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Comunicazioni automatiche per il tuo studio: promemoria, richiami e follow-up senza intervento manuale

Crea flussi automatici che si attivano dagli eventi reali dello studio: appuntamenti, trattamenti e stato del paziente. Promemoria, follow-up e richiami partono al momento giusto, senza intervento manuale.

  • Libera lo staff dalle attività ripetitive: i workflow si attivano automaticamente da appuntamenti, trattamenti e azioni del paziente.
  • Personalizza ogni comunicazione: nome, trattamento, storico clinico e contesto sempre aggiornati.
  • Riduci no-show ed errori: meno chiamate da fare, meno follow-up da ricordare, meno appuntamenti persi per dimenticanza.
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COME FUNZIONA

Automatizza il marketing e la comunicazione del tuo studio medico

Le comunicazioni automatiche funzionano attraverso i workflow: flussi di lavoro che eseguono una serie di azioni — invio di SMS, invio di email, pause, creazione di attività per lo staff — attivate automaticamente al verificarsi di condizioni decise dallo studio. Ogni workflow resta completamente personalizzabile nel tempo, con i risultati sempre monitorabili.

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    Definisci le condizioni che attivano il workflow

    Ogni comunicazione automatica parte da un evento reale: appuntamento fissato, trattamento concluso, tempo trascorso dall'ultima visita. Lo studio decide le condizioni una volta sola, poi il workflow si attiva da solo, senza intervento manuale.
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Cos'è Alfadocs

La piattaforma cloud per studi medici privati. Un software per governare la gestione clinica e documentale, la relazione con i pazienti, l'organizzazione di agenda e prenotazioni, e l'analisi finanziaria del proprio studio.
Scelto da oltre 11.000 professionisti in Italia.

Un ecosistema connesso

Comunicazioni Automatiche, Campagne SMS e Link:tre strumenti, una sola strategia

Un esempio reale: come lavorano insieme in una campagna di riattivazione pazienti.

Campagna: Riattivazione pazienti dormienti — Igiene dentale

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    Campagne SMS

    Segmenti chi non torna da tempo e invii l'SMS iniziale

    Filtri i pazienti che non hanno fatto un'igiene dentale da almeno 6 mesi e invii loro un SMS di richiamo, personalizzato con nome e prestazione.
    Scopri le Campagne SMS

Integrazioni che potenziano il tuo studio

Alfadocs si connette con le app che già usi ogni giorno.

Plaud
Previmedical
Cardioline TouchECG
VistaSoft
Doctolib
CUP Solidale
Salupay
WhatsApp
TeleRicetta
TeamSystem
Stripe
MyCentralino
Cloud Connector
Align X-ray Insights
Sidexis 4
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Ideandum Gaia
Voxloud
Sistema d'Interscambio
Sistema TS
iDoctors
FSE 2.0
Google Calendar
MyRay
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Tabella Comparativa

Prima e dopo le comunicazioni automatiche: cosa cambia nel tuo studio

Prima e dopo le comunicazioni automatiche: cosa cambia nel tuo studio — Senza Alfadocs vs Con Alfadocs
Categoria Senza Alfadocs Con Alfadocs
Conferma e promemoria dell'appuntamento La segreteria chiama o scrive manualmente ad ogni paziente. Quando la giornata è piena, alcuni promemoria saltano e aumentano le assenze. Il promemoria parte in automatico via SMS o email alla distanza ottimale dalla visita, senza che nessuno debba ricordarsene.
Gestione del no-show L'appuntamento saltato si traduce in poltrona vuota e tempo perso, spesso scoperto solo a giornata iniziata. Conferme e mancate risposte sono tracciate: sai in anticipo quali slot recuperare e quali pazienti ricontattare.
Follow-up post-trattamento Il follow-up dipende dalla memoria dello staff. Nei periodi intensi viene rimandato o dimenticato del tutto. Il messaggio post-visita parte da solo al termine del trattamento, mantenendo viva la relazione senza carico per la segreteria.
Richiami periodici I controlli a sei o dodici mesi vengono gestiti con elenchi cartacei o fogli Excel che nessuno ha tempo di aggiornare. I richiami sono programmati nel tempo e si attivano da soli, mantenendo l'agenda dei mesi futuri più piena.
Riattivazione pazienti dormienti I pazienti che non tornano da mesi restano nell'anagrafica senza che nessuno li ricontatti. Il loro valore si perde. Chi non torna da tempo viene intercettato e riattivato in automatico, generando nuove visite dalla base già acquisita.
Segmentazione delle comunicazioni Lo stesso messaggio va a tutti i pazienti, con il rischio di risultare generico o percepito come spam. I pazienti sono raggruppati per ultimo appuntamento e prestazione: ognuno riceve solo la comunicazione pertinente al suo percorso.
Personalizzazione del messaggio Personalizzare nome, trattamento e storico richiede di recuperare i dati a mano per ogni paziente. Nome, trattamento, storico clinico e contesto si inseriscono in automatico, sempre aggiornati.
Comunicazione fuori orario Fuori dagli orari di segreteria nessun messaggio parte; i contatti si accumulano per il giorno dopo. Gli invii avvengono 24/7 secondo i flussi impostati, anche quando lo studio è chiuso.
Recensioni verificate

Cosa dicono i professionisti che usano Alfadocs

Recensioni reali raccolte su Trustpilot da studi medici, odontoiatrici e sanitari.

Trustpilot 4.3/5 su centinaia di recensioni verificate
  • Verificata

    Utilizziamo Alfadocs nel nostro studio dentistico e l'esperienza è assolutamente positiva. Il software è completo, intuitivo e specifico per le nostre esigenze. Il vero valore aggiunto è il servizio di assistenza e supporto: il team è sempre eccellente, altamente professionale, rapido e di una cordialità rara. Sapere di poter contare su un supporto così efficiente fa davvero la differenza nella gestione quotidiana. Cinque stelle strameritate!

  • Verificata

    Utilizzo Alfadocs dal 2016 e credo di essere stata la prima igienista dentale in Italia ad aver adottato questo gestionale. Da allora ha rivoluzionato completamente la mia organizzazione, permettendomi di ottimizzare ogni aspetto della gestione dello studio. La piattaforma è intuitiva, completa e in continua evoluzione: ogni aggiornamento risponde davvero alle esigenze di chi lavora nel settore odontoiatrico. Ma ciò che rende Alfadocs davvero unico è la squadra che ci sta dietro — competente, disponibile e appassionata. Un ringraziamento speciale va a C., la mia tutor, sempre gentile e disponibile, e a G., che non smette mai di sorprendermi con la sua prontezza in chat live. Alfadocs non è solo un gestionale: è un alleato prezioso per chi vuole portare il proprio studio a un livello superiore.

  • Verificata

    Ho avuto il piacere di utilizzare Alfadocs che ho conosciuto grazie a G.S. e sono rimasto davvero colpito dalla qualità del servizio. La piattaforma è intuitiva e facile da navigare, rendendo la gestione dei documenti un gioco da ragazzi. La possibilità di collaborare in tempo reale con il mio team ha migliorato notevolmente la nostra produttività. Inoltre, il supporto clienti è stato eccellente: sempre disponibili e pronti a risolvere qualsiasi problema. Consiglio vivamente Alfadocs a chiunque cerchi una soluzione efficace per la gestione dei documenti. È stata una vera e propria rivoluzione nel nostro modo di lavorare!

  • Verificata

    "Non toglietemi Alfadocs"

    Utilizzo ogni sua funzionalità ed è tutto semplice e intuitivo (cosa non scontata: di altri programmi riuscivo a usare di fatto solo agenda, cartelle e fatturazione, ma qui c'è molto di più, tra workflow automatizzati e analisi economica!). Inoltre, con una guida come R., che cura sapientemente ogni aspetto per migliorare la nostra esperienza di studio, non possiamo desiderare di più!

  • Verificata

    Ho iniziato a utilizzare Alfadocs come gestionale e l'esperienza è stata fin da subito molto positiva. È uno strumento completo, intuitivo e ben strutturato, pensato realmente per semplificare la gestione quotidiana dell'attività professionale sanitaria. Un valore aggiunto fondamentale è stato il supporto ricevuto durante la fase di onboarding. E., che mi ha seguito passo dopo passo, si è dimostrata estremamente professionale, paziente e disponibile. Ha saputo spiegare ogni funzionalità in modo chiaro, rispondendo prontamente a ogni dubbio e rendendo il passaggio al nuovo gestionale semplice e senza stress.

  • Verificata

    Dopo un'esperienza trentennale con un altro programma molto affermato, e nonostante il mio scetticismo e la pigrizia al cambiamento, devo fare i miei complimenti ad Alfadocs per la continua crescita ed evoluzione di questo gestionale davvero molto vasto e completo. Sono sicuro che i programmatori e gli sviluppatori di Alfadocs renderanno questo gestionale sempre più semplice e intuitivo anche per neofiti e ultra-sessantenni poco pratici come me. Grazie e buon lavoro.

FAQ

Domande frequenti

Tutto quello che vuoi sapere

Cosa sono le comunicazioni automatiche per uno studio medico?
Sono messaggi inviati ai pazienti in modo programmato, attivati da eventi come un appuntamento fissato, un trattamento concluso o il tempo trascorso dall'ultima visita. Lo studio definisce una volta i flussi, poi i messaggi partono da soli al momento giusto, senza intervento manuale della segreteria.
Quali tipi di comunicazione si possono automatizzare?
Si possono automatizzare conferme e promemoria degli appuntamenti, follow-up post-trattamento, richiami periodici per controlli e visite di mantenimento, e messaggi di riattivazione per i pazienti che non tornano da tempo. In tutti i casi i contenuti restano personalizzabili in base al paziente.
Su quali canali vengono inviate le comunicazioni?
Le comunicazioni possono partire via SMS o email. La scelta del canale incide sul tasso di lettura: usare più canali aiuta a raggiungere ogni paziente sul mezzo che consulta davvero, aumentando le probabilità che il messaggio venga letto.
Le comunicazioni automatiche aiutano davvero a ridurre i no-show?
Sì. Un promemoria inviato alla giusta distanza dalla visita riduce le assenze dovute a dimenticanza, una delle cause più frequenti di no-show. Conferme e mancate risposte vengono tracciate, così lo studio sa in anticipo quali appuntamenti recuperare.
Cosa si intende per "pazienti dormienti" e come si riattivano?
Un paziente dormiente è una persona già presente in anagrafica che non torna in studio da diversi mesi e non ha appuntamenti programmati. Con un flusso automatico questi pazienti vengono intercettati e ricontattati, generando nuove visite dalla base già acquisita, senza costi di acquisizione aggiuntivi.
Che differenza c'è tra promemoria, follow-up e richiami periodici?
Il promemoria precede un appuntamento già fissato. Il follow-up segue un trattamento concluso per mantenere la relazione. Il richiamo periodico (recall) invita il paziente a tornare per controlli o sedute di mantenimento dopo un intervallo definito, ad esempio sei mesi.
Le comunicazioni possono essere personalizzate per ogni paziente?
Sì. Nome, trattamento, storico clinico e contesto vengono inseriti in automatico e restano sempre aggiornati. È inoltre possibile segmentare i pazienti per ultimo appuntamento e prestazione effettuata, così ognuno riceve solo il messaggio pertinente al suo percorso.
Serve il consenso del paziente per inviare queste comunicazioni?
Le comunicazioni ai pazienti vanno gestite nel rispetto della normativa privacy e del consenso espresso dal paziente sui canali di contatto. È buona pratica raccogliere il consenso al primo contatto e distinguere le comunicazioni di servizio (promemoria, follow-up) da quelle promozionali, soggette a vincoli più stringenti.
Le comunicazioni automatiche sostituiscono il lavoro della segreteria?
No. Riducono il carico di attività ripetitive come chiamate e invii manuali, liberando tempo per le attività a maggior valore, come l'accoglienza e la gestione del paziente in studio. La relazione resta nelle mani dello staff; l'automazione gestisce gli invii programmati.
Le comunicazioni partono anche fuori dagli orari dello studio?
Sì. Gli invii seguono i flussi impostati e avvengono 24/7, anche quando lo studio è chiuso. In questo modo i contatti non si accumulano per il giorno successivo e il paziente riceve il messaggio nel momento più efficace.
Quanto tempo serve per impostare i flussi di comunicazione?
I flussi si configurano una sola volta, definendo l'evento che li attiva, il canale e il contenuto del messaggio. Da quel momento operano in automatico: l'impegno iniziale di impostazione si traduce in tempo risparmiato in modo continuativo dalla segreteria.

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