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Informativa privacy del sito web Alfadocs

Questa informativa spiega come trattiamo i dati personali di chi visita il sito www.alfadocs.com e i relativi sottodomini, ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del d.lgs. 196/2003 ("Codice privacy").

L'informativa riguarda la navigazione sul sito, la chat, il chatbot e l'iscrizione alla newsletter. Per altri servizi valgono informative dedicate, indicate nella sezione 3.

Privacy a colpo d'occhio

I tuoi dati sono trattati da Alfadocs GmbH e Alfadocs Italia S.r.l., che agiscono come contitolari (sezione 1).

Trattiamo i dati tecnici di navigazione, i messaggi e i contatti che scrivi in chat e, se ti iscrivi alla newsletter, il tuo indirizzo e-mail (sezioni 4, 5 e 6). Li usiamo per far funzionare il sito in sicurezza, rispondere alle tue richieste e inviarti la newsletter se lo hai chiesto.

I cookie tecnici sono sempre attivi. Quelli di analisi e marketing li attiviamo solo con il tuo consenso, che puoi modificare in ogni momento (sezione 7). Se accetti i cookie di marketing, valutiamo il tuo interesse per i nostri servizi in base alla navigazione e alle interazioni con le nostre comunicazioni (sezione 11).

Condividiamo i dati con i fornitori che ci aiutano a gestire il sito, come HubSpot, Cloudflare, Amazon Web Services e Usercentrics, e non li vendiamo a nessuno (sezioni 8 e 9). Li conserviamo solo per il tempo necessario, con durate indicate per ogni tipo di dato (sezione 10).

Puoi accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, opporti al trattamento e revocare il consenso scrivendo a gdpr@alfadocs.com. Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (sezioni 12 e 13).

Per i dettagli leggi le sezioni seguenti.

1. Contitolari del trattamento

I dati sono trattati da due società che agiscono come contitolari ai sensi dell'art. 26 GDPR:

Alfadocs Italia S.r.l., via Dei Campi della Rienza 30, 39031 Brunico (BZ), C.F. 03138060219, in persona del legale rappresentante pro tempore, e Alfadocs GmbH, con sede legale in Balanstr. 73, Entrance 21A, 81541 München, Partita IVA DE301955405, contattabili all'indirizzo e-mail gdpr@alfadocs.com, i quali, ai sensi dell'art. 26 GDPR, determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento e operano pertanto in regime di contitolarità. Gli elementi essenziali dell'accordo di contitolarità sono disponibili su richiesta dell'interessato. Quest'ultimo può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR rivolgendosi indifferentemente a uno qualsiasi dei contitolari. I contitolari si riservano la nomina di responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, che opereranno nel rispetto di apposito atto di designazione.

2. Responsabili della protezione dei dati

Ogni società ha nominato un proprio responsabile della protezione dei dati (DPO). Puoi contattare uno qualsiasi dei due per domande sul trattamento o per esercitare i tuoi diritti.

Società DPO Contatto
Alfadocs Italia S.r.l. Datawave Privacy info@datawaveprivacy.it
Alfadocs GmbH Secopan GmbH datenschutz@secopan.de

3. Ambito e informative dedicate

Questa informativa non riguarda i servizi elencati sotto, che hanno ciascuno una propria informativa, mostrata al momento della raccolta dei dati:

3.1 Il ruolo di Alfadocs nel trattamento dei dati dei pazienti

Il ruolo di Alfadocs dipende da come vengono trattati i tuoi dati.

Se crei un account paziente su Alfadocs, ad esempio per prenotare visite online, Alfadocs è titolare del trattamento dei dati del tuo account. Il trattamento è descritto nelle informative sulla prenotazione online e sull'account utente (sezione 3). Quando prenoti una visita, i dati necessari all'appuntamento vengono trasmessi allo studio scelto, che li tratta come titolare autonomo.

Se invece i tuoi dati sono trattati dallo studio medico o odontoiatrico presso cui sei in cura, ad esempio nella cartella clinica o nell'agenda gestite con la piattaforma Alfadocs, il titolare è lo studio. In questo caso Alfadocs agisce come responsabile del trattamento per conto dello studio, ai sensi dell'art. 28 GDPR. Per informazioni o per esercitare i tuoi diritti su questi dati, rivolgiti direttamente allo studio.

Quando visiti il sito, i server che lo ospitano registrano automaticamente alcuni dati tecnici trasmessi dal tuo browser. Si tratta di indirizzo IP, data e ora della richiesta, pagina richiesta, pagina di provenienza, tipo e versione del browser, sistema operativo ed esito della richiesta.

4.1 Finalità

Usiamo questi dati per mostrarti le pagine, garantire il funzionamento e la sicurezza del sito, proteggerlo da attacchi e abusi e risolvere malfunzionamenti. Non li usiamo per identificarti né per profilarti.

4.2 Base giuridica

Il trattamento si basa sul nostro legittimo interesse a offrire un sito funzionante e sicuro (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).

4.3 Chi tratta questi dati

Le pagine informative del sito, compresi blog e tutorial, sono ospitate sulla piattaforma HubSpot, nel data center europeo del fornitore. Il traffico passa attraverso la rete di Cloudflare, che protegge il sito e ne accelera il caricamento.

Le applicazioni web di Alfadocs, come la piattaforma gestionale, sono ospitate su Amazon Web Services (AWS), su server situati nell'Unione Europea.

HubSpot, Cloudflare e Amazon Web Services agiscono come nostri responsabili del trattamento.

5. Chat e chatbot

Sul sito è disponibile una chat fornita da HubSpot. La conversazione inizia con un chatbot basato su un sistema di intelligenza artificiale, che risponde in modo automatico. In qualsiasi momento puoi chiedere di parlare con un operatore, che è un dipendente di Alfadocs.

All'inizio di ogni conversazione ti informiamo che stai interagendo con un sistema di intelligenza artificiale. Le risposte del chatbot sono generate automaticamente e possono contenere errori o imprecisioni. Per informazioni vincolanti, ad esempio su prezzi o condizioni contrattuali, fai riferimento a un operatore o alla documentazione ufficiale Alfadocs.

Per generare le risposte, HubSpot si avvale di fornitori di intelligenza artificiale che agiscono come suoi sub-responsabili del trattamento. I tuoi messaggi non vengono usati per addestrare i modelli di intelligenza artificiale.

5.1 Dati trattati

Trattiamo i messaggi che scrivi nella chat, i dati di contatto che scegli di fornire durante la conversazione (ad esempio nome, e-mail, telefono) e i dati tecnici della sessione.

Se usi la chat dopo aver effettuato l'accesso a un account Alfadocs, alcuni dati del tuo profilo vengono trasmessi automaticamente a HubSpot, così l'operatore sa già chi sei. Quali dati e per quali finalità è indicato nell'informativa del servizio a cui hai effettuato l'accesso (sezione 3).

Se hai accettato i cookie di HubSpot, la conversazione può essere collegata alle pagine che hai visitato sul sito.

5.2 Non inserire dati sanitari

La chat serve per informazioni sui nostri prodotti e servizi. Non scrivere dati sanitari tuoi o di terzi, né dati di pazienti. Se li ricevessimo comunque, li cancelleremo non appena ce ne accorgiamo.

5.3 Finalità e basi giuridiche

Finalità Base giuridica
Rispondere alle richieste dei clienti sul contratto e sul servizio Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
Rispondere a richieste di informazioni, demo, prove o offerte Misure precontrattuali richieste da te (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
Rispondere ad altre domande non legate a un contratto Legittimo interesse a gestire le richieste degli utenti (art. 6, par. 1, lett. f GDPR)
Garantire funzionamento e sicurezza della chat Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f GDPR)

Non usiamo i dati raccolti in chat per inviarti comunicazioni di marketing, salvo tuo consenso specifico.

5.4 Dove vengono salvate le conversazioni

Le conversazioni e i dati di contatto sono salvati nel nostro CRM HubSpot, dove possono essere associati a un contatto già esistente. Vi accedono solo i dipendenti che gestiscono le richieste commerciali e di assistenza.

6. Newsletter

Se ti iscrivi alla newsletter, trattiamo il tuo indirizzo e-mail e gli eventuali dati facoltativi che scegli di fornire, ad esempio nome e professione. Ti inviamo aggiornamenti su prodotti, funzionalità, eventi e contenuti formativi Alfadocs.

6.1 Base giuridica

Il trattamento si basa sul tuo consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR).

6.2 Statistiche di apertura e clic

Le newsletter sono inviate tramite HubSpot. Le e-mail contengono un piccolo elemento tecnico che ci dice se hai aperto il messaggio e quali link hai cliccato. Queste informazioni sono associate al tuo indirizzo e-mail nel nostro CRM. Le usiamo per capire quali contenuti ti interessano e migliorare le newsletter successive.

6.3 Come disiscriverti

Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento con il link di disiscrizione presente in ogni newsletter, oppure scrivendo ai contatti della sezione 12. La revoca non incide sulla liceità degli invii precedenti.

Se sei già cliente Alfadocs, potresti ricevere anche comunicazioni su servizi analoghi a quelli che hai acquistato. Queste sono descritte nell'informativa per i clienti, fornita alla sottoscrizione del contratto.

Il sito usa cookie tecnici, che non richiedono consenso, e strumenti di analisi e marketing, che attiviamo solo se li accetti tramite il banner. Puoi modificare le tue scelte in qualsiasi momento tramite il tasto di modifica delle preferenze cookie in basso a sinistra dello schermo.

L'elenco dei servizi, le finalità, i fornitori, la durata dei cookie e i trasferimenti di dati sono descritti nella Cookie policy.

7.1 Registro dei consensi

Per gestire il banner usiamo Usercentrics GmbH, con sede a Monaco di Baviera. Conserviamo un registro delle scelte che fai sul banner, con data, ora e identificativo del consenso. Lo facciamo per dimostrare di aver rispettato le tue preferenze, come richiesto dall'art. 7, par. 1 GDPR (base giuridica: obbligo legale, art. 6, par. 1, lett. c GDPR).

8. Destinatari dei dati

Ai dati accedono i dipendenti dei contitolari autorizzati e istruiti, nei limiti delle loro mansioni. I dati sono inoltre trattati dai fornitori sotto elencati, che agiscono come nostri responsabili del trattamento in base a un contratto ai sensi dell'art. 28 GDPR.

Fornitore Servizio Sede
HubSpot Ireland Ltd. Hosting del sito, chat, chatbot, CRM, invio newsletter Irlanda, dati ospitati nell'UE
Cloudflare, Inc. Sicurezza e distribuzione dei contenuti Stati Uniti
Usercentrics GmbH Gestione dei consensi ai cookie e registro dei consensi Germania
Amazon Web Services EMEA SARL Hosting delle applicazioni web Alfadocs Server nell'UE

Oltre ai fornitori indicati, ci avvaliamo di altri fornitori di servizi informatici, ad esempio per posta elettronica, archiviazione cloud e assistenza tecnica. Anche questi sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. Puoi chiederci l'elenco aggiornato ai contatti della sezione 12.

I fornitori degli strumenti di analisi e marketing sono indicati nella Cookie policy.

Possiamo comunicare i dati anche a consulenti legali e fiscali, soggetti a obbligo di riservatezza, e ad autorità pubbliche o giudiziarie, quando lo impone la legge o per difendere un nostro diritto. Non vendiamo i tuoi dati e non li diffondiamo.

9. Trasferimenti di dati fuori dallo Spazio economico europeo

Alcuni fornitori, o loro sub-responsabili, possono accedere ai dati dagli Stati Uniti. Ogni trasferimento avviene con una delle garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti del GDPR:

Fornitore Paese Garanzia
HubSpot, Inc. e suoi sub-responsabili Stati Uniti Decisione di adeguatezza EU-US Data Privacy Framework, clausole contrattuali standard, data residency UE
Cloudflare, Inc. Stati Uniti Decisione di adeguatezza EU-US Data Privacy Framework
Amazon Web Services, Inc. Stati Uniti Decisione di adeguatezza EU-US Data Privacy Framework

I dati trattati con HubSpot sono ospitati nel data center europeo del fornitore. HubSpot, Inc. e alcuni suoi sub-responsabili possono però accedervi dagli Stati Uniti, ad esempio per assistenza tecnica e manutenzione.

Puoi chiederci una copia delle garanzie adottate scrivendo ai contatti della sezione 12.

10. Periodi di conservazione

Conserviamo i dati solo per il tempo indicato sotto. Alla scadenza li cancelliamo o li rendiamo anonimi. I periodi possono allungarsi solo se serve per difenderci in una controversia già avviata o se lo richiede un'autorità.

Dati Durata
Log tecnici di navigazione 90 giorni
Conversazioni in chat senza seguito commerciale 12 mesi dall'ultima conversazione
Conversazioni in chat collegate a una richiesta commerciale Secondo l'informativa sui moduli di contatto e richiesta demo
Dati per la newsletter Fino alla disiscrizione; poi conserviamo solo l'indirizzo in una lista di esclusione per non scriverti più
Statistiche di apertura e clic delle newsletter 24 mesi
Registro dei consensi del banner 3 anni
Punteggio di interesse (lead scoring) Finché il contatto resta nel CRM, oppure fino alla tua opposizione o alla revoca del consenso ai cookie di marketing

11. Conferimento dei dati, profilazione e decisioni automatizzate

I dati di navigazione sono necessari per visitare il sito. Usare la chat e iscriversi alla newsletter è facoltativo: senza i dati richiesti non possiamo risponderti o inviarti la newsletter, ma puoi comunque navigare il sito.

Non prendiamo decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativo su di te (art. 22 GDPR).

Se hai accettato i cookie di marketing, assegniamo al tuo contatto un punteggio di interesse in base alle pagine che visiti sul sito e alle tue interazioni con le nostre comunicazioni, ad esempio aperture e clic delle newsletter. Il punteggio serve solo a organizzare il lavoro del team commerciale, ad esempio per decidere a chi dare priorità, e non produce decisioni automatiche che ti riguardano. Puoi opporti in qualsiasi momento scrivendo ai contatti della sezione 12, oppure revocare il consenso ai cookie di marketing dalle impostazioni privacy.

12. I tuoi diritti e come esercitarli

Nei limiti previsti dal GDPR hai diritto di accedere ai tuoi dati (art. 15), chiederne la rettifica (art. 16) o la cancellazione (art. 17), chiedere la limitazione del trattamento (art. 18) e ricevere i dati che ci hai fornito in un formato strutturato per trasmetterli a un altro titolare (art. 20). Quando il trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento, senza effetti sui trattamenti già svolti.

12.1 Diritto di opposizione

Puoi opporti in qualsiasi momento ai trattamenti basati sul nostro legittimo interesse, per motivi legati alla tua situazione particolare (art. 21 GDPR). In tal caso smettiamo di trattare i tuoi dati, salvo che dimostriamo motivi legittimi prevalenti o che i dati ci servano per difendere un diritto.

12.2 Come contattarci

Puoi scrivere a gdpr@alfadocs.com o a uno dei DPO indicati nella sezione 2. La richiesta è gratuita. Ti rispondiamo entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi complessi, e in quel caso ti avvisiamo. Potremmo chiederti informazioni per verificare la tua identità.

13. Reclamo all'autorità di controllo

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il GDPR, puoi presentare reclamo all'autorità di controllo dello Stato in cui vivi, lavori o in cui è avvenuta la violazione. Resta salvo il diritto di rivolgerti al giudice.

In Italia l'autorità è il Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it. Per Alfadocs GmbH l'autorità capofila è il Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Ansbach, Germania.

14. Sicurezza, link esterni e aggiornamenti

Proteggiamo i dati con misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui connessione cifrata (HTTPS), accessi limitati al personale autorizzato e contratti con i fornitori.

Il sito contiene link a siti di terzi, ad esempio Trustpilot, TeamViewer e i nostri profili social. Quando li apri, il trattamento dei tuoi dati è regolato dalle informative di quei siti.

Potremmo aggiornare questa informativa quando cambiano i servizi, i fornitori o la normativa.