) o per finalità di profilazione o marketing diretto.

Reclami al Garante Privacy - In che modo si possono tutelare i suddetti diritti?

L’Utente, al fine di tutelare i propri diritti sui dati personali, in qualità di soggetto interessato, può presentare un reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, avente sede in Piazza di Montecitorio 121, 00186 Roma, Italia - www.garanteprivacy.it.

Modalità di protezione dei dati personali

Allegato a questa Informativa viene reso disponibile l’Appendice delle Misure Tecniche e Organizzative (Appendix TOM) poste in essere da AlfaDocs, accessibile cliccando sul seguente link: https://app.alfadocs.com/pdf/AlfaDocs%20Accordo%20sul%20GDPR_Appendix%20TOM.pdf?assetVersion=1580983456